הכלי מספר 1 בסחר עבור יועצים הוא PowerPoint. מצגות - aka, "סיפונים" - משמשות כמעט בכל סיטואציה של ייעוץ, כולל דוחות סופיים (אין כאן מסמכי Word גדולים), מצגות רשמיות ומסמכי ניתוח מפורטים.
ואחרי שיצרתי כמה מאות (אלפים?) כאלה בימי, למדתי כמה טיפים מקצוענים להרכבת מצגות משכנעות, משכנעות ומרשימות ברצינות. נסה אסטרטגיות אלה עבור PowerPoint הבא שלך כדי וואו את הלקוחות שלך - או את הבוס שלך.
1. השתמש בעקרון הפירמידה
לפני שאתה אפילו מתחיל לבנות את המצגת שלך, חשוב לחשוב על המבנה. מכיוון שהמצגות מועברות לרוב לאנשים עסוקים עם המון דעתם, תקשורת חדה ותמציתית חשובה ביותר. ואם אינך מתכנן את המבנה הכללי שלך לפני כן, אין זה סביר שהמצגת שלך תספר את הסיפור הקל להבנה שאתה רוצה.
עקרון הפירמידה הוא מתודולוגיה המשמשת חברות ייעוץ רבות להנחיות תקשורת מובנית. בעיקרו של דבר, הצגת מידע טובה צריכה לזרום מסיכום ברמה העליונה למידע מפורט יותר - ממש כמו צורת הפירמידה. אז על הסיפון שלך להתחיל עם התשובה או ההמלצה תחילה, ואז לעקוב אחר טיעונים ועובדות תומכות: "אני ממליץ על X ו- Y. המלצה X נתמכת על ידי עובדות 1, 2 ו- 3 …"
שמירה על מבנה זה היא חזקה מכמה סיבות. ראשית, זה מאפשר לך לציין את הנקודות שלך בפני הקהל שלך לפני שהם מתחילים לשאול שאלות ומסייע להם להתמקד במה שחשוב לאורך כל המצגת. אבל זה גם מקל על יצירת המצגות שלך, מכיוון שאינך צריך להמציא את הגלגל מחדש ולדאוג כיצד לארגן את המסר שלך בצורה הטובה ביותר.
2. עלו על הרכבת Tagline
אתה בטח כבר משתמש בכותרות במצגות PowerPoint שלך, אבל האם ידעת שאתה צריך להשתמש גם בתווי תגיות? קווי תגיות הם למעשה "משפטים בנושא" המסכמים את הודעת המפתח עבור כל שקופית במשפט אחד. בדרך כלל הם ממוקמים מיד אחרי הכותרת, עליהם לסייע בהעברת הסיפור לאורך כל המצגת ולהבטיח כי הקוראים יוכלו לעכל במהירות את תוכן השקופית.
מה ההבדל בין כותרת לתג, אתה שואל? כותרת מספרת מה יש בשקופית ואילו קו תג מסביר מה ללמוד מהשקף. אז כותרת עשויה להיות בשורה של "סיכום מנהלים", ויתכן ששורת התגים תוכל לקרוא, "לאחר עריכת ניתוח מפורט בארגון, זיהינו חמש הזדמנויות מרכזיות המובילות לחיסכון פוטנציאלי של כ 100 מיליון דולר."
רוצה לדעת אם יש לך נכון? סרוק דרך השקופיות שלך, התבונן רק בתווי התגים. עליהם לשלב לסיפור יעיל על התוכן שאתה מציג, ולא להשאיר פערים מבלבלים.
3. הוסף שקופיות נספח
אתה יודע (או לפחות אני מקווה שכן) שהקפדה על שקופיות פשוטות ובלתי מסודרות היא קריטית להצגת מצגת שאנשים יכולים לעקוב אחריה. אבל, במיוחד אם אתה מסביר ניתוח או יודע שהקהל שלך באמת ירצה שהנתונים יגבו את טענותיך, זה יכול להרגיש שאתה צריך לארוז את השקופיות שלך עם המון מידע כדי להיות משכנעים.
תפסיק.
גם אם אתה יודע שאתה צריך טונות של מידע תומך עבור מה שאתה אומר לקהל שלך או מצפה לשאלות לגבי הניתוח שלך או הפרויקט, אל תעמיס על השקופיות העיקריות שלך עם כל זה. אני מבטיח שהוא יציף את הקהל שלך, והם לא יקבלו את המסר האולטימטיבי שאתה מנסה להעביר.
במקום זאת, שילב שקופיות בנספח בסוף הסיפון שלך עם כל החומרים התומכים שאינם משתלבים בסיפור המצגת שלך, אך עשוי להועיל. אלה יכולים לכלול כל מיני דברים - נתונים, המלצות, מפות תהליכים, תרשימים נוספים - כל דבר שיכול להועיל בגיבוי הדברים שאתה אומר, אך אינך צריך בהכרח לספר את הסיפור. על ידי הצבתם בתוספתן, יהיה לך שם את המידע שאפשר לחזור אליו אם יתעוררו שאלות, אך הקהל שלך לא יתערבב בפרטים ויחמיץ את התמונה הגדולה.
שלב טיפים אלה עם העצות של אלכס קוואוקוס לייצור שקופיות PowerPoint יפות, ותקיים מצגת נוקאאוט תוך זמן קצר.
