מי לא מרגיש צורך לעשות יותר בפחות זמן? אם אתה מבלה חלק גדול של היום שלך טיפול דוא"ל, אתה תהיה שמח לשמוע כי יש הרבה דרכים להשתמש ב- Outlook בצורה יעילה יותר.
שנה ברירות מחדל למה שאתה מעדיף בדרך כלל ולהשתמש בו; לעשות שימוש בקיצור מקשים או שניים; להגדיר מסננים לאוטומציה; ודא Outlook עצמו פועל במהירות מקסימלית, ואת הזמן שלך ב- Outlook יוקדש היטב.
בדוק את העצות הבאות ואת הסודות, ואתה תהיה גם על הדרך שלך reclaiming קצת הזמן שלך.
01 מתוך 23הודעות קבצים בלחיצה אחת
לעשות מהר יותר מה שאתה עושה לעתים קרובות כל כך. גלה כיצד להגדיר את Outlook כך שתוכל לשלוח הודעות דוא"ל לתיקיות שבהן נעשה שימוש בלחיצה אחת.
המשך קריאה למטה
02 מתוך 23ייעל את השיחות
למה לסבול שיש תיקיות דוא"ל ואת המוח שלך littered עם oodles של הודעות כי הם מצוטטים במקום אחר בכל מקרה? גלה כיצד להשתמש ב- Outlook לניקוי אוטומטי. זה יכול להעביר או למחוק הודעות דוא"ל מיותרות כל משלה.
המשך קריאה למטה
03 מתוך 23שלח שוב הודעות דוא"ל
שלח שוב הודעת אימייל ב- Outlook כדי להשתמש בתוכן, נושא או נמענים במקום להתחיל במסך ריק.
04 מתוך 23שמור על קבצים קטנים ב- Outlook ו- Snappy
אם אתה רוצה Outlook שלך להיות מהיר נמרץ, לשמור על גודל הקובץ הראשי שלך PST קטן. קובץ ה- PST הוא המקום שבו Outlook מאחסן הודעות דוא"ל, אנשי קשר, יומנים ועוד. ניתן להעביר דואר ישן לקובץ ארכיון נפרד, לדוגמה.
המשך קריאה למטה
05 מתוך 23הגדר מענה אוטומטי מחוץ למשרד או חופשה
שלח את Outlook בשמך כדי להגדיר ציפיות. זה חוסך לך זמן לא רק כאשר אתה תופס אחרי חופשות אבל כל יום עבודה אחד גם כן.
06 מתוך 23להעביר דוא"ל במהירות לתיקייה כלשהי
גם אם לא הגדרת בלחיצה אחת הגשת עבור תיקייה, Outlook מאפשר לך להעביר הודעות דוא"ל לתיקיות מהר. אתה יכול להעביר הודעות באמצעות שום דבר מלבד המקלדת, למשל, או כפתור שימושי על הסרט.
המשך קריאה למטה
07 מתוך 23ליצור ולהשתמש תבניות דוא"ל
כאשר אתה מבין שאתה מחבר הודעות דומות שוב ושוב, הגיע הזמן לגלות כיצד לשמור דוא"ל אחד כזה כתבנית ב- Outlook לשימוש עתידי. תוכל לשלוח את אותו דוא"ל - או דומה - שוב ושוב עם מהירות מעורר קנאה.
08 מתוך 23שינוי ברירת המחדל של גופן Outlook פנים וגודל
אם אתה חושב שהגופן שבו Outlook משתמש בעת חיבור הודעה או קריאת הודעת דוא"ל רחבה מדי, גבוהה, קטנה, קטנה, גדולה או כחולה, שנה אותה. למד כיצד להגדיר את הגופן, סגנון הגופן והצבע המדויקים לשימוש כברירת מחדל עבור הודעות דוא"ל ב- Outlook.
המשך קריאה למטה
09 מתוך 23מחק והשתיק שיחה
כאשר אתה מוצא את עצמך דוהה באמצעות הודעות דוא"ל ושיחות שאינן רלוונטיות לחלוטין, Outlook יכול לעזור. גלה כיצד להשתמש ב- Outlook כדי למחוק שיחה שלמה ולהסיר את Outlook מהודעות דוא"ל עתידיות באותו הליך משנה באופן אוטומטי.
10 מתוך 23סינון דואר השולח לתיקיה ספציפית באופן אוטומטי
החל מכל דוא"ל, הגדר מסנן Outlook שמזיז את כל ההודעות העתידיות מאותו שולח לתיקיה ספציפית באופן אוטומטי.
המשך קריאה למטה
11 מתוך 23מצא הודעות קשורות
למה אנחנו מדברים על זה עכשיו? איך התחיל הדיון? מה אמרתי? ב- Outlook, קל למצוא את כל ההודעות הקשורות. אתה לא צריך להסתמך על הזיכרון שלך.
12 מתוך 23הגדר את חשבון ברירת המחדל עבור הודעות דוא"ל חדשות
ודא שהודעות חדשות שאתה יוצר מתחילות עם הסבירות הגבוהה ביותר מ כתובת הדוא"ל כבר נבחרה ב- Outlook.
13 מתוך 23חפש בתוך הודעה
רוצה למצוא משהו באימייל ארוך ומסור? גלה כיצד להשתמש ב- Outlook כדי לחפש את הטקסט בתוך הודעת דוא"ל.
14 מתוך 23תזמן הודעות דוא"ל להיות מועבר מאוחר יותר
באפשרותך להורות ל- Outlook לשלוח הודעה רק בתאריך מסוים או אחריו. זה שימושי במיוחד עבור אירועים המתרחשים באופן קבוע, כגון הודעת הפגישה השבועית.
15 מתוך 23בטל מחיקת הודעה במהירות
אופס! האם מחקת הודעת אימייל ב- Outlook שאינה מוכנה לעמוד בתיקיה "פריטים שנמחקו"? אין דאגות. הנה דרך פשוטה לקבל את הדוא"ל בחזרה לרגע.
16 מתוך 23הגדר רשימות תפוצה
יצירת רשימות דיוור משלך ב- Outlook ולשלוח הודעות לקבוצות של אנשים בקלות ללא צורך להקליד את כל כתובות הדוא"ל.
17 מתוך 23מחיקת קבצים מצורפים מהודעות
שמור את ההודעה; לאבד את הגודל הגדול שלה. גלה כיצד להשתמש ב- Outlook כדי להסיר קבצים מצורפים - לאחר שמירתם במקום אחר - מהודעות דוא"ל. ניתן לקצץ במידה ניכרת את גודל תיבת הדואר שלך.
18 מתוך 23מצא את כל הדואר מתוך השולח במהירות
Outlook מאתר את כל ההודעות משולח מסוים ומציג אותן במהירות עם טיפ זה.
19 מתוך 23הגדרת תיקיה "כל הדואר"
ראה את כל הודעות האימייל שנשלחו, התקבלו, הועברו לארכיון והוגשו - עבור חשבון במקום אחד ב- Outlook.
20 מתוך 23שלח את Outlook הדגש שנשלח אליך רק
כאשר אתה מקבל הדוא"ל היחיד, ההודעה היא בדרך כלל חשובה יותר מאשר אם אתה אחד מתריסר אנשים. גלה כיצד Outlook יכול להדגיש הודעות הכוללות אותך רק בשורה אל:.
21 מתוך 23ערוך הודעות דוא"ל שהתקבלו
במקום להעביר הודעות דוא"ל לעצמך או ליצור פתק במקום אחר ב- Outlook או אולי מחוץ לו, אתה יכול לערוך כל דוא"ל שהתקבל במקום.
22 מתוך 23באופן אוטומטי עותק: כל הדואר שאתה שולח
Outlook יכול לשלוח עותק של כל הודעה שאתה מחבר לכתובת דוא"ל אחרת.
23 מתוך 23הרחב את Outlook עם הרחבות חוסכות זמן
תוספות כגון ClearContext, Nelson Email Organizer, Xobni, Lookeen ו- Auto-Mate יכולות לשפר את זרימת העבודה של Outlook באופן משמעותי, על ידי הצבת המידע הנכון ליד קצות האצבעות, סינון בתבונה ואוטומטיות של משימות חוזרות.
