כשעובד לעבודה הביא את תשומת ליבי למאמר פריון דוא"ל ישן יותר של ג'ורג 'קאו שעשה שוב את הסיבובים, זה גרם לי להבין שמאבק הדואר הנכנס הוא אמיתי. בדיוק חזרתי מירח דבש של שלושה שבועות ביפן, אז אני יודע ממקור ראשון עד כמה זה נכון. יש ממש ממש ניהול ניהול תיבת הדואר הנכנס שלך, ואם לא אמנות בדיוק, אז חינוך. לאורך כל טיולנו בעלי, שבאופן בסיסי שואף לאפס תיבת הדואר הנכנס בכל עת, היה מביט אל הטלפון שלי, רואה את אייקון הדואר ואת המספר שמרחף אי שם סביב 400, ויהיה סוער.
"זה מדגיש אותי", הוא אמר, ובאמת יכולתי לראות את הזיעה חרוזת על מצחו. אבל, הייתי בחופשה! והיה לי מגיב מחוץ למשרד - לחשבון העבודה שלי ולכתובתי האישית! איש לא ציפה ממני דבר, והיה לי נוח עם המספר ההולך וגדל עם שובי.
כמובן שפרטי תיבת הדואר הנכנס, אף על פי שהם מייגעים לעיתים, הם גם מחויבים. לא משנה אם אתה בודק את ההודעות שלך ביום שני בבוקר לאחר ניתוק כל סוף השבוע או באמצע אחר הצהריים ביום חמישי אקראי. אם אינך יודע תוך שניות אם ההודעה מחייבת תגובה - לא כל שכן, לגופו של עניין - תגובה, סביר להניח שאתה מבזבז דקות עבודה יקרות בניסיון להבין זאת.
כותרת המשנה ליצירה של קאו, "איך להגיע באופן אפס לתיבת הדואר הנכנס" הזכירה לי את החשיבות של פשוט לדעת למה להגיב ומתי. מודעות זו יכולה להיות ההבדל בין תיבת דואר נכנס שעלה על גדותיה ובין מסודר ומסודר. להלן טיפים מהירים שיעזרו לכם להחליט.
1. חפש רמזים
לפעמים הם ברורים. אחת הקולגות שלי מעבירה לא מעט מיילים הנוגעים לאירועים, מחקרים ודיווחים, אך היא תמיד מציינת, "תרגיש חופשי לארכיב." בהתחלה הרגשתי שאולי אני גס רוח לא להגיב לפחות עם הכי הרבה מושלם של תשובות ("תודה!"), אבל מהר מאוד הבנתי שהפתק הבוטה שלה לגבי ארכיב פירושו שהיא לא רוצה ולא צריכה תגובה.
אם אין לך מושג ישיר כזה, קרא אותו שוב ובאמת תחשוב על איך תשובתך תשפיע על הפתק. אם זה לא היה נכון - נניח שאדם במחלקה שלך פשוט משתף פרויקט שהוא עובד עליו וכרגע אין לך שום דבר להוסיף ערך, אל תכה בתשובה לשם אישור קבלה.
2. לרחרח שאלה
בדומה לאמור לעיל, לרוב זה יהיה פשוט. אם יש שאלה ברורה שאתה מתכוון לענות עליה, ברור שדרושה תשובה ואולי גם מהירה בזה - או שאלה תוך 24 שעות. מכיוון שלא כל מי שיגיע אליך מובטח לכתוב את הדוא"ל הרהוט ביותר או לנקודה, יתכן שתצטרך לנווט פסקאות כדי לבדוק אם יש לך משהו שעליו לענות.
אם קבעת שאין שאלה אלא שיש לך שאילתות משלך, אז, בכל דרך, הגב להבהרה. כדאי לעקוב ולהוסיף לתיבת הדואר הנכנס של מישהו אם יש לו פוטנציאל לחסוך אי הבנות עתידיות.
3. דבר - אם ברצונך להישמע
זה הכי מסובך שבחבורה, אבל ברגע שתתפסו את זה זה יהפוך לטבע שני. פעמים רבות תקבל דוא"ל שברור שאינך מבקש ממך דבר. יתכן שתקבל תגובה למשהו שהגשת, משוב על פרויקט שסיימת, ייעוץ לטיפול במצב, אינטל על מטרה ספציפית למחלקה. אם אין לך שום דבר חדש להוסיף לשיחה או אם אתה יכול לקחת את הפרשנות בצורה נקייה ולהמשיך בעבודה שלך, אתה יכול להרגיש בנוח שלא להגיב.
אבל אם מצד שני אתה מרגיש נאלץ לבטא את עצמך - לשם הבהרת עצמך או הרחבה על החלטה שקיבלת או מתן תובנה רעננה - אז כמובן שאתה צריך ללחוץ על כפתור התשובה. זה יכול להיות נכון במיוחד אם סביבת העבודה שלך היא כזו שמעודדת חשיבה עצמאית ותורמת לנושאים המדוברים.
למותר לציין כי עלוני מידע, אימיילים המוניים או כל דבר שמרגיש כמו קריאה אופציונלית אינם מחייבים תגובה. אם אתה מוצא את זה מועיל, אתה יכול ליצור תיקיות על פי הצעותיו של קאו, וארגון תיבת הדואר הנכנס שלך ותחזוקתו ירגישו באופן אוטומטי.
דבר נוסף שיש לקחת בחשבון הוא זה: שים את עצמך במקום השולח. אם היית זה ששלח את ההודעה, היית מחפש תגובה? אמנם בהחלט יש זמנים להביע תודה, אם אתה מתכתב בקביעות עם מישהו או שיש לך הרבה קדימה ואחורה - שחלקם דורש תשובה מהורהרת יותר - אתה בטח יכול להשאיר את הדוא"ל לבד ולהקפיד לא לשלוח דוא"ל תשובה מיותרת של שתי מילים למישהו שכמוני, ככל הנראה, מנסה להשיג אפס תיבת הדואר הנכנס.
