כיצד ליצור רשימה למטה ב - Excel - -

אפשרויות אימות הנתונים של Excel כוללות יצירת רשימה נפתחת המגבילה את הנתונים שניתן להזין בתא מסוים לרשימה מוגדרת מראש של רשומות.

כאשר הרשימה הנפתחת מתווספת לתא, יוצג לידו חץ. לחיצה על החץ תפתח את הרשימה ותאפשר לך לבחור אחד מפריטי הרשימה כדי להיכנס לתא.

ניתן להשתמש בנתונים המשמשים ברשימה:

• על אותה גליון עבודה כמו ברשימה
• על גליון עבודה שונה באותו חוברת עבודה
• בחוברת עבודה אחרת

ערכת לימוד: שימוש בנתונים המאוחסנים בחוברת עבודה אחרת

במדריך זה, ניצור רשימה נפתחת באמצעות רשימה של רשומות הנמצאות בחוברת עבודה אחרת.

יתרונות השימוש ברשימת רשומות הנמצאת בחוברת עבודה אחרת כוללים ריכוז נתוני רשימה, אם משתמשים בהם על ידי משתמשים מרובים ומגינים על הנתונים מפני שינוי מקרי או מכוון.

הערה: כאשר נתוני הרשימה מאוחסנים בחוברת עבודה נפרדת, שני חוברות העבודה חייבות להיות פתוחות כדי שהרשימה תעבוד.

בעקבות השלבים בנושאי ההדרכה שבהמשך, אתה עובר ביצירה, שימוש ושינוי של הרשימה הנפתחת הדומה לזו שנראית בתמונה למעלה.

עם זאת, הנחיות הדרכה אלה אינן כוללות פעולות עיצוב לגליונות העבודה.

זה לא יפריע להשלים את ערכת הלימוד. גליון העבודה שלך ייראה שונה מהדוגמה בעמוד 1, אך הרשימה הנפתחת תיתן לך את אותן התוצאות.

נושאי הדרכה

• פתיחת קבצים ושמירת נתוני הדרכה
• יצירת שני טווחים בשם
• פתיחת תיבת הדו-שיח 'אימות תיקוף נתונים'
• הזנת מקור הנתונים והשלמת הרשימה הנפתחת
• שינוי פריטי הרשימה
• אפשרויות להגנה על הרשימה הנפתחת

01 of 06

הזנת נתוני המדריך

פתיחת שני חוברות עבודה של Excel

כאמור, עבור מערך הדרכה זה, הנתונים עבור הרשימה הנפתחת יופיעו בחוברת עבודה אחרת מהרשימה הנפתחת.

לקבלת הדרכה זו בצע את השלבים הבאים:

1. פתח שתי חוברות עבודה ריקות של Excel
2. שמור חוברת עבודה אחת עם השם data-source.xlsx - חוברת עבודה זו תכיל את הנתונים עבור הרשימה הנפתחת
3. שמור את חוברת העבודה השנייה עם השם drop-down-list.xlsx - חוברת עבודה זו תכיל את הרשימה הנפתחת
4. השאר את שתי חוברות העבודה פתוחות לאחר שמירה.

הזנת נתוני המדריך

1. הזן את הנתונים הבאים לתוך התאים A1 ל A4 של data-source.xlsx חוברת עבודה כפי שנראה בתמונה לעיל.

2. A1 - זנגביל A2 - לימון A3 - צימוק שיבולת שועל A4 - שבב שוקולד

3. שמור את חוברת העבודה והשאיר אותה פתוחה
4. הזן את הנתונים הבאים לתוך תאים B1 של drop-down-list.xlsx חוברת עבודה.

5. B1 - סוג קובץ Cookie:

6. שמור את חוברת העבודה והשאיר אותה פתוחה
7. הרשימה הנפתחת תתווסף לתא C1 של חוברת עבודה זו

02 מתוך 06

יצירת שני טווחים בשם

יצירת שני טווחים בשם

טווח בעל שם מאפשר לך להתייחס לטווח מסוים של תאים בחוברת עבודה של Excel.

טווחים בשם יש שימושים רבים ב- Excel כולל שימוש בהם נוסחאות בעת יצירת תרשימים.

בכל המקרים, טווח שם משמש במקום טווח של הפניות תא המציין את המיקום של נתונים בגליון עבודה.

בעת שימוש ברשימה נפתחת הנמצאת בחוברת עבודה אחרת, יש להשתמש בשני טווחי שם.

• אחד מהם נוצר עבור רשימת הפריטים בחוברת העבודה שבה נמצאים הנתונים
• השני נוצר בחוברת העבודה שבה נמצאת הרשימה הנפתחת. טווח זה בשם השני מקשר לתחום שמופיע בחוברת העבודה הראשונה

שלבי הדרכה

טווח ראשון בשם

1. בחר תאים A1 - A4 של data-source.xlsx חוברת עבודה כדי להדגיש אותם
2. לחץ על שם התיבה הממוקם מעל עמודה A
3. הקלד "Cookies" (ללא מרכאות) בתיבה שם
4. לחץ על להיכנס מפתח במקלדת
5. תאים A1 עד A4 של data-source.xlsx חוברת עבודה יש ​​כעת את שם הטווח של עוגיות
6. שמור את חוברת העבודה

טווח שם שני

זה טווח שם השני אינו משתמש הפניות תא מן drop-down-list.xlsx חוברת עבודה.

במקום זאת, זה יהיה, כאמור, הקישור עוגיות שם טווח ב data-source.xlsx חוברת עבודה.

דבר זה נחוץ מכיוון ש- Excel לא יקבל הפניות לתא מחוברת עבודה אחרת עבור טווח בעל שם. זה יהיה, עם זאת, למעט שם טווח אחר.

יצירת טווח השם השני, ולכן, לא נעשה באמצעות שם התיבה אבל באמצעות שם מנהל אפשרות הממוקם על נוסחאות הכרטיסייה של הסרט.

1. לחץ על תא C1 ב drop-down-list.xlsx חוברת עבודה
2. לחץ על נוסחאות> מנהל שם על הסרט לפתוח את שם מנהל תיבת דיאלוג
3. הקלק על ה חדש כפתור כדי לפתוח את שם חדש תיבת דיאלוג
4. בסוג השורה 'שם': נתונים
5. בקטע 'מפנה לשורה': = 'data-source.xlsx' עוגיות
6. לחץ על אישור כדי להשלים את טווח השם ולחזור לתיבת הדו-שיח 'שם מנהל'
7. לחץ על סגור כדי לסגור את תיבת הדו-שיח מנהל שם
8. שמור את חוברת העבודה

03 מתוך 06

פתיחת תיבת הדו-שיח 'אימות תיקוף נתונים'

פתיחת תיבת הדו-שיח 'אימות תיקוף נתונים'

כל אפשרויות אימות הנתונים ב- Excel, כולל רשימות הנפתחות, מוגדרות באמצעות תיבת הדו-שיח אימות נתונים.

בנוסף להוספת רשימות נפתחות לגליון עבודה, אימות נתונים ב- Excel יכול לשמש גם כדי לשלוט או להגביל את סוג הנתונים שניתן להזין בתאים ספציפיים בגליון עבודה.

שלבי הדרכה

1. לחץ על תא C1 של drop-down-list.xlsx חוברת עבודה כדי להפוך אותו לתא הפעיל - זה המקום שבו הרשימה הנפתחת יהיה ממוקם
2. הקלק על ה נתונים הכרטיסייה של תפריט סרט מעל גליון העבודה
3. הקלק על ה אימות מידע סמל על הסרט כדי לפתוח את התפריט הנפתח
4. הקלק על ה אימות מידע אפשרות בתפריט כדי לפתוח את תיבת הדו-שיח אימות נתונים
5. השאר את תיבת הדו-שיח פתוחה עבור השלב הבא במדריך

04 מתוך 06

שימוש ברשימה לאימות נתונים

בחירת רשימה לאימות נתונים

כאמור, קיימות מספר אפשרויות לאימות נתונים ב- Excel בנוסף לרשימה נפתחת.

בשלב זה אנו בוחרים את רשימה אפשרות כסוג אימות הנתונים שישמש לתא D1 בגליון העבודה.

שלבי הדרכה

1. לחץ על הגדרות הכרטיסייה בתיבת הדו-שיח
2. לחץ על החץ למטה בסוף להתיר כדי לפתוח את התפריט הנפתח
3. לחץ על רשימה כדי לבחור רשימה נפתחת לאימות נתונים בתא C1 ולהפעלת מקור בשורה בתיבת הדו-שיח

הזנת מקור הנתונים והשלמת הרשימה הנפתחת

מאחר שמקור הנתונים של הרשימה הנפתחת נמצא בחוברת עבודה אחרת, טווח השם השני שנוצר קודם לכן יוכנס למערכת מקור בשורה בתיבת הדו-שיח.

שלבי הדרכה

1. הקלק על ה מקור קו
2. הקלד "= נתונים" (ללא מרכאות) בשורת המקור
3. לחץ על בסדר כדי להשלים את הרשימה הנפתחת ולסגור את אימות מידע תיבת דיאלוג
4. קטן חץ למטה סמל הממוקם בצד ימין של תא C1
5. לחיצה על החץ למטה צריך לפתוח את הרשימה הנפתחת המכילה את ארבעת שמות העוגיה שהוכנסו לתאים A1 ל A4 של data-source.xlsx חוברת עבודה
6. לחיצה על אחד השמות צריכה להזין את השם לתא C1

05 מתוך 06

שינוי הרשימה הנפתחת

שינוי פריטי הרשימה

כדי לשמור על הרשימה הנפתחת מעודכנת עם השינויים בנתונים שלנו, ייתכן שיהיה צורך לשנות מעת לעת את הבחירות ברשימה.

מאז השתמשנו טווח שם כמקור לפריטי הרשימה שלנו ולא לשמות הרשימה בפועל, שינוי שמות קובצי ה- cookie בטווח שמופיע בתאים A1 עד A4 של data-source.xlsx חוברת העבודה משנה באופן מיידי את השמות ברשימה הנפתחת.

אם הנתונים מוזנים ישירות לתוך תיבת הדו שיח, ביצוע שינויים ברשימה כרוך חוזר לתוך תיבת הדו שיח ולערוך את קו המקור.

בשלב זה נשנה לימון ל לחם קצר ברשימה הנפתחת על ידי שינוי הנתונים בתא A2 של טווח שם ב data-source.xlsx חוברת עבודה.

שלבי הדרכה

1. לחץ על תא A2 ב data-source.xlsx חוברת עבודה (לימון) כדי להפוך אותו לתא הפעיל
2. הקלד לחם קצר לתא A2 ולחץ על המקש Enter במקלדת
3. לחץ על החץ למטה עבור הרשימה הנפתחת בתא C1 של drop-down-list.xlsx חוברת עבודה לפתיחת הרשימה
4. פריט 2 ברשימה צריך עכשיו לקרוא לחם קצר במקום לימון

06 מתוך 06

אפשרויות להגנה על הרשימה הנפתחת

אפשרויות להגנה על הרשימה הנפתחת

מאחר שהנתונים שלנו מופיעים בגליון עבודה אחר מתוך הרשימה הנפתחת הזמינה להגנה על נתוני הרשימה, כולל:

• הגן על גליון העבודה הכולל נעילת תאים A1 על A4 על גיליון 2
• דרוש סיסמה כדי לשנות את חוברת העבודה
• לאחר פתיחת חוברת העבודה לקריאה בלבד