מדי פעם אקבל אחד מאותם מיילים שגורמים לי להגיד: "הא?" הפנים שלי מתבטאים בביטוי של בלבול מאסיבי, ואני לא יודע בדיוק מה להגיב. אני יכול לדעת מהאריכה או מתוכן הדוא"ל שיש צורך בתגובה, אבל משהו בהודעה הפך אפילו את תחילת התגובה לכאב ראש עצום.
בימים ההם שבהם אתה מתמודד עם קונבולום דומה, הנה עצתי: אל תעסיק את המייל הלא-חושני, וזרוק אותו בחזרה לבית המשפט של הזולת במקום זאת.
כדי לעזור לך, ריכזתי את התגובות המוצעות שלי לארבעת הסוגים הנפוצים ביותר של כתובות דוא"ל מבלבלות שאני מקבל.
1. הבלבול הלא מבוקש
דוא"ל מסוג זה הוא העבריין הגרוע ביותר. בדרך כלל די ארוך, עם הרבה פירוט, המייל הלא מבוקש המפותל לרוב אינו מובנה - ולא ברור מה באמת השולח. אתה קורא אותו מחדש (ואז אתה קורא אותו שוב לאחר שתיית קפה) והבין שזה לא המוח המטושטש שלך - זו איזו תקשורת מעורפלת ברצינות.
תגובתך
3. רשימת הכביסה
דוא"ל מסוג זה כולל לרוב רשימה מטורפת של נקודות קליעה, פריטי פעולה, שאלות ופרשנויות - ויצריך זמן רב לא רק כדי לעבור, אלא גם לענות. הגישה שלך צריכה להיות שונה במקצת, תלוי אם לשולח יש את הסמכות להקצות לך עבודה או לא, אך כך או כך, בקש ממנו לתעדף ולפצל את העבודה.
תגובתך (אם מדובר במישהו שיכול להקצות לך עבודה)
תגובתך (אם מדובר במישהו שלא אמור להקצות לך עבודה)
4. הדוא"ל הקרה לייעוץ
דוא"ל מסוג זה הוא דואר שאתה לרוב רוצה לענות עליו, מכיוון שאתה רוצה לעזור לאחרים שמבקשים עזרה, אך יש אנשים שהם טובים יותר בבקשת עצה מאחרים. כאשר אדם קרוב לאימייל שולח לך דוא"ל ומבקש משהו ערמומי או, גרוע מזה, לענות על יותר שאלות מאשר בקשה למכללה, שקול לשקם אותו או אותה מחדש.
תגובתך
בקיצור, אל תגרום לחוסר היכולת של מישהו אחר לתקשר את הצרכים שלו או שלה בבירור לאפשר ליותר עבודה (או לחץ) ליפול על צלחתך. עם מעט עדינות, תוכלו להזיז את הנטל של הבנת ותעדוף מיילים בחזרה למגרש השולח, להפחית את זמן התגובה ולחסוך לכם כאב ראש גדול בתהליך!
