קרא לי משוגע, אבל תמיד העדפתי שינה על פני קפאין. אבל עם לוחות זמנים לא שגרתיים ומועדים צמודים, קבלת שש שעות ויותר של לילה ללילה אינה משימה קלה עבור יועץ - פשוט תשאל כל אחד מהסודה לשתייה שלי ועמיתים המכורים לקפה. בין עבודה תובענית לחיים ביתיים תובעניים עוד יותר, ביליתי זמן רב בניסיון של פריצות פרודוקטיביות שונות כדי לסחוט ככל האפשר מכל יום.
הכלי האהוב עלי ביותר לביצוע הדברים? טיימר של 10 דקות בטלפון שלי.
"כלל 10 הדקות שלי" די פשוט: כל משימה ברשימת המטלות שלך צריכה לקחת לא יותר מ 10 דקות. אם זה לוקח יותר מעשר דקות, היית צריך לחלק אותו למשימות קטנות יותר או להאציל אותו למישהו אחר. המפתח לכלל זה הוא באכיפתו, שמשמעותה הגדרת הטיימר בטלפון שלך לכיבוי בסימן של 10 דקות. רמת המהירות והמיקוד שהדבר מביא ליום שלך אינה פחות ממדהימה.
כשאני מאתגר לראשונה את הצוותים שלי להוציא לפועל את הכלל של 10 דקות, בדרך כלל אני נפגש עם ספקנות. שאלות כמו "זה משוגע - האם אני באמת יכול לבנות את המודל הגדול הזה של אקסל במרווחים של 10 דקות?" ו "אתה אומר לי שאתה עושה את זה גם בחיי הבית שלך, לוקח מקלחות של 10 דקות ועושה אימונים של 10 דקות? "בשפע. (התשובה לשתי השאלות הללו, אגב, היא "כן!")
רוצה לנסות? להלן שלושה טיפים לגרום לכלל של 10 דקות לעבוד בשבילך.
1. צירים
ללא ספק, האמצעי היעיל ביותר למציאת זמן נוסף ביום שלך הוא למיקור חוץ של הדברים ברשימת המטלות שלך שמישהו אחר יכול לעשות בקלות תוך 10 דקות או פחות. לדוגמה, יש לי עמית מאוד מצליח ונערץ, שטוען כי הקישור להצלחתו הוא שהוא "אומר 'כן' לכל דבר, אבל רק מבצע את המשימות שרק הוא יכול לעשות הכי טוב." כל השאר, הוא מאציל.
האצלה אינה קלה כמו שזה נשמע. זה יכול להיות קשה לשחרר משימה כשאת חוששת שעבודתו של אדם אחר לא תהיה טובה כמו שלך. מועיל לזכור ש"הסתיים הוא טוב יותר ממושלם ", והדרך היחידה שאתה הולך להתקדם בקריירה שלך היא אם תשחרר את הדברים שאתה שולט בה ולתמודד עם אתגרים חדשים. שינוי תפיסותי נוסף שעזר לי היה ההבנה שהאצלה מייצרת הזדמנויות עבור אחרים. עכשיו אני חושב באופן פעיל אילו משימות ופרויקטים אני יכול ליצור לצוות שלי שיעזרו להם ללמוד, לצמוח ולקדם את הקריירה שלהם (מה שנוח עוזר לפנות גם את הצלחת שלי). (להלן מספר טיפים להאצלה).
אחד האתגרים שאני רואה הכי הרבה עם אנשים שמתקשים להאציל - במיוחד את אלה בתפקידי כניסה - הוא שהם שוכחים שהם יכולים וצריכים להאציל אותם. אם אינך מרגיש בנוח לבקש ממפקח או ממונה לעשות משהו, נסה זאת: התחל על ידי הצבעה על מה שאתה עושה, ומצב את ה"בקש "שלך כבקשה לעזרה. לדוגמה, במקום "אני צריך שתתקשר לקבוצות ההובלה", תוכל לומר "אני עובד על משיכת הנתונים לניתוח זה - האם יתאפשר לך לעזור לי להתקשר לצוותים האחרים לקבוצה?"
כמנהל, אני יכול להגיד לך שלעתים קרובות אני מוצא את עצמי מתחנן בפני הצוותים שלי להאציל לי משהו, ואני אוהב את זה כשהם יוצרים לי הזדמנויות לעזור.
2. מצא את המשימה הקלה, 10 דקות
אתה יכול להיות סקפטי בהתחלה, אך פשוט על ידי שינוי האופן בו אתה ממסגר את המשימות שלך, תראה שכמעט כל דבר יכול להיות מחולק למשימות של 10 דקות. האם אתה צריך לחקור נושא חדש? התחל עם 10 דקות בסריקת מאמרים של גוגל, ואחריהן 10 דקות רישום של כל מה שאתה יודע והשאלות המובילות שאתה עדיין צריך לענות עליהן, ואז 10 דקות שכל אחת מתקשרת לאנשים לקבל עצות לענות על השאלות הפתוחות שלך (נקודות בונוס אם הייתם מספיק מיומנים כדי לשים לב ששיחת הטלפון היא סוג של משלחת!).
וואלה! לחצת זה עתה משימה שאולי התמהמהה במשך שעות בתוך 30 דקות.
גישה זו עובדת גם לאחר שעות. יש לי קולגה שכל כך הסתקרנה מהכלל של 10 דקות ואיך זה עזר לה בשעות העבודה שהיא החליטה לנסות את זה בבית. היא הוציאה את הטיימר שלה לכמה בקרים כדי לפנות את שגרת העבודה שלה, ובמקלחת של 10 דקות, ארוחת בוקר של 10 דקות וכו ', גילתה שהיא מצליחה לחתוך את זמן ה"הכנות "הרגיל שלה, לסחור במקום זאת לשינה נחשקת. היא מעולם לא חשבה שאפשר להתקלח תוך 10 דקות - עד שניסתה את זה והבינה שזה בעצם די קל!
3. השתמש באותו טיימר
השימוש בטיימר הוא חלק קריטי מכלל, אז אל תשכח אותו. כפי שכולם בעולם העסקים יודעים, "אנחנו עושים את מה שאנחנו מודדים."
זה נכון גם לכלל של 10 דקות - עליכם להשתמש בטיימר או בשעון כדי לעקוב אחר כמה זמן אתם מבזבזים על דברים. הטלפונים החכמים מקלים על כך בעזרת אפליקציות הטיימר המובנות שלהם, אך כל שעון עם יד דקה יעשה זאת. לא משנה מה תעשה, אל תנחשי - כי אם 10 הדקות שלך תמיד תהיינה 20, אינך ממקסם את התפוקה שלך.
לפעמים תבלה פחות מעשר דקות על משימה (יותר זמן אחורה - כן!), ולפעמים האזעקה הזו תצלצל ותמשיך להיות בטלפון (לא, אני לא מציע לך פשוט לנתק כאשר האזעקה עוברת). אל תרגישו רע עם לדרוס - רק שימו לב לפעם הבאה.
לדוגמה, אם עובד אחד לעבודה נוטה לפרוע, הקדים את השיחה הבאה שלך על ידי אמירה לה שיש לך 10 דקות לעשות סיעור מוחות. מה אם אתה באמת זקוק ליותר זמן? זה גם בסדר: מעקב אחר הזמן שהוקדש לך יספק תובנה כיצד אתה עובד, כך שתוכל לתכנן את היום שלך טוב יותר בפעם הבאה.
כלל 10 דקות בפעולה
אחת הדוגמאות האהובות עליי לכלל זה בפעולה התרחשה לפני מספר שנים כאשר צוות שעבדתי איתו קיבל את שיחת הטלפון האיומה של השעה 16:00 מלקוח שהפנה את העבודה שנציג בבוקר למחרת. אוף, כל כך הרבה לערב רגוע!
היו מעורבים שני חלקים גדולים של עבודה, אז חילקנו את הצוות שלנו בן ארבעה לשניים. לכל אחד משני צוותי המשנה שלנו היה בערך אותו מספר שקופיות PowerPoint לשפץ, עם כמויות ניתוח דומות, כך שהיה צריך לקחת לנו את אותה כמות זמן להשלים.
אמרתי לחברתי לקבוצה שאני באמת רוצה לסיים בשעה 6 בערב כדי שנוכל ללכת לארוחת ערב, והוא הסכים אבל היה בספק אם היכולת שלנו לעשות את זה. אז, ערכנו את העמודים, מחולקים לפי השעתיים שנותרו ביום וגילינו שאם נוכל להשיג קצב של 10 דקות בעמוד, יהיה לנו מספיק זמן להשלים את זה - בתוספת מאגר לכל דבר שהוכיח להיות טריקי במיוחד. Reenergised, חילקנו את הדפים, הגדרנו את הטיימר והתחלנו להתנודד. כדי להפיק מזה משחק, שמרנו על לוח התווים של מספר העמודים שכל אחד מאיתנו השלים מתחת לציון של 10 דקות.
בשש בערב היינו גמורים - והרגשנו ממש טוב עם זה. הקבוצה השנייה שלא השתמשה בחוק של 10 דקות? הם סיימו בסביבות 9.
האתגר מופעל. למשימה הבאה שלך היום, צא מהטיימר ונסה אותה בעצמך. השעון מתקתק!
