כיצד לאבטח את

בהתאם לגירסת Microsoft Office שבה אתה משתמש, הוא עשוי להכיל מגוון יישומים. ההצעה הבסיסית כוללת בדרך כלל Word, Excel, PowerPoint ו- Outlook. נראה ש- PowerPoint אינו מציע אבטחה מובנית, אך Word, Excel ו- Outlook מספקים רמה מסוימת של הצפנה.

אבטחת Word Docs

במסמכי Microsoft Word (Word 2000 ומעלה), באפשרותך לבחור רמה גבוהה יותר של אבטחה בעת שמירת קובץ. במקום ללחוץ על "שמור", לחץ על קובץ, לאחר מכן שמור כ ובצע את הצעדים הבאים:

1. לחץ על כלים בפינה השמאלית העליונה של תיבת הדו-שיח שמירת קובץ
2. לחץ על אפשרויות אבטחה
3. התיבה אפשרויות אבטחה מספקת מגוון אפשרויות:
   • תוכל להזין סיסמה בתיבה שלצד סיסמה לפתיחה אם אתה רוצה את הקובץ להיות נגיש לחלוטין ללא הסיסמה
   • ב- Word 2002 ו -2003, תוכל ללחוץ על הלחצן מתקדם כפתור ליד תיבת הסיסמה כדי לבחור רמה גבוהה יותר של הצפנה כי הוא אפילו יותר קשה לפרוץ
   • תוכל להזין סיסמה בתיבה שלצד סיסמה לשינוי אם זה בסדר עבור אחרים כדי לפתוח את הקובץ, אבל אתה רוצה להגביל מי יכול לבצע שינויים בקובץ
4. בחלק התחתון של התיבה אפשרויות אבטחה גם כמה אפשרויות כדי להגן על הפרטיות של המסמך:
   • הסר מידע אישי מנכסי קובץ בשמירה
   • הזהר לפני ההדפסה, שמירה או שליחה של קובץ המכיל שינויים במעקב או הערות
   • אחסן מספר אקראי כדי לשפר את רמת המיזוג
   • הפוך סימון מוסתר גלוי בעת פתיחה או שמירה
5. לחץ עלבסדר כדי לסגור את התיבה אפשרויות אבטחה
6. בחר שם לקובץ שלך ולחץ על להציל

אבטחת קבצי Excel

Excel מציע סגנון הגנה דומה מאוד ל- Microsoft Word. פשוט לחץ על קובץ, שמור כ ובצע את הצעדים הבאים:

1. לחץ על כלים בפינה השמאלית העליונה של תיבת הדו-שיח שמירת קובץ
2. לחץ על אפשרויות כלליות
3. תוכל להזין סיסמה בתיבה שלצד סיסמה לפתיחה אם אתה רוצה את הקובץ להיות נגיש לחלוטין ללא הסיסמה
   • אתה יכול ללחוץ על מתקדם כפתור ליד תיבת הסיסמה כדי לבחור רמה גבוהה יותר של הצפנה כי הוא אפילו יותר קשה לפרוץ
4. תוכל להזין סיסמה בתיבה שלצד סיסמה לשינוי אם זה בסדר עבור אחרים כדי לפתוח את הקובץ, אבל אתה רוצה להגביל מי יכול לבצע שינויים בקובץ
5. לחץ עלבסדר כדי לסגור את התיבה אפשרויות כלליות
6. בחר שם לקובץ שלך ולחץ על להציל

אבטחת קבצי PST של Outlook

חתימה דיגיטלית בפועל הצפנה של הודעות דואר נכנסות או יוצאות קבצים מצורפים הקובץ שלהם היא בעיה נפרדת לחלוטין אשר יוסבר אחרת. עם זאת, אם יקרה לך לייצא נתונים מתיקיות Microsoft Outlook לקובץ PST, תוכל להוסיף הגנה כדי להבטיח שהנתונים אינם נגישים על ידי אחרים. פשוט בצע את השלבים הבאים:

1. לחץ על קובץ
2. בחר ייבוא ​​וייצוא
3. בחר יצא לקובץ ולחץ על הבא
4. בחר קובץ תיקיה אישית (.pst) ולחץ על הבא
5. בחר את התיקיה או התיקיות שברצונך לייצא (ובחר את התיבה כלול תיקיות משנה אם תרצה) ולאחר מכן לחץ על אישור הבא
6. בחר נתיב פלט ושם קובץ ובחר אחת מהאפשרויות עבור קובץ הייצוא שלך ולאחר מכן לחץ על אישור סיים
   • החלף כפילויות בפריטים המיוצאים
   • אפשר ליצור פריטים כפולים
   • אין לייצא פריטים כפולים
7. תחת הגדרת הצפנה, בחר באחת מהאפשרויות הבאות
   • ללא הצפנה
   • הצפנה דחוסה
   • הצפנה גבוהה
8. בחלק התחתון של המסך, הזן סיסמה לשימוש כדי לפתוח את קובץ ה- PST המוצפן (עליך להזין את אותה סיסמה בשתי התיבות כדי לוודא שאייתת את הסיסמה כפי שהתכוונת, אחרת ייתכן שלא תוכל לפתוח את הקובץ שלך קובץ)
   • בחר אם לא שמור סיסמה זו ברשימת הסיסמאות שלך
9. לחץ על בסדר כדי להשלים את ייצוא הקובץ

(בעריכת אנדי אודונל)