בעולם של עומס הדוא"ל, האם זה באמת הפתעה שהאישיות שלנו מפנה את דרכם לאופן שבו אנו מגיבים להודעות?
אולי הבוס שלך, זה שגורם לך לתהות אם אספרסו הניתן להזרקה הוא דבר, מסוגל להחזיר תשובה תוך שניות מרגע שאתה מכה "לשלוח" - גורם לך לתהות, שוב, אם הוא אי פעם בילה לרגע מנותק.
בזמן שאתה אוהב את המיידיות של התגובות שלו, אתה גם יודע שאתה לא יכול לאמץ את הסגנון שלו, למרות מיטב כוונותיך. וזה בגלל שאתה בן אדם שיטתי ויציב - שמתרגם לפרסונה של תיבת הדואר הנכנס שלך אפילו בקצב.
מתעניין איפה אתה נופל בעולם של אישיות הדוא"ל? להלן חמשת הסוגים הנפוצים ביותר שתתקל בהם בתיבת הדואר הנכנס. אולי תראה את עצמך?
1. שד המהירות
אתה ידוע כאדם שלעולם לא משאיר מישהו תלוי - אפילו לא במשך שעה (אלא אם כן אתה בארוחת הצהריים, כמובן, אבל גם אז העיניים שלך דבוקות לטלפון שלך). ברגע שנכנס דוא"ל, אתה משתמש בזה , ומפרסם תגובה.
אמנם זה נהדר שאתה מעל ההודעות שלך, אבל אם אתה משתמש בה כתחליף לעבודה אמיתית שאתה נמנע, זו בעיה. זה מספק לנקות תור, אבל אם אתה עדיין מתבצר בתיבת הדואר הנכנס שמונה שעות לאחר מכן, אתה עשוי להיות מכור להשלים את המשימה הקלה של ירי תגובות, ולא לצלול לעבודה האמיתית הדורשת כוח מוח אמיתי.
2. הגוסטר
אה, איך אני אשמח לומר "רוח רפאים" קיימת רק בהיכרויות, אבל האמת היא שהתרגול הזה די נפוץ גם בחוגים מקצועיים; למעשה, זה נמשך כל עוד התכתבנו זה עם זה. אבל עכשיו, עם כל הדברים הדיגיטליים, ולכן, באופן מיידי, אינך יכול להאשים את חוסר התגובה שלך על משאית דואר חסרה או אפילו על חיבור חיוג רע - אלה פשוט לא תירוצים לגיטימיים.
אתה אשם ברוחות רפאים אם אתה האדם שמעדיף להשאיר דוא"ל - במיוחד הודעות שאתה לא בטוח לענות עליהן - כדי להחמיץ בתיבת הדואר הנכנס שלך. אל תשלה את עצמך במחשבה שמישהו קונה את ההצדקה שלך "השארתי אותו בטעות בתיקיית הטיוטות".
אז אני אגיד את מה שחבריך לעבודה בטח מייחלים שיוכלו להגיד לך: כל תגובה, (טוב כמעט כמעט) עדיפה על שתיקה מוחלטת ברדיו. אפילו מהיר, "קיבלת את ההודעה שלך, עבד על הפרטים!" הערה טובה יותר מאשר להשאיר את הצוות שלך תוהה אם השאלה שלהם נפלה לחור שחור שלם.
3. הכלול בשגגה
תמיד יש חדשות בחדשות על מענה - הכל עם תוצאות קטסטרופליות. ואם אתה אשם בזה פעם או פעמיים, לא עניין גדול.
אבל, כשאתה מכניס את הצוות שלך לכל מה שאתה מקבל, מבלי לוודא האם זה אכן רלוונטי לעמיתיך לעבודה, אתה מסתכן לא רק לעצבן את הקולגות שלך, אלא גם לאבד את הרלוונטיות שלך.
אמנם זה חרוץ ומקפיד עלייך לנסות לכלול את כולם כל הזמן, קח בחשבון את העובדה שאנשים רבים מעדיפים שיועלו למהירות אחר כך, כשנדרש מהם לתרום בפועל.
4. הנעדר
אולי אתה אוהב אוויר של מסתורין לגבי מקום הימצאם. או שאולי אתה פשוט רגיל אשם ששכחת להפעיל ולכבות את המגיב האוטומטי שלך. לא משנה מה זה, החופשות התכופות שלך, ימי מחלה או היעדרויות מוגדרות במעורפלות גורמים לקולגות שלך לקנא, מתוסכל או נמאס לחלוטין. כאשר עמיתים לעבודה רואים את התגובה האוטומטית הזו - שוב! - הם נאלצים לדלג על לבקש את הקלט שלך ולעבור לגורם הבא.
אם אתה רוצה להצמיח את האמון והכבוד של הקולגות שלך, עשה לעצמך טובה וחשוב פעמיים לפני שתציב תשובה מיותרת מחוץ למשרד. אולי התיקון שלך הוא להתאים את ההודעה למצבך המדויק, ולשמור על טווח התאריכים של המגיב "במצב" למינימום מוחלט.
5. יוצר הטעות
"אופס סליחה! הנה הקובץ המצורף. "
נשמע מוכר? אולי אתה פשוט מהיר על ההדק ואינך יכול שלא לפטר דוא"ל, רק כדי להבין מאוחר יותר שכחת צעד חיוני שאתה נזכר אליו כששישה מחבריך לעבודה מציצים לך אחר סיפון השקופיות ששכחת אליו להוסיף.
בנוסף, לעיתים קרובות אתה מוצא את עצמך עם 65 שרשראות דוא"ל שונות מכיוון ששכחת לענות על שתיים מתוך שלוש משאלות המפקח שלך, או שהשארת את השאלה האחרונה בסקר משאבי אנוש ריקה.
צריך לבדוק את הצורך במהירות בדלת הפתגם כשאתה מכה את התשובות האלה. רק בגלל שאתה מנסה לצאת מהדלת, זה לא אומר שזה בסדר למהר ולגרש אחר כך תשובות מרושלות. עשו לעמיתיכם לעבודה (ותיבת הדואר הנכנס שלכם) טובה, ובדקו משולש כי עניתם על כל שאלה, וצירפתם את כל המסמכים הרלוונטיים לפני שתוציאו תשובה.
אז אולי הגעת דרך הרשימה הזו ותוכל לתת שם לעבודה (או בוס) לכל סוג, אך לא לעצמך. ובכן, מזל טוב! נמנעת מכמה מההרגלים השכיחים יותר, וזו הסיבה לטפוח לעצמך על הגב.
אבל לפני שאתה לגמרי מרפה לעצמך מהמתלה, אל תשכח מכמה דברים קטנים יותר שעשויים לגרום לך להראות בטעות פחות בטוח או גס רוח מכפי שאתה מתכוון. אף אחד לא מצפה מכם להיות כוכב דוא"ל, אבל יש סיבה מספקת לנסות לשפר, במיוחד לאחר ששמת לב להרגלים הפגומים שלך.
