אתה לא סתם אוהב כלים, קיצורי דרך או פריצות שיעזרו לך לבצע דברים מהר יותר או יעיל יותר? אחרי הכל, מי רוצה להשקיע יותר זמן בעשיית כל דבר ממה שאתה באמת צריך?
בנימה זו, הנה שלוש ראשי תיבות מדהימים במקום העבודה שכדאי לכם להכיר - כולם מציעים מסגרות שיעזרו לכם להיות ממוקדים ובנקודה ולא משנה על מה אתם עובדים.
1. OHIO: טפל בזה פעם אחת בלבד
כמה פעמים אתה פותח דוא"ל רק כדי לחזור ולקרוא אותו? אולי שלוש או ארבע פעמים?
זו עבודה סופר פרודוקטיבית, אלא אם כן אתם חושבים עמוק בעניין. בהתחשב בכך שמומחים אומרים שרק 20% מהדוא"ל שלנו הוא למעשה חיוני למשרות שלנו, נגיעה בו פעמים רבות רק מחמירה מצב רע.
במקום זאת, OHIO! פתח אותו פעם אחת ועשה עם זה משהו. (זה עובד גם על ניירת, דואר נכנס או כל דבר אחר, אגב.) נסה את הטיפים השימושיים האלה מ"המצאת דברים בטיפול "לטיפול יעיל יותר בדוא"ל או בדואר נייר.
- לא צריך את זה? למחוק את זה!
- אם אתה רוצה לשמור עליו, אך אינך צריך לנקוט פעולה מיידית, הגש אותו.
- אם אתה יכול לפעול מייד - חשוב על ההודעות שנדרשות פחות משתי דקות להגיב עליהן.
- להודעות עם תוכן עבודה אמיתי שתצטרכו לתעדף ולבזבז זמן עליהן, להגיש אותן לתיקיית “פעולה” ואז לחזור כשאתם מוכנים לבצע עבודה ממוקדת באזור זה.
2. FIOSP: עובדות, סוגיה, מטרה, אסטרטגיה, תוכנית
לפני שנים רבות, מנטור שיתף אותי בתהליך זה ואני משתמש בו כל הזמן לצורך פיתרון בעיות או פתרון בעיות במצבים. זו עזרה עצומה בארגון המחשבות שלי ובקבלת תוכנית פעולה יחד, בין אם אני עובדת על הפרויקט שלי או עם צוות.
בפעם הבאה שתתמודד עם משבר עבודה אתה צריך לפתור בהקדם האפשרי, נסה זאת:
עובדה
התחל עם הבנת העובדות שלך ישר. אתה עשוי להתפתות ללכת להנחות, לתצפיות או לדעות, לקפוץ לפתרונות, או אפילו להאשים את שורש הבעיה. אך בעת פתרון בעיות, הפתרונות שלך צריכים להיות משובצים בעובדות העניין.
לדוגמה, נניח שאתה מנסה לפתור את הבעיה של לקוח שאינו מרוצה משירות מוקד הטלפונים שהחברה שלך מספקת. להלן העובדות:
זמני התגובה במוקד הטלפוני פועלים בשיעור של 60% מהשיחות שנענו תוך שתי דקות. החוזה שלנו אומר שעלינו לענות על 80% מהשיחות תוך שתי דקות.
נושא
ברגע שיש לך את עובדות העניין, ציין את הנושא שמונע על ידי העובדות. שוב, התרחק מהאשמה והתבונן בהשלכות העובדות:
הלקוח מוצף בתלונות עובדים על השירות שלנו, ומביא את הסכמי העתיד שלנו איתם לסכנה. בנוסף, אי קיום החוזה עולה לחברתנו קנסות בסך 1, 000 דולר ליום.
מטרה
כאן ברור לך מה בדיוק המטרה שלך היא במצב. זה יעזור בזיהוי הפערים בין העובדות ליעדים.
המטרה שלנו היא לענות על 80% מכל השיחות תוך שתי דקות לפי החוזה, לנקות את הצבר הנוכחי ולהפסיק את הקנסות שנגרמים לנו.
אסטרטגיה
עכשיו אתה צעד אחורה ומסתכל על התמונה הגדולה: איך הנושאים משתלבים עם העובדות - ומה צריכה להיות הפעולה המתקנת הראויה.
האסטרטגיה שלנו היא לתקן את הביצועים הגרועים על ידי הכנסת צוות מילואים מיומן, הארכת שעות המוקד הטלפוני בשעתיים בכל יום השבוע, ובמידת הצורך הפעלת שיחות למרכז הצפות מאומן היטב.
תכנן
לאחר שזיהית את האסטרטגיה שלך, אלה הצעדים הטקטיים שתנקוט בכדי ליישם אותה. כאן תוכלו להקצות משימות וקווי זמן לפי הצורך.
ניהול חשבון
- סקור את תוכנית הפעולה המתקנת מול הלקוח בסגירת העסק כיום.
- ספק עדכוני לקוחות כל 24 שעות עד שרמות השירות יתחדשו לתעריף התואם.
פעולות
- התאם מערכות כך שתאפשר שעתיים נוספות של פעולה על ידי COB כיום.
- התקשר לשלושה עובדים נוספים במשרה מלאה עד יום שלישי.
משפטי
- בדוק את ההשלכות של חוזה שאינו תואם והעריך נזקים עד כה.
באמצעות מסגרת זו תוכלו לעבור מכאב ראש לפיתרון במהירות ובקלות, ולהנחות את הצוות שלכם לשיחה פרודוקטיבית יותר סביב פתרון דילמות במקום העבודה.
3. סובין: יתרונות, סיכונים, אלטרנטיבות, שום דבר
לא, לא מדברים על דגני הבוקר כאן! זה ראשי תיבות מהירה לסייע לך להעריך יתרונות, חסרונות והשלכות לקבלת החלטה.
לדוגמה, נניח שהמחלקה שלך מנסה להחליט אם להעסיק עובד חדש כדי לעזור בקמפיינים של מדיה חברתית.
בואו נסתכל על BRAN.
יתרונות
- צמיחו רשמים ומודעות המותג על ידי יצירת נוכחות עקבית בחמשת המקומות המדיה החברתית שבהם הקהל שלנו משתמש.
- הגדל את רשימת התפוצה שלנו.
- הגדל את התצוגות באתר.
- שמור אותנו על התחלה המובילה בשוקי המדיה החברתית.
סיכונים
- קשה למדוד את ההחזר על ההשקעה במסעות פרסום במדיה חברתית. איך נדע אם זה עובד?
- מוסיף ספירת ראש והוצאות הקשורות להשכרה חדשה.
- לא בטוח אם מודעות המותג החברתי תתרום ללקוחות או לצמיחת הכנסות.
אלטרנטיבות
- הקצה מדיה חברתית לצוות הקיים בקנה מידה קטן יותר ומודד תוצאות.
- מצא מתמחה בעלות נמוכה שיוכיח את הרעיון לאורך הקיץ.
- שתף את העלויות של מנהל מדיה חברתית עם מחלקות אחרות בארגון.
שום דבר
- המשך בסטטוס קוו עם מאמצי שיווק שוטפים, אל תוסיף ספירת ראשים או היקף ואל תבצע שינויים בכדי להרחיב את היצירה של המדיה החברתית.
זכור, תמיד יש לך אפשרות לעשות דבר. לפעמים "עדיין לא" היא תשובה מספיק טובה עד שתאסוף מידע נוסף, יותר מימון או הצהרת תועלת ברורה יותר.
לעיתים קרובות מקום העבודה יכול להיות מורכב, אך שימוש במסגרות וכלים יכול לסייע בחיתוך חלק מהמורכבות ההיא - ולהגיע לפתרונות והחלטות הטובות יותר לשרת אותך ואת עבודתך!
