בין ניפוי דרך דואר זבל, יצירת התגובות הנכונות ושמירה על כרטיסיות בהודעות הדורשות מעקב, הישארות על גבי תיבת הדואר הנכנס שלך יכולה להרגיש כמו עבודה בפני עצמה. זו הסיבה שבחרנו במוחם של אנשי מקצוע שגילו את הסוד לתיבת הדואר הנכנס היעילה והמאורגנת - למרות שקיבלו מאות מיילים ביום. מכיוון שיש מערכת במקום יכולה לעזור לך לכבוש אפילו את תיבת הדואר הנכנס הכי לא סוערת.
1. רק שמור דוא"ל הדורש פעולה מיידית בתיבת הדואר הנכנס שלך
אפס תיבת הדואר הנכנס עשוי להיות מטרה נעלה מדי, אך על ידי חוסר רחמים לגבי ההודעות שיוכלו לתפוס נדל"ן בתיבת הדואר הנכנס, אתה יכול להתקרב למדי.
"ברוב הימים, בתיבת הדואר הנכנס שלי יש פחות מ -25 הודעות. זה מכוון. אני רוצה להיות מסוגל לפתוח את תיבת הדואר הנכנס ולראות מייד מה הכי דחוף ודורש מענה ", אומרת ליי אן ניומן, מנהלת תוכניות בכירה בחברת ייעוץ ממשלתית בינלאומית. "הרגל זה דוחף אותי לנקוט בפעולות בפריטים בצורה מאוד מתוזמנת."
זה לא נדיר שניומן מקבל, בטווח של כמה שעות, למעלה ממאה מיילים, שרבים מהם דחופים וכרוכים במנהלים ברמה גבוהה. בשנת 2008 הייתה לה הזדמנות להתחיל מאפס כאשר החברה שלה עברה למערכת דוא"ל חדשה במהלך רכישה. "זה היה כמו ניקוי אביב לתיבת הדואר הנכנס שלי. ומאז אני פשוט לא יכולה לתפקד עם תיבת דואר נכנס המוצפת בהודעות דוא"ל שלא נענו ", היא אומרת.
2. צור "תיקייה ממתינה" להודעות בהמתנה לפעולה
אז לאן מיילים הולכים אם לא תיבת הדואר הנכנס שלך? צור "תיקיית המתנה" להודעות דוא"ל הדורשות פעולה מצד מישהו אחר לפני שתוכל להגיב. "זהו חיסכון בזמן אדיר", אומרת דארסי מילר, מומחית במקום העבודה ומייסדה של פין ופיבוט, שבמשך שנים רבות היה מגודר עם למעלה מ- 150 מיילים ביום. "בדרך זו מיילים לא מקשרים את תיבת הדואר הנכנס שלך, וזה מקום נהדר לחפש בו כל יום או שבוע כדי להזכיר לך אילו פרויקטים עדיין ממתינים."
היא למדה את הטריק הזה בדרך הקשה כאשר במהלך השנה הראשונה לתפקידה הראשון היא לא הצליחה למצוא קובץ מצורף לדוא"ל שהיא זקוקה לה. "ביליתי חצי יום בחיפוש אחר הדוא"ל ההוא, בין אלפי המיילים שהיו באותה העת בתיבת הדואר הנכנס שלי, " היא אומרת. "נשבעתי מאותו הרגע, הייתי משתלט על תיבת הדואר הנכנס שלי!"
3. הפוך תיקיות משנה או תוויות ל- BFF החדש שלך
מעבר ללוח, ספינות תיבת הדואר הנכנס ממליצות ליצור תיקיית משנה או מערכת תוויות קלות לפענוח. נייט מסטרסון, מנכ"ל מייפל הוליסטיקה, מעריך שהוא מקבל למעלה מ -250 מיילים בחלק מהימים, כך שהארגון הוא בעל חשיבות עליונה. "תוויות דוא"ל הן החבר שלך, " הוא מייעץ. "השתמש בהם כדי לקבץ שרשרות דוא"ל חשובות, כך שכשאתה צריך להסתכל על משהו להתייחסות, אתה יכול לעשות זאת בקלות."
ניומן טוענת כי התוויות שלה כוללות נושאים שעלולים להיות להם שאלות, תמיכה בהחלטות שקיבלה וחומרי עזר לצרכים עסקיים עתידיים. "יש לי עשרות תיקיות משנה ומאות דוא"ל שנשמרו בתוכן לעיון", היא אומרת. "אני מסוגל למצוא את מה שאני צריך תוך שניות מרגע הבקשה מכיוון שאני יודע איפה הוא מאוחסן ואיך לאתר אותו במהירות."
4. הגדר כללי תיבה או מסננים
ספקי דוא"ל רבים מאפשרים לך להגדיר חוקים או מסננים בתיבת הדואר הנכנס אשר ינקוט בפעולה בשבילך ויכולים לעזור לך לקטלג דוא"ל במהירות מבלי לדלדל כל כוח מוח.
כדי להישאר על סף 150 המיילים המוצאים את דרכם אליה בכל יום, רחל ניל, מנכ"לית קבוצת הייעוץ Carex, מנצלת את פונקציות הכללים של Outlook. "יש לי כללים שקובעים דוא"ל לתיקיות שונות, קוד צבע ותעדוף על פי השולח, " היא אומרת. ואז, בסופו של יום, היא תחפש במהירות את כל מה שהיא עשויה לפספס. "הכללים עוזרים לוודא שאני עוקב באופן עקבי וחוסם רעש. זה עוזר לי להקטין את העומס למינימום. "
5. השתמש ביומן שלך כדי לעקוב אחר מיילים הדורשים מעקב
מכיוון שאולי דוא"ל מסוים עשוי לדרוש יותר מתשובה פשוטה, ניומן ממליץ להוסיף אותם ליומן. "אם אני מקבל דוא"ל שדורש לא רק מענה מיידי אלא גם איזושהי פעולת מעקב, אני מעביר את הדוא"ל לתיקיית משנה ייעודית ומניח תזכורת ביומן שלי שכוללת את מיקום התיקיה ואת התאריך שבו המעקב הוא. "היא אומרת.
היא משתמשת ב- Microsoft Outlook המאפשרת גישה ליומן של Outlook, אך אתה יכול לעשות זאת גם ב- Gmail. פשוט לחץ על כפתור "עוד" בסרגל הכלים ובחר "צור אירוע."
6. אל תתנו לדואר זבל להתבלבל בתיבת הדואר הנכנס
מרגיש שאתה משחק שומה עם מיילים לקידום מכירות? היה מהיר עם כפתור ביטול המנוי. דייוויס סיקסננס, מנכ"ל ומייסד חברת Printful, משתמש בכלל של שלוש שביתה לצורך קבלת דוא"ל לקידום ועלוני עלון. בפעם השלישית שהוא מוחק עלון או דוא"ל לפרסום משולח ספציפי, הוא מבטל את הרישום לרשימה.
7. צור תבניות לתגובות ה- Go-To שלך
התאמת תשובה אחרת עבור כל דוא"ל יכולה להיות זמן ענק. אם אתה מוצא את עצמך שולח שוב ושוב את אותו סוג של דוא"ל, אתה עשוי להפיק תועלת משמירה על כמה תשובות מלאי בטיוטות שלך, שתוכל להשתמש בהן בקלות מחדש.
בטסי פיין, נשיא חברת Clutterbusters המארגנת המקצועית, שאל לעתים קרובות שאלות שניתן להתייחס אליהן באמצעות תגובות נעולות וטעונות. "יש לי כתובות דוא"ל שנכתבו מראש שאני יכול לצבוט שאני שולח להודעות דוא"ל ששואלות אותו דבר, כמו 'ספר לי על השירותים שלך', או 'איך אני קבע פגישה?'"
אם אינך מעוניין לעשות זאת ביד, נסה את התוסף MixMax Gmail, או הכנס להגדרות שלך והפעל תגובות משומרות. (לחץ על גלגל השיניים בצד ימין למעלה של תיבת הדואר הנכנס, בחר "הגדרות" מהתפריט הנפתח, בחר בכרטיסייה "מתקדם" ולחץ על "הפעל" לצד "תשובות שימורים.") זה יאפשר לך לשמור תשובות מעוצבות.
8. הגדר חסימת זמן לבדיקת דואר אלקטרוני - והיצמד אליהם
סביר להניח שלא הייתם משאירים את לוח הזמנים שלכם לפגישות של זמנים ואורכים שלא צוינו מסביב לשעון, אז למה לתת לדוא"ל לשחרר חופש להפריע ליום שלך?
"אני לא משאיר את הדוא"ל שלי פתוח כל היום; קבעתי זמנים ספציפיים במהלך היום לעבור על כל אימייל ולהגיב בהקפדה, לארכיב או לשמור לצורך מאוחר יותר. בדרך זו אני לא עושה ריבוי משימות ואני יכול לעבור את כל הדוא"ל שלי במהירות רבה יותר מכיוון שאני בעצם ממוקד במשימה העומדת בפנינו, "אומר דייויד מיטרוף, יועץ עסקי. "אני ממליץ לאנשים להתחיל עם שלוש חסימות שונות של חצי שעה ביום בכדי לקרוא ולהגיב להודעות הדוא"ל שלהם ולשמור על תיבת הדואר הנכנס שלהם בשארית היום ולהתאים את הצורך משם."
בנוסף לשימוש בחסימת זמן כדי להישאר מעודכן בדוא"ל היומי, ג'סטין לאוול, מנהל התקשורת הראשי של BeenVerified, ממליץ להקדיש זמן פעם בשבוע לתחזוקה של תיבת הדואר הנכנס. "בחר זמן בכל שבוע לתחזק את תיבת הדואר הנכנס. הגן על הזמן כמו בכל פגישה חשובה אחרת והתארגן, "הוא מציע. "טאטא את הלא רלוונטי, ארכיב את השלמות ותעדף את רשימת המטלות."
9. כבה את הודעות הדוא"ל
גם אם התפטרתם רק לבדיקת אימיילים בחסימות שהוגדרו מראש, ייתכן ששיר הסירנה בהודעת הדואר הנכנס שלכם הוא פיתוי גדול מכדי להתנגד. אם זה המקרה, הפיתרון הוא פשוט: כבה את ההתראות. "אם אתה עובד בחוסמי זמן, לעולם לא תעבור יותר משעתיים בלי לראות את הדוא"ל שלך, " אומר מילר. "כבה את ההתראות, מכיוון שהן יסיחו את דעתך מלעשות את מה שאתה עובד כרגע בשולחן העבודה שלך."
אתה יכול לתת את עצמך באחריות על ידי שימוש בפונקציית ההשהייה של Boomerang. Siksnans מתיר לדואר אלקטרוני להיכנס פעמיים ביום בשעות מסוימות כאשר הוא מסוגל להקדיש את תשומת ליבו אליהם.
10. סחוט במשימות דוא"ל חסרות דעת במהלך השבתה
ודא שחשבונות דוא"ל מסונכרנים בצורה יעילה לטלפון שלך, ומשתמשים ברגעים סרק כדי לבצע ניקוי מהיר של תיבת הדואר הנכנס. "הרבה מההודעות שאני מקבל אינן דורשות פעולה ישירה, " אומר בן טיילור, מייסד HomeworkingClub.com. "ניתן למחוק דואר זבל, ניתן להגיש דברים אחרים ואתה יכול להתמודד עם המון כאלה רק כשאתה בתור בסופרמרקט של שתי דקות."
