אירועי התרמה הם דרכים מצוינות לגייס כסף ומודעות לארגון שלכם. אבל אם אתם עובדים בעמותה קטנה, יכול להיות קשה למצוא את הצוות (והזמן!) לתכנן אירועים כאלה בפועל.
לשם נכנסת ועדה מארחת.
במילים פשוטות, ועד מארח הוא קבוצה של מתנדבים שלוקחים אחריות על תכנון אירוע. היקף האחריות בפועל עשוי להשתנות מארגון לארגון (או אפילו אירוע לאירוע), אך באופן כללי, תוכלו לצפות מהם להזמין אורחים, לקדם את האירוע ולרכוש כרטיס להשתתפות בו.
עם זאת, כמו כל המתנדבים, בדרך כלל ועדה מארחת זקוקה לכיוון כלשהו בכדי לשרת את היעדים הארגוניים שלך בצורה הטובה ביותר. להלן מספר טיפים לניהול ועדה מארחת על מנת להפוך את הבסיס הבא שלך לרסק.
1. בחר בחוכמה
לחברי הוועדה המארחת הטובים צריכים להיות שתי תכונות עיקריות: עליהם להיות מעגל קשרים גדול ומשפיע, ואסור לפחד מהם לפנות אליהם.
אולם כדי לעשות זאת בצורה היעילה ביותר, חברי הוועדה צריכים להיות בעלי ניסיון רב בארגון שלך ולהכיר את העבודה שאתה עושה. זה יאפשר להם לדבר עם תורמים פוטנציאליים בעלי יותר סמכות ולדבר מניסיון שלהם, שהוא תמיד יעיל יותר. עם זאת, עיין ברשימות התורמים שלך וסגל המתנדבים כדי לראות מי עשוי להתאים לך.
אם אתה זקוק לעזרה מעבר לכך - למשל, עם תכנון הלוגיסטיקה של האירוע, בחר חברי ועדה שיש להם רקורד של הופעה וביצוע עבודה יעילה באירועים אחרים שהארגון שלך אירח.
מכיוון שאני התרמה המסורה היחידה בצוות בארגוני הנוכחי, אני שולף רק חברי ועדים מארחים מרשימת התורמים והסיכויים העיקריים שלי. בכך אני יכול לתכנן את האירוע ולטפח תורמים בו זמנית.
כשהייתי בארגון גדול יותר שהשיג יותר מדי לחץ על האירועים שלנו, עם זאת, ניסינו להשיג שמות ידוענים בוועד המארח שלנו. הם בדרך כלל לא הצליחו לעזור (ולפעמים אפילו לא השתתפו!), אבל זה זכה לתשומת לבם של סופרי החברה ושל הבידור, שהיו אז יסקרו את האירוע.
2. להיות ברור לגבי חובות
האתגר עם עבודות התנדבות רבות הוא שיש מעט ציפיות או דרכים קונקרטיות לתת אחריות על אנשים.
אמנם אתה בהחלט צריך לזכור כי מתנדבים מבצעים את תפקידם מתוך טוב לבם, אך רוב המתנדבים שאני מכיר מעדיפים הוראות והנחיות ברורות לגבי מה שיעזור ביותר לביצוע האירוע. אני רוצה לנסח "תיאור תפקיד" עבור כל אירוע שאני עושה, תוך מתאר את האחריות של חברי הוועדה המארחת - כך שיידעו למה לצפות, אוכל להמשיך אותם על המסלול וכולנו נשארים באותו עמוד.
בכל מה שקשור לאחריות זו, ועדות מארחות יכולות לעשות הכל, החל מאיסוף מזון ואספקה וכלה בעיצוב הזמנות ועד תרומות גדולות. פשוט גלה מה אתה צריך ובקש אותו בתיאור המתנדב שלך.
התיאור הטוב ביותר שראיתי עד היום הוא מ- Equality Hawaii, שלא רק מכסה את חובות הוועד המארח, אלא כולל גם טופס תרומה, שמקל על המתנדבים לתרום את המתנה הנדרשת לחברות בוועד המארח. הסכם מסוג זה אינו מתאים לכל ארגון, אך הוא מהווה השראה נהדרת לעמותה צומחת.
3. תגיד תודה
האנשים הראשונים אליהם אתה מתקשר, שולחים אימייל או כותבים למחרת האירוע צריכים להיות הוועד המארח שלך. למעשה, ברגע שאני מאשר את הוועדה המארחת שלי, אני פונה לכרטיסי תודה, כך שיש לי עוד דבר אחד לעשות בבוקר שאחרי הדירה.
תרצו גם לקבל את נקודת המבט שלהם על התקדמות האירוע - אם יש משהו שתוכלו לעשות טוב יותר בפעם הבאה, אם מישהו מהאורחים שלהם היה מעוניין להסתבך יותר עם הארגון, ואם הם נהנו בסך הכל. מידע חשוב זה יכול להבטיח שהאירועים שלכם יעילים יותר בעתיד, ושהארגון שלכם יוכל לנצל הזדמנויות חדשות.
והכי חשוב, אתה רוצה להבטיח למתנדבים שלך שכאשר הם מתחייבים לך כל כך בגדול ומחויבות כלכלית, אתה מעריך זאת בכנות.
מתנדבים שמחים - במיוחד מתנדבים שמחים שמחוברים היטב ועשירים עשירים - הם אולי המשאב הטוב ביותר שיכול להיות לכם כעמותה קטנה. אם תתייחס אליהם בחוכמה וביחס, לא תהיה לך רק העזרה הדרושה לך לתכנן ולהוציא לפועל אירוע נהדר, אלא תוכל גם לשפר את גיוס הכספים שלך לשלב הבא.
