אתה רץ מפגישה לפגישה. תיבת הדואר הנכנס שלך מתמלאת אל הקורות (ואתה כאן עד עכשיו עם זה). אתה מבלה שעות על גבי שעות בעבודה כל יום ועדיין לא מרגיש כאילו ביצעת שקע ברשימת המטלות שלך.
אנחנו מבינים. היינו שם. ואנחנו יודעים שפשוט לעולם לא יהיו מספיק שעות ביום. אז, ריכזנו עבורכם רשימה של עצות הפריון האולטימטיביות שעוזרות להפיק את המרב מהזמן שיש לנו.
מתכנון ההתקפה שלך ביום וכלה בהעברת הדוא"ל מלהוריד אותך וכלה בהתמודדות עם הסחות דעת שנקראות תמיד, אנו נעזור לך לבצע את הכל בצורה יעילה ככל האפשר, כך שלבסוף יש לך זמן לדברים אחרים (כמו, אתה יודע, לישון).
תכנון המשימות שלך
- אל תזלזלו במספר הדברים שתוכלו לעשות ביום. במקום ליצור רשימת מטלות מסיבית (ולהרגיש מתוסכלים כשאתה לא מסיים אותה), נסה את רשימת המטלות שלנו 1-3-5: תכנן לקבל משימה אחת גדולה, שלוש משימות בינוניות וחמש משימות קטנות שנעשות בכל יום.
- "אם כבר סיימתי משהו, אני כותב את זה ובודק אותו מהרשימה. זה תמיד מרגיש טוב לראות משהו נעשה. " מייקל פגס, @ מיכאלפגס
- נסה להצמיד רגשות למשימות שלך: להזכיר לעצמך שסיום מגרש לקוח גדול יגרום לך להרגיש "מנצחת" או לעטוף את החזרי המס שלך יעניק לך "הקלה מאסיבית" עשוי להיות רק הדחיפה שאתה צריך בכוח דרכה.
- לעולם אל תכניס פרויקט ענק כמשימה אחת לרשימה שלך. במקום זאת, חלק את זה למשימות הקטנות יותר כדי לעזור לך להישאר על המסלול עם הגעה למטרה הסופית שלך.
- "הודות ל- Evernote, המערכת הארגונית שלי הפכה ממערך מגושם של דפי מחברות, פתקים דביקים וקבצי עריכת טקסט למערכת Evernote ארוגה היטב ומשולב המסונכרנת בין המחשב הנייד, הטלפון הנייד והטאבלט שלי. מרישומי לקוחות, טיוטות בלוגים ועד סקריפטים לדיבור, הכל שם. " מייקל טרל, @ Michaelterrell
- כשאתה חושב על כל הדברים שאתה צריך לעשות - גם בעבודה וגם בחיים - שקול אילו משימות אתה יכול להסיר מהצלחת שלך על ידי מיקור חוץ של אותם.
- קבל קודם את הדבר שאתה רוצה לעשות לפחות. זה יעודד אותך לבצע את זה מהר יותר, כך שתוכל להגיע למשימות שאתה נהנה מהן יותר, וכך ישפר את שארית היום שלך קצת יותר טוב.
- השלם משימה משמעותית אחת לפני ארוחת הצהריים. על ידי הוצאת דבר אחד גדול מהדרך מוקדם, תוכלו לקחת הפסקת צהריים מחיה ולהתחיל את אחר הצהריים טרי, מבלי להרגיש נבהל מהמעשה העצום המופיע ברשימה.
- "בכל יום ראשון אני מכין רשימה של מה שאני צריך לעשות באותו שבוע. אני חוסם יום לסיים את הפריטים. אני שומר את 30 הדקות האחרונות של כל יום עבודה כדי ליצור תוכנית ליום המחרת עם שלוש משימות עדיפות. אני משתמש גם ב -30 הדקות האחרונות כדי לסגור משימות ולבדוק דוא"ל. זה הופך את הבוקר המוקדם להרבה יותר קל! ” אנה רוניאן, @ classycareer
- יש המון מערכות לניהול משימות בחוץ, כך שבסופו של דבר מדובר על למצוא את מה שמתאים לך ולהיצמד אליו. כל הזמן לנסות מערכות חדשות יהיה בזבוז של זמן בטווח הרחוק, אז הקדיש חודש להתנסות ואז התחייב. רמז: המערכת האולטימטיבית שלך עשויה להיות שילוב של כמה!
התמודדות עם דוא"ל
- בדוק רק דוא"ל בשעות ספציפיות במהלך היום, ונסה להגביל אותו ל 4-5 פעמים ביום בלבד. אם אין לך כמעט שליטה עצמית רבה כל כך, השתמש בכלי כמו Inbox Pause כדי למנוע מיילים להופיע בתיבת הדואר הנכנס שלך עד שאתה מוכן אליהם.
- אם הדוא"ל באמת מוריד אותך, נסה את המערכת של ניהול זמן הנינג'ה לבדיקה רק פעמיים ביום.
- צריך לענות על מיילים במהירות? הוסף את חתימת המילים "נשלח מהאייפון שלי" בתחתית העמוד - גם אם אתה שולח דוא"ל מהמחשב שלך. למרות שאסור לעשות זאת כל הזמן, זו דרך מהירה להוציא כמה תשובות על משפט אחד מבלי שאנשים יחשבו שאתה גס רוח.
- גש לדוא"ל שלך במונחים של כמה זמן ייקח לך להשיב להם. אם ייקח פחות משלוש דקות לענות, פשוט תעשה את זה עכשיו. אם זה ייקח יותר מזה, הניחו אותו בצד. ואז, כשיש לך נתח גדול של זמן, התמודד עם אלה ראשונים.
- ככל שתגיב מהר יותר, כך תגובתך תהיה קצרה יותר - ופחות זמן לבזבז את ההסברים בנושא "סליחה על התגובה המושהית". לכן, אם אינך יכול להגיב להודעת דוא"ל תוך 48 שעות, לפחות הגב במהירות "אני אגיע לזה בקרוב!"
- פעם ברבע, בצע ניקוי תיבת דואר נכנס מסיבית וארכיב את כל ההודעות שגילם חודשיים-שלושה. (ברצינות, לענות עליהן בנקודה זו פשוט יהיה מביך.) כתובות דוא"ל שאתה רשום להיכנס לתיבת הדואר הנכנס שלך, קבל החלטה מהירה אם אתה באמת קורא אותם או אם עליך לבטל את המנוי.
- "הימנע מבדיקת הדוא"ל הראשון בבוקר. זה קל מדי להתנתק מהעובדה על ידי תגובה להודעות. אני מגלה כשאני מחכה עד שאשלים כמה מפריטי העדיפות ברשימת המטלות שלי, אני יכול לספק יותר תשומת לב להודעות הדוא"ל, ואני מרגיש גם שהשלמתי את עבודתי. " חנה מורגן, @ carersherpa
- השתמש בתגובות משומרות כדי להימנע מהקלדת אותם דברים שוב ושוב. עבור כל דוא"ל שאתה שולח באופן קבוע - או אפילו רק חלק מהודעת דוא"ל, כמו פיסקת העטיפה - צור תגובה משומרת שתוכל לצוץ בה בכל עת שתצטרך אותה. מעולם לא שמעתי על תגובות משומרות? למידע נוסף כאן
- הגדר מסננים אוטומטיים כדי לשלוף דוא"ל מיידית מתיבת הדואר הנכנס שלך לתיקיה הנכונה. (זוהי אפשרות נהדרת לדברים כמו עלונים שאתה רוצה לחזור אליהם בזמן שלך).
- השתמש בבומרנג כדי לשלוף דוא"ל מתיבת הדואר הנכנס שלך עד שאתה מוכן להתמודד איתם. זה שימושי משתי סיבות: ראשית, הוא מוציא את המסר מחוץ לטווח הראייה ומתוך תודעה, ונותן לך מקום לחשוב על דברים אחרים. שנית, זה מזכיר לך אוטומטית את הדוא"ל בהמשך, ומעניק לך משימה אחת פחות לדאוג למעקב בעצמך.
- רוצה לקבל פחות דוא"ל לתיבת הדואר הנכנס שלך? נסה ליצור מגיב אוטומטי עם תשובות לשאלות נפוצות שאתה מקבל. במידת האפשר, תמיד לענות לדוא"ל עם הצהרות ולא על שאלות כדי להימנע מדי קדימה ואחורה.
ניהול פגישות
-
אל תזמן יותר זמן ממה שאתה צריך. מרבית הפגישות נקבעות לשעה שלמה, כאשר הן צריכות להיות 20 דקות, 30 דקות או 45 דקות מקסימום .
-
אל תזמן "פגישות עדכון" - מתן עדכון כמעט תמיד יכול לקרות באמצעות דואר אלקטרוני. אם מטרת הפגישה היא לא לקבל החלטה או להשלים פעולה יחד, בטל אותה (או הצע יפה לבוס שלך כי יתכן וזה לא יהיה נחוץ).
-
קבץ את הפגישות שלך גב אל גב כדי להימנע מהצורך לעבור ממצב פגישה למצב עבודה לעתים קרובות מדי או להתמודד עם זמן מביך בין פגישות בהן אתה מרגיש שאתה לא יכול לעשות דבר. עדיף, קבעו יום ללא פגישה כך שיהיה לכם לפחות יום אחד בו תוכלו באמת לצלול לעבודה ממוקדת.
-
אם אתה נפגש עם מישהו מחוץ למשרד, חשוב אם אתה באמת צריך להיפגש באופן אישי. האם ניתן להשיג את מטרתך באמצעות שיחת טלפון או ועידת וידאו במקום?
-
היה פרואקטיבי להפליא בכל הנוגע למעקב אחר פגישות. שלח לכולם סדר יום עבור כל פגישה, ואם השיחה אינה עוברת את הנושא, אל תפחד להחזיר אותה. פשוט, "בוא נקבע זמן לדון בהמשך אם זה מועיל, מאחר ונשארו לנו רק 10 דקות, " עובד בצורה מושלמת.
-
לקיים פגישה טלפונית אחת על אחת? שים בסתר לשמור את זה מתחת ל 19 דקות. זה יעזור לכם להקטין את הצ'אט הצ'ט-ידידותי למינימום ולהגיע ישירות לעניין. ואם השיחה נמשכת ונמשכת, תן תירוץ נחמד למה אתה צריך לנתק (כמו עצירה קשה או טלפון גוסס).
ניהול זמן ניהול
- בנה את לוח הזמנים שלך על פי הזמנים הטובים ביותר שלך לביצוע הדברים. מכירים את עצמכם בבוקר? הקדישו זמן זה לעבודה ממוקדת, ונסו להשאיר אותה נקייה מפגישות או הסחות דעת. תמיד פגע בהפוגה בסביבות שלוש בצהריים? תכננו כאן שעה בכל יום למשימות חסרות דעת.
- "אל תזלזל בכוחם של נתחי זמן קטנים לעשות דברים. במקום לבזבז את 15 הדקות שבין הפגישות, צרו רשימת משימות קטנות שתוכלו לדפוק תוך 15, 10 או אפילו חמש דקות: ענו על הודעות דוא"ל, הגעו לאיש קשר, עשו קצת קריאה בענף. " Fast Company
- לא בטוח לאן כל הזמן היקר שלכם הולך? השתמש בגשש כמו Rescue Time או Toggl כדי לעקוב אחר מה שאתה עושה במהלך היום. במהלך שבוע-שבועיים, תתחיל להבין מה הם האשמים המוצצים בזמן - ותוכל לתכנן את ההתקפה שלך לאיך תיפטר מהם.
- אסור לכם לעבוד כל סוף השבוע, אלא נסו למצוא כמה שעות לנקות את תיבת הדואר הנכנס, לדלות משימות קטנות יותר וחסרי דעת ולקבל התחלה מהפרויקטים הקרובים. לעשות זאת תוך כדי צפייה בסרט בערבי יום ראשון יכולה להיות דרך נהדרת לעשות זאת מבלי שתרגיש כאילו אתה עושה יותר מדי עבודה.
- השתמש בלוחות זמנים ובמגבלות זמן לטובתך. גם אם אין לך טכנית תאריך יעד למשימה, קבע לעצמך אחד כזה. הידיעה שיש לך רק שעתיים לעשות משהו יעזור להבטיח שלא תבזבזי שעה מזה באינטרנט.
- זה נשמע לא אינטואיטיבי, אך הקפד לתזמן שפע הפסקות לאורך היום שלך. אנו פרודוקטיביים ביותר כשיש לנו נתחים של עבודה ממוקדת ואחריה הפסקות קצרות. נסה להשתמש בטיימר מקוון כדי להזכיר לעצמך לקום מהשולחן שלך, לתפוס חטיף או מים, או לשוחח עם עמית לעבודה מספר דקות לפני שתחזור לאבן השחייה.
- תקצב זמן מוגבל להסחות דעת מועדפות. הידיעה שתעבור לבלות 10 דקות באינסטגרם לאחר שתעבוד מספר שעות יכולה לעזור לך להימנע מבזבוז זמן על זה עכשיו. בנוסף, השימוש בזה כתגמול על עבודה קשה יכול לעזור לך להישאר מוטיבציה.
- "אם אתה מתקשה להתחיל בפרויקט, עשה את עצמך להתחיל להריץ מקף. במילים אחרות, קבעו פרק זמן מסוים או כמות מסוימת של עבודה על הפרויקט שעליכם לעשות לפני שתעבורם למשהו אחר. ” 43 תיקיות
- "יש תמיד משימות גיבוי. יש פעמים שהחיים ינסו להפיל את התפוקה שלך: אדם שאתה צריך לדבר איתו אינו זמין, האינטרנט במצב לא פעיל, או שאתה פשוט לא יכול להתמקד במשימה העומדת בפניך. יש תמיד אפשרויות אחרות כדי שתוכל לעשות משהו גם כשאתה לא יכול לסיים את המשימה העיקרית שלך. " ניהול זמן Ninja
התמודדות עם הסחות דעת
- "אני מכבה את המחשב ומשאיר את הטלפון שלי במקומות מוזרים שמונעים ממני למצוא אותו מייד. זה מבטיח שאני מנותק ונוכח באופן מלא. והאמת היא שאני יודע שהמוח שלי צריך הפסקה, אחרת העסק שלי יסבול. " כריסטי מימס, @revolutionsclub
- זקוק לתיקון מהיר כדי למנוע מעובדיך להסיח את דעתך? קפץ לאוזניות שלך. זה לא הוכחת טיפש, אבל אנשים פחות סבירים לפנות אליך בשאלה או רכילות לא דחופה אם אתה נראה מחובר ומבצע את המשימה.
- כאשר אתה מעד על מאמרים מעניינים, אל תיתן לקרוא אותם כעת להפריע לפריון שלך. במקום זאת, השתמש בשירות כמו Pocket או Instapaper כדי לשמור אותם לקרוא מאוחר יותר כשיהיה לך יותר זמן (כמו אולי לעבודה שלך).
- ייעדו זמנים ללא אינטרנט בכל שבוע. בעוד שהרבה מהעבודה שלנו מסתמכת על האינטרנט, עדיין יש דברים שאנחנו צריכים לעשות בלעדיה - ואלו הם לעתים קרובות המשימות הממוקדות בהן אנו נמנעים ביותר. כבה את ה- Wi-Fi שלך למשך מספר שעות בכל שבוע כדי לצלול למשימות האלה.
- התחל להיות אגרסיבי לגבי אופן השימוש במדיה החברתית בעבודה. באופן אידיאלי, אתה לא אמור להשתמש בזה בכלל. אם אתה חייב, הגבל אותו ל"זמן הסחת הדעת "המיועד שלך והשבית את ההתחברות האוטומטית כך שיש לך מחסום בכל פעם שאתה ניגש לפייסבוק. צריך להיות אגרסיבי? נסה אפליקציה כמו SelfControl כדי לחסום את הגישה שלך במהלך יום העבודה.
- תפסיק לנסות לבצע ריבוי משימות! אנחנו ממש לא בנויים לזה, ובעוד שזה עשוי להרגיש שאתה עושה יותר, בסופו של דבר הכל ייקח לך יותר זמן. אם זה קשה עבורך, השקיע שבוע או שבועיים בצורה אגרסיבית במשימה.
- "ממש כמו ריבוי משימות, העומס מעמיס על החושים שלך ומקשה עליך לעשות דברים. אז אם אתה מוצא את עצמך מתקשה להתמקד, הסתכל סביב השולחן שלך (ובשולחן העבודה של המחשב שלך) כדי לראות אם מישהו מהם זקוק למעט מסודר . " Ooomf
- אל תהסס להסתגר מקולגות כשאתה זקוק לזמן ממוקד. אם אתה משתמש במערכת צ'אט פנימית, הפעל את ההודעה "אל תפריע", הודע לאנשים שאתה עובד על משהו ומתי תהיה זמין שוב. ואם יש לך משרד בפועל עם דלת? סגרו אותו, עם תו יפה בחזית המסביר את אותו הדבר.
- למיקוד אולטימטיבי, ודא שאף אחד מהמכשירים שלך לא מוגדר להציב אותך כשמגיעים הודעות חדשות. אפילו משהו קטן כמו זמזום מהטלפון שלך יכול להספיק בכדי להרוס זרימה יצרנית.
