הסר שורות כפולות של נתונים ב- Excel

Friday of 02

הסר רשומות נתונים כפולות ב- Excel

תוכניות גיליון אלקטרוני כגון Excel משמשות לעתים קרובות כמסד נתונים לדברים כמו מלאי חלקים, רשומות מכירה ורשימות דיוור.

מאגרי הנתונים ב- Excel מורכבים מטבלאות נתונים המאורגנות בדרך כלל בשורות נתונים הנקראות רשומות.

ברשומה, הנתונים בכל תא או שדה בשורה קשורים - כגון שם החברה, הכתובת ומספר הטלפון.

בעיה נפוצה המתרחשת כאשר מסד נתונים גדל בגודל היא של רשומות כפולות או שורות נתונים.

שכפול זה יכול להתרחש אם:

• רשומות שלמות נרשמות למסד הנתונים יותר מפעם אחת וכתוצאה מכך שתי רשומות זהות או יותר
• לרישומים מרובים יש שדה אחד או יותר - כגון שם וכתובת - המכילים את אותם נתונים.

כך או כך, רשומות כפולות יכולות לגרום למגוון שלם של בעיות - כגון שליחת מספר עותקים של מסמכים לאותו אדם, כאשר מידע מסד הנתונים משמש במיזוג דואר - לכן מומלץ לחפש ולסלק רשומות כפולות על בסיס קבוע בסיס.

ובעוד קל לבחור רשומות כפולות במדגם קטן כמו זה בתמונה לעיל, טבלאות הנתונים יכול בקלות להכיל מאות אם לא אלפי רשומות מקשה מאוד לבחור רשומות כפולות - במיוחד התאמת חלקית רשומות.

כדי להקל על ביצוע משימה זו, ל- Excel יש כלי נתונים מובנה הנקרא, באופן לא מפתיע, הסר כפילויות, אשר ניתן להשתמש בהם כדי למצוא ולהסיר את זהים כמו גם התאמות חלקית רשומות.

עם זאת, הדרך הסר כפילויות הכלי נועד, זהים ומתאימים חלקית רשומות יש לטפל בנפרד.

הסיבה לכך היא הסר כפילויות תיבת הדו-שיח מציגה את שמות השדות עבור טבלת הנתונים שנבחרה, ואתה בוחר אילו שדות לכלול בחיפוש אחר רשומות תואמות:

• עבור רשומות זהות, חפש את כל השדות - השאר סימני ביקורת לצד כל שמות העמודות או השדות;
• לקבלת רשומות תואמות באופן חלקי - השאר את סימני הביקורת שליד השדות האלה בלבד.

שמות שדות לעומת אותיות עמודות

כאמור, הסר כפילויות כלי מורכב מתיבת דו-שיח שבה אתה בוחר אילו שדות תואמים לחיפוש על-ידי סימון השדות או השורות הרצויים.

המידע שמוצג בתיבת הדו-שיח - שמות שדות או אותיות עמודות - תלוי אם הנתונים שלך מכילים שורה של כותרות - או כותרות - בחלק העליון של טבלת הנתונים כפי שניתן לראות בתמונה למעלה.

אם זה עושה - ודא את האפשרות בצד ימין של תיבת הדו שיח - הנתונים שלי מכילים כותרות - מסומנת ו- Excel יציג את השמות בשורה זו כשמות שדות בתיבת הדו-שיח.

אם הנתונים שלך אינם כוללים שורת כותרת, תיבת הדו-שיח תציג את אותיות העמודות המתאימות בתיבת הדו-שיח עבור טווח הנתונים שנבחר.

טווח רציף של נתונים

בשביל ה הסר כפילויות כדי לעבוד כראוי, טבלת הנתונים חייב להיות טווח רציף של נתונים - כלומר זה לא חייב להיות כל שורות ריקות, עמודות, ואם בכלל אפשרי, אין תאים ריקים הממוקם בתוך הטבלה.

אין צורך החסר בתוך טבלת נתונים הוא תרגול טוב כשמדובר ניהול נתונים בכלל ולא רק כאשר מחפשים נתונים כפולים. כלי הנתונים האחרים של Excel - כגון מיון וסינון - פועלים בצורה הטובה ביותר כאשר טבלת הנתונים היא טווח רציף של נתונים.

הסר שכפל נתונים רשומות דוגמה

בתמונה שלמעלה, טבלת הנתונים מכילה שתי רשומות זהות עבור תומפסון ו שתי רשומות תואמות חלקית ר הולט - שבו כל השדות תואמים למעט מספר התלמיד.

השלבים המפורטים להלן מפרטים כיצד להשתמש הסר כפילויות לנת post

1. הסר את השני של שתי רשומות זהות עבור תומפסון .
2. הסר את הרשומה השנייה התואמת חלקית ר הולט .

פתיחת תיבת הדו-שיח 'הסר כפילויות'

1. לחץ על כל תא המכיל נתונים במסד הנתונים לדוגמה.
2. לחץ על נתונים הכרטיסייה על הסרט.
3. הקלק על ה הסר כפילויות כדי לסמן את כל הנתונים בטבלת הנתונים ולפתוח את הסר כפילויות תיבת דיאלוג.
4. ה הסר כפילויות תיבת הדו-שיח מציגה את כל כותרות העמודות או שמות השדות מדוגמת הנתונים שלנו
5. סימני הסימון שליד שמות השדות מציינים את העמודות ש- Excel ינסה להתאים בחיפוש אחר רשומות כפולות
6. כברירת מחדל, כאשר תיבת הדו-שיח נפתחת כל שמות השדות מסומנים

מציאת רשומות זהות

1. מכיוון שאנו מחפשים רשומות זהות לחלוטין בדוגמה זו, אנו נשאיר את כל כותרות העמודות מסומנות
2. לחץ על בסדר

בשלב זה את התוצאות הבאות יש לראות:

• תיבת הדו-שיח צריכה להיסגר ולהחליף בהודעה הבאה: 1 ערכים כפולים שנמצאו והוסרו; נותרו 7 ערכים ייחודיים.
• השורה המכילה את הכפילות תומפסון הרשומה תוסר ממסד הנתונים
• למרות שיש שתי רשומות תואמות חלקית עבור ר 'הול t, כי לא כל השדות מתאימים - מספר התלמידים עבור שתי רשומות שונות - Excel רואה את זה להיות שיא נתונים ייחודי

02 of 02

מצא ולהסיר חלקית עם רשומות משוכפלות הסר כפילויות

בדיקת שדה אחד בכל פעם

מאחר ש- Excel מסיר רק רשומות נתונים שמתאימות בדיוק לשדות הנתונים שנבחרו, הדרך הטובה ביותר למצוא את כל רשומות הנתונים התואמות חלקית היא להסיר את סימן הביקורת עבור שדה אחד בלבד בכל פעם, כפי שנעשה בשלבים הבאים.

חיפושים עוקבים אחר רשומות שמתאימות בכל השדות, למעט שם, גיל או תוכנית יסיר את כל השילובים האפשריים לרשומות תואמות באופן חלקי.

מציאת רשומות תואמות חלקית

1. לחץ על כל תא המכיל נתונים בטבלת הנתונים במידת הצורך
2. לחץ על נתונים הכרטיסייה על הסרט.
3. הקלק על ה הסר כפילויות כדי לסמן את כל הנתונים בטבלת הנתונים ולפתוח את הסר כפילויות תיבת דיאלוג.
4. כל שמות השדות או כותרות העמודות בטבלת הנתונים נבחרו.
5. כדי לאתר ולהסיר רשומות שאין להן התאמה בכל שדה, הסר את סימן הביקורת מעבר לשמות השדות שבהם Excel מתעלמת.
6. בדוגמה זו לחץ על תיבת הסימון ליד תעודת סטודנט כותרת כדי להסיר את סימן הביקורת.
7. Excel עכשיו רק לחפש ולהסיר רשומות שיש להם נתונים תואמים ב - Windows שם משפחה , התחלתי , ו תכנית שדות.
8. לחץ על בסדר
9. תיבת הדו-שיח צריכה להיסגר ולהחליף בהודעה הבאה: 1 ערכים כפולים שנמצאו והוסרו; 6 ערכים ייחודיים נשארים.
10. השורה המכילה את הרשומה השנייה עבור ר הולט עם מזהה התלמיד של ST348-252 יוסר ממסד הנתונים.
11. לחץ על בסדר כדי לסגור את תיבת ההודעה

בשלב זה, טבלת הנתונים לדוגמה צריכה להיות ללא כל נתונים כפולים.