במשך החודשים האחרונים אני מנסה להרכיב את לוח הזמנים של הארגון שלי לשנת 2015. הדבר החשוב ביותר שהיה עלי לעשות היה לוודא שאדע מתי כל האירועים שלנו מתרחשים. אבל לפני שהספקתי להכניס אותם ליומן שלי, הייתי צריך להבין תחילה את האירועים שאני באמת צריך לתכנן.
עבור מלכ"ר, האירועים שאתה מארח הם הדרכים העיקריות בהן הקהילה שלך תתקשר עם הארגון שלך. וכך, חיוני שייצגו אתכם היטב. אירוע שנזרק בחופזה יראה אותו - ויראה כאילו הארגון שלך אינו כשיר. כדי לוודא שאתה מארח את האירועים הטובים ביותר שאפשר, חשוב שתעדף את האירועים שלך ותתכנן אותם להיות יעילים ככל האפשר.
בעשר השנים האחרונות פלסתי בעבודה למלכ"רים, פיתחתי ארבע שאלות מכריעות לשאול את עצמי לפני שאני מחליט לתכנן אירוע.
1. מה הארגון שלנו זקוק לאירוע זה?
בעיקרון, מדוע אתה שוקל לארח את האירוע הזה מלכתחילה? האם אתה מנסה לגייס כסף? אם כן, כמה? האם אתה מנסה לפגוש תומכים חדשים או ליצור קשרים חדשים? אם זה לא התרמה, אולי אתה מנסה למשוך לקוחות חדשים או לחנך את האנשים שכבר חלק מהארגון שלך לגבי יוזמה חדשה.
אם אירוע זה אינו עושה דבר למענכם, מדוע אתם עושים זאת? עליכם לקבוע איזה חלק יש לארגון שלכם בתוצאות האירוע לפני שתקדישו לו זמן ומשאבים לו. זה גם יעזור לכם לתעדף את האירוע בהקשר של כל הפעילויות האחרות שלכם.
2. מה האורחים שלכם צריכים מאירוע זה?
למרות שכדאי שתשקול תחילה את הצרכים שלך, האירוע הוא למעשה על האורחים שלך. בכדי שתגיעו ליעדים שלכם (אותם התווה באמצעות השאלה למעלה), עליכם לפתות את המשתתפים לקיים אינטראקציה בצורה הנכונה.
שוחח עם אורחים בעבר ופוטנציאלים על מה שהם אוהבים באירועים שלך ועל מה שהם רוצים בעתיד. האם הם אוהבים להרגיש כמו "פנים" או שהם זוכים להכרה פומבית בזכות נדיבותם? יש שיגידו שהם אוהבים אירועים רועשים ומלאי חיים; אחרים עשויים להעדיף לילה רך יותר. יתרון בונוס של אסטרטגיה זו הוא שהאנשים שתראיינו בהחלט ירצו לראות כיצד קיבלתם את עצתם באירוע הבא שלכם.
3. כיצד אנו הולכים לעשות זאת?
עכשיו כשיש לך תחושה של מה שהאורחים שלך יצטרכו, אתה צריך לחשוב איך לתת להם את מה שהם רוצים. לדוגמה, אם האורחים שלכם צריכים להבין טוב יותר את התוכנית שלכם, אולי אתם מחליטים לקוח לדבר באירוע על החוויה שלו עם אותה תוכנית מסוימת, או שתציגו סרטון ויפיץ חומרי קריאה על הדגם שלכם. לחלופין, אם יש לך מטרה גדולה לגיוס כספים וקהל שוחרי כיף, אולי מכירה פומבית חיה היא הדרך ללכת.
מכיוון שזהו רק מתווה, אינך צריך לצלול לעומק יותר מדי לפרטים או להתחייב לחלוטין לשום דבר. עם זאת, אם אתה מבין שאין לך את היכולת לערוך אירוע שיענה על הצרכים של הארגון והאורחים שלך, עכשיו זה הזמן להבין את זה. אתה לא בהכרח צריך לגרד את הרעיון, אבל שאלה זו תעזור לך להבין אם אתה צריך לצמצם או לגייס עזרה נוספת.
4. במה אירוע זה שונה מאירועים אחרים?
אין דבר גרוע יותר מללכת לאותו אירוע פעמיים בשנה אחת - ושום דבר לא יכול להיות יקר יותר עבור המארח. אם אתה מוצא את עצמך מתכנן ארוחת צהריים, ארוחת ערב וגולף עבור אותה קבוצת תורמים באותה השנה, אתה יכול לצפות לעייפות התורמים ולהפחתת ההחזר על ההשקעה. במקום זאת, שקלו לתכנן אירוע פיצוץ אחד גדול עבור אותם תורמים, ואז אירוע קטן יותר עבור לקוחות פוטנציאליים שלכם או המתנדבים הטובים ביותר.
בפעולה
כדי לעזור לך להתחיל, הנה אסטרטגיית דוגמאות לאירוע שהרכבתי לאחרונה באמצעות ארבע השאלות הבאות:
מה אנחנו צריכים?
- גייס 50, 000 $
- שדרג חמישה תורמים
- משכו 10 תורמים חדשים, שלושה במחיר של 5K $ ומעלה
- להציג קמפיין הון חדש
מה האורחים צריכים?
- להרגיש בטוחים שכספם מושקע בתבונה
- סיכוי לראות את התוכנית ממקור ראשון
- הצדקה לתת יותר - מעבר למחיר הכרטיס
כיצד אנו הולכים לעשות זאת?
- השתמש בדירקטוריון להזמין תורמים חדשים
- הגדר ארוחות צהריים לפני האירוע עם התורמים הנוכחיים לשדרוג
- הזמן משתתף בתוכנית לדבר
- שכור מעצב חדש להזמנה ולתכנית
- האכילו אותם היטב - שקלו לשאול שפים מקומיים
- הגדר יכולת טקסט לתת
- שכור להקה
- הגדל את כיסוי העיתונות
במה אירוע זה שונה?
- ארוחת הישיבה היחידה שלנו
- אירוע מכוון בלבד לתורמים העיקריים שלנו (שנות ה -60-70, רובם פרשו, בעיקר מתנדבים בעבר או בהווה)
- אירוע היחיד בו משתתפים בדרך כלל חברי ההנהלה
- מתוכנן בדרך כלל לאביב, במקביל לסיום הלקוחות
תכנון אירועים יכול להיות משימה מתישה, שדורשת זמן רב - על אחת כמה וכמה אם האירועים שלך אכן עומדים ביעדים שלך. עם זאת, שאלו את עצמכם את ארבע השאלות הללו ותוכלו לאסטרטג טוב יותר את האירועים שלכם ולקבוע אילו מהן באמת נחוצות וכדאיות לארגון שלכם.
