כשמדובר באימון תעסוקתי, כמעט כל שיחה שיש לי עם לקוח כרוכה בנושא התקשורת. המניעים יכולים להשתנות באופן נרחב: יש אנשים שרוצים להיות אסרטיביים יותר, אחרים זקוקים לעזרה בניהול סכסוכים, ועדיין אחרים מתקשים לדבר את דעתם במסגרת קבוצתית.
כשאני מהרהר בכל השיחות שיש לי, אני מבין שרוב הזמן איננו מדברים על רעיונות מורכבים. זה באמת היסודות של תקשורת במקום העבודה שמטרידים את רוב האנשים.
לכן, מכיוון שכולנו יכולים להשתמש בתזכורת טובה, הנה חמשת הדברים המובילים בהם אני עוזרת ללקוחותיי בכל מה שקשור לתקשורת. זהה את אלה שאתה צריך לעבוד עליהם, והתחל להזיז אותם למערך המיומנויות השיחה שלך היום.
1. תפסיק להגיד "אבל" והתחל לומר "וגם"
האם אי פעם אתה תופס את עצמך אומר דברים כמו "אני אוהב את הרעיון הזה, אבל אנחנו צריכים לעשות את זה אחרת?"
ברגע שאתה אומר את המילה "אבל" האדם האחר מיד שוכח את החלק שאתה אוהב את הרעיון. מכיוון שפסלת אותו לחלוטין עם ה"אבל "וכל מה שבא אחריו.
במקום זאת, השתמש "ו-:" "אני אוהב את הרעיון הזה, ואני חושב שגישה קצת אחרת תהיה היעילה ביותר."
לשמוע את ההבדל?
בספרה Bossypants , טינה פיי מפרה את כללי השיפור. אחד הכללים הללו הוא לומר תמיד "כן, ו …". זה מראה על כבוד למה שיש לבן הזוג שלך לומר (גם אם אינך מסכים), עוזר לך לשמור על ראש פתוח לגבי המעשה, ומזמין אותך לתרום לשיחה על ידי בנייה על הרעיון של האדם האחר או הוספת רעיונות משלך. הדבר נכון גם לתקשורת בעבודה.
2. היצמד לעובדות
לעתים קרובות אני אשמע מישהו אומר הצהרה שסביר להניח שהיא לא מושרשת למעשה - כמו "היא תביא אותי", "הבוס שלי שונא אותי" או "אני יודע שהיא מצטערת שהיא שכרה אותי."
אני תמיד עונה בכמה שאלות: "האם זו עובדה? האם היא אמרה לך את זה, או שאתה מסיק מסקנה על סמך תצפיות? "
תקשורת יעילה היא קשה מספיק; אל תוסיף לזה על ידי יצירת סיפורים שאינם מבוססים במציאות. מתקשרים טובים נשארים מושרשים בעובדות.
זכור כי העובדות בכל נושא יכולות להיות שונות למדי מהתפיסה שלך לגביו. אולי הדרך בה אתה רואה מצב קשורה לסגנון העבודה הייחודי שלך, או שפשוט שהבוס שלך לחוץ לחלוטין ומוציא אותו עליך. לא משנה מה, אלא אם כן יש לך את העובדות, עדיף להימנע מפרשנויות צבעוניות ולהתמקד בהגעה לשורש הנושא.
3. הימנע מ"הגנה על עמדות "
כאשר אנשים מצטטים בעיות תקשורת במקום העבודה, לעיתים קרובות מדובר פחות בתקשורת ויותר על הגנה על עמדתם.
לדוגמא, נניח ששני עמיתים לעבודה, מייגן וג'ייסון, דנים בפרויקט. מייגן אומרת, "הפרויקט הזה מכריע את הצוות; אנו זקוקים לעזרה נוספת. "ג'ייסון אומר, " נוכל להתמודד עם זה. כולם רק יצטרכו להכניס שעות נוספות. "
במקום לנהל דיאלוג משמעותי על מה שמגדיר כל אחת מהתצפיות שלהם, מייגן מתוסכלת מכיוון שג'ייסון "לא שומע אותה." וג'ייסון חושב שמייגן נשמעת כמו תיעוד שבור, שמתרחש עד כמה היא המומה.
זו לא תקשורת. זו ההגנה על העמדה.
לעומת זאת, מתקשרים נהדרים שואלים שאלות ושואפים להבין את כל הצדדים בנושא - במקום לחזור כל הזמן על הצד שלהם בסיפור.
לדוגמה, ג'ייסון עשוי לומר, "אילו חלקים מהפרויקט מכריעים אותך?", או "ספר לי עוד על מה שאתה רואה כצוואר הבקבוק."
ומייגן אולי תגיד, "נשמע שיש לנו השקפות שונות לחלוטין על הפרויקט. אני תוהה אם שעות נוספות באמת יפתרו את הבעיות שאני רואה ", או" האם עלינו לבדוק את היקף הפרויקט ולוודא שהשעות הנוספות יהיו מציאותיות עבור המשאבים שיש לנו? ”
האם אתה רואה כיצד פשוט לחקור את רעיונותיהם של אחרים יכול לעזור לך להתעלות מעל התסכול שלך ולהעלות אותך לקרקע גבוהה יותר?
בספרה האייקוני "7 ההרגלים של אנשים יעילים מאוד" , סטיבן קובי אמר: "חפש קודם להבין, אחר כך להבין". כולנו צריכים להיות מוכנים להבין את האחר ככל שאנחנו רוצים שנקודת המבט שלנו תובנה. .
4. השתמש בשקט אסטרטגי כמו שאתה משתמש במילים
שיחות רבות הופכות לא פרודוקטיביות מכיוון שהמשתתפים עסוקים מדי בדאגה מה לומר ליד כדי להקשיב זה לזה באמת. כדי לתקן זאת, שאפו לנצל את רגעי השקט.
למרות שאתה עשוי לחשוב ששתיקה היא שלילית או לא נוחה, היא משרתת שיחה בכך שהיא מאפשרת למאזינים זמן לעבד את הנאמר ולתת לדוברים זמן לארגן את מחשבותיהם לפני שהם מגיבים - מבלי להרגיש ממהרים.
לכן, בפעם הבאה שאתה בדיאלוג וזה ראוי לתשומת לבך המלאה, מצא הזדמנות לתרגל שקט. הקדיש כמה רגעים מיותרים לספוג את הנאמר ולחשוב בכוונה דרך התגובה שלך לפני שאתה מדבר. למד להעריך ולמנף את רגעי השקט הללו במקום לפחד מהם - כדרך לבנות דיאלוג טוב יותר.
5. לעסוק באופן פעיל בנקודת המבט האחרת
כשסטודנט בקולג 'בארה"ב חזר לאחרונה מהתמחות אצל רשת מלונות גדולה בבריטניה, שאלתי אותו מה החלק המאתגר ביותר.
הוא השיב כי הופתע מהגיוון האדיר במקום העבודה בבריטניה. נראה כי כל אדם בא ממדינה אחרת ודיבר עם ניב אחר.
האתגר הגדול ביותר, לדבריו, היה לתקשר עם עמיתיו לעבודה באופן בו יוכלו להבין אותו באמת. לשם כך היה עליו להבין מהיכן הם הגיעו, כמה טוב הם מדברים אנגלית ואת תפקידם המוקצה. ובדרך כלל זה היה שונה עבור כל אדם ואדם.
איזו דוגמא נהדרת לתקשורת בעלת ביצועים גבוהים!
כדי שאנשים ישמעו אותך באמת - ואתה ישמע אותם - אתה צריך להבין שכולם נושאים פילטרים, אמונות, הנחות, חוויות והשפעות תרבותיות המעצבות את נקודת המבט שלהם. החלק הכי קשה? אתה לא יכול לראות אף אחד מהדברים האלה פיזית.
בקיצור, רק בגלל שאתה אומר משהו, זה לא אומר שאחרים ישמעו אותך. לתקשורת נהדרת לוקח זמן להבין מאיפה מגיעים אחרים, אם זה מושפע מגורמים תרבותיים, מקצועיים או אישיים. ברגע שתבין את ההבדלים הללו, אתה יכול לתקשר בצורה שמשפרת את היכולת שלך להישמע.
אולי נולדים מתקשרים גדולים - אבל הם גם עשויים. נסה להשתמש לפחות באחת מהאסטרטגיות הללו השבוע ובדוק כיצד תוכל להגביר את היעילות שלך בתקשורת. הקולגות שלך ישימו לב, ותמצא ביטחון חדש ורמת שביעות רצון בעבודה שלך.
