עבודת צוות היא אחד ההיבטים החשובים ביותר של העבודה המודרנית. עם זאת, זמינות אינטרנט נרחב פירושו כי חברי הצוות יכול להיות כמעט בכל מקום בעולם. כדי שעבודת צוות תהיה יעילה, חשוב לחברות לאמץ שיטות עבודה וטכנולוגיות מודרניות המסייעות לעמיתים לעבודה, בכל מקום שבו הם נמצאים, לשתף את עבודתם בצורה פשוטה ויעילה. זה המקום שבו מגיע כלי שיתוף פעולה מקוון טוב. אם אתה שוקל לאמץ - או להציע אימוץ - כלי שיתוף פעולה מקוון, רשימה של הטבות שיתוף פעולה מקוון להלן עשוי לעזור לך ולארגון שלך לקבל החלטה על טכנולוגיה זו שימושית .
זה קל לעקוב אחר פרויקטים
כלי שיתוף פעולה מקוון יש מגוון רחב של יכולות מעקב הפרויקט להקל על חברי הצוות לראות את האבולוציה של הפרויקט מהיום הראשון. ממעקב אחר מי שערך את השינויים האחרונים במסמך, כיצד המסמך היה לפני השינויים, כדי לתייג עמית לעיון במסמך, הוא מעולם לא היה קל יותר לנהל פרויקט. כלי שיתוף פעולה מקוון מסירים את הצורך להשתמש בדואר אלקטרוני כאמצעי העיקרי לתקשורת עם חברי הצוות, ולכן הצורך לחפש בתיבת דואר נכנס עבור מסמך אבוד, לדוגמה, מוסר לחלוטין.
חברי הצוות יכולים להיות בכל מקום
כל עוד יש להם חיבור לאינטרנט, חברי הצוות יכולים לעבוד מרחוק מכל מקום בעולם. כלומר, זה אפשרי עבור צוות להיות מפוזרים לחלוטין, תוך כדי עבודה באופן מאורגן. עמיתים לעבודה במדינות שונות, או אפילו מדינות, יכולים לעבוד יחד בקלות על אותו פרויקט, ולסייע לארגונים להרכיב את הצוות הטוב ביותר לפרויקט, ללא קשר למיקום העובדים. זה גם אומר כי בעוד העובדים הם מחוץ למשרד בנסיעת עסקים, הם לא צריכים להיות מנותקים מהפרויקט, והוא יכול לתרום את זה כאילו הם היו על השולחנות שלהם.
קלות הדיווח
כמעט כל פרויקטי העבודה יש איזה סוג של דיווח המשויך אליהם, זמן הדו"ח הוא בדרך כלל מלחיץ. לפעמים זה קל לאבד חלק מהפעילויות שנעשו עבור פרויקט מסוים, במיוחד כאשר אתה עובד עם צוות גדול. עם זאת, באמצעות כלי שיתוף פעולה מקוון טוב, זה קל ליצור במהירות דוחות מפורטים הכוללים את כל הפעילויות הקשורות לפרויקט מסוים, נותן לחברי הצוות יותר זמן לעבוד על יצירת פעילויות מניבות.
פעולות מתבצעת במהירות
עם כלי שיתוף פעולה מקוון טוב, אין עוד צורך לסדר פגישה או שיחת טלפון כדי לעיין במסמכים. ניתן לטעון מסמכים לכלי, וניתן לקבל התראה אוטומטית של המבקרים באמצעות הדוא"ל שהעלו מסמכים. לאחר מכן, יכולים הסוקרים להוסיף הערות למסמך ולבצע את השינויים הדרושים ולהודיע לכל חברי הצוות שהמסמך נבדק ומוכן. זה עושה את זה הרבה יותר קל לשמור על זרימת עבודה קבועה מאורגנת על הפרויקט, עם חברי צוות מיד תורם בעת הצורך.
המסמכים מאוחסנים במקום אחד
זה מקל על כל חברי הצוות לקבל גישה לכל המסמכים הדרושים, ללא קשר למיקום שלהם. כמו כן, העובדים אינם צריכים לשמור מסמכים על מקל USB או מדיה אחסון אחרים אם הם מתכננים לעבוד על אותם מרחוק, וכל העדכונים למסמך נראים מיד. אין צורך בגרסאות שונות של מסמך שישלחו בדואר אלקטרוני, וחברי הצוות ידעו בכל עת היכן למצוא את הגרסה העדכנית ביותר של מסמך.
