שיחות ועידה אודיו לשאת יתרונות רבים עבור עסקים ופגישות חברתיות, אבל הם באים עם קבוצה משלהם של בעיות נפוצות. אי-יכולת לטפל בהם יכולה להיות ההבדל בין פגישה מקצועית, יעילה ויעילה לבין שיחת ועידה של אדם עני, אשר בקושי הבין את מטרותיו. להלן שבע בעיות נפוצות וכיצד לתקן אותן.
1. רעש רקע
זהו רעש שמגיע ממשתתף מלבד הקול שלהם, כגון כיסאות מקשקש, פטפוט רקע, רעשי מכונות, רשרוש נייר, וכו 'אתה מקבל את הרעשים האלה בעיקר עם משתתפים המשתמשים VoIP (קול על פרוטוקול אינטרנט), כי הטלפון המסורתי המכשיר הקדיש מיקרופונים קצרי טווח, בעוד VoIP עובד עם מיקרופון מובנה המכשיר כי הוא יותר הגיוני. דוגמה לכך היא מערך מערך המיקרופון במחשבים ניידים. יש אנשים להשתתף בכנסים באמצעות המכשירים שלהם ללא ידיים.
הדרך היחידה לתקן את המצב הזה היא לגרום למשתתפים להיות מודעים להפרעות שהם גורמים להם, והדבר נעשה בצורה הטובה ביותר באמצעות תקשורת לפני שיחת הוועידה. לדוגמה, כמארגן, ייתכן שתרצה להפיץ דוא"ל על כללי התנהגות של שיחת ועידה לפני הפגישה.
2. הד
הד עשוי להיות חלק מרעש רקע, אבל זה יותר טכני מזה. ייתכן שמישהו שישתתף בשיחת הוועידה ייתקל בבעיות בטלפון - אולי אין לו ביטול הד, למשל. (קרא עוד על איך להפסיק לייצר הד.)
מישהו עם הד הוא מתבקש בדרך כלל לנתק. אז שוב, מודעות פרואקטיבית של בעיות טכניות עם טלפונים וציוד אחר המשמש שיחת ועידה חשוב.
3. חוסר נוכחות נוכחות
בשיחת ועידה קולית, אתה משתמש רק באחד החושים שלך: השמיעה שלך. לא תראה אנשים שאתה מדבר איתם או מקשיב להם. אם אינך עוקב אחרי כל כניסה ויציאה בשיחת הוועידה, ייתכן שאינך מודע לנוכחותך בקהל שלך פעם אחת עמוק לתוך הוועידה.
בעיה זו נותרה ללא פתרון סופי עד כה. הכלי הראשון המציע כל סוג של ניהול נוכחות הוא UberConference, אשר מאפשר לך לראות מי מדבר, מי כאן, מי לא, וכן הלאה. מספר כלים כאלה צצו לאחרונה, חלקם עם ממשקים חזותיים מעניינים המייצגים משתתפים עם סמלים. הדרך הטובה ביותר לנהל את הנוכחות של המשתתפים עדיין עשויה להיות פשוט התנהגות: שאל את כל אדם להודיע על היכרויות שלהם הולך כמו באדיבות.
4. מוסיקה בהמתנה
אנשים בדרך כלל החתן ממשק הטלפונים שלהם לשימוש אישי שלהם, אבל לא לשיחות ועידה. אמנם זה יכול להיות נחמד עבור מישהו שהוחזק על מנת לשמוע מוסיקה, זה יהיה מטרד בשיחת ועידה. חלק מהמשתתפים עשויים לשים את הוועידה בהמתנה בעת השתתפות שיחה או משימה אחרת, למשל, ובכך בטעות הוספת אווירה קצבית לכנס. הנה שוב, קמפיין מקדים של מודעות לאתיקה ועידה כדאי.
5. היעדר מנהיגות
במקרים מסוימים, אם לקבוצה אין מנהיג, תוהו ובוהו יוביל במקום. הדבר צפוי במיוחד בהגדרת ועידה. אדם אחד צריך לכוון את הדיון להבטיח כי לכל אחד יש מספיק זמן לדבר ואת תשומת הלב הדרושה, ולקבל דברים בחזרה על המסלול צריך להיות straying או סכסוך ממש.
6. חומרים ומסמכים ניהול כושל
כנסים רבים מתייחסים למסמכים, חומרים וכלים. הפצה לא נכונה של מידע כזה גורמת למספר משתתפים להיות בחושך בנקודות מסוימות, ובכך לגרום לאינטרסים. הקפד, אם כן, להפיץ את המידע הרלוונטי ומסמכים לכל המשתתפים הרבה לפני תחילת הכנס.
דרך נוספת, טובה יותר, היא להשתמש בכלי שיתוף פעולה מקוונים, המאפשר אינטראקציה עם חומרים כאלה.
7. איכות שיחה ירודה
זה קורה לעתים קרובות עם שירות VoIP, אשר תלוי במספר גורמים הכוללים רוחב פס, רכיבי codec, טלפונים, והתקנים אחרים. אין הרבה מה שאתה יכול לעשות בקשר לכך אם אתה מנהיג הוועידה או מארגן. המשתתף הסובל באיכות קול ירודה חייב לטפל בבעיות טכניות בצד שלהם.
