תיבת דואר משותפת מאפשרת ללקוחות, לספקים ולאחרים לשלוח דוא"ל לכתובת מרכזית שבה כל אחד בצוות יכול לראות ולהגיב להודעות אלה.
מהי תיבת דואר משותפת של Office?
אחת הדרכים היעילות ביותר לשיתוף הודעות דואר אלקטרוני עם קבוצת אנשים היא להגדיר תיבת דואר משותפת של Office 365. עם תיבת דואר משותפת, לכל אדם שהוקצה לתיבת הדואר יש גישה מלאה להודעות. הם יכולים לקרוא הודעות דוא"ל נכנסות, להשיב להודעות, להעביר הודעות ולראות כיצד אחרים הגיבו לדואר נכנס.
כאשר חבר צוות מגיב להודעת דואר אלקטרוני מתיבת הדואר המשותפת, הודעת האימייל נשלחת מכתובת הדואר המשותף, לא מכתובת האימייל של האדם. מקבל הודעת הדואר האלקטרוני רואה רק את הכתובת של תיבת הדואר המשותפת. זה לשמור על כתובת הדוא"ל הפרטית של העובדים שלך חסוי וזה נותן לעסק שלך מראה מקצועי.
הארגון שלך יכול ליצור כמה שיותר תיבות דואר משותפות. לתיבות דואר משותפות אין שמות משתמש או סיסמאות. תיבת הדואר המשותפת אינה דורשת רשיון של Office 365, אך לכל משתמש שהוקצה לתיבת הדואר חייב להיות מנוי ל- Office 365.
מדוע להשתמש בתיבת דואר משותפת של Office?
שירות לקוחות, משאבי אנוש או מחלקות שיווק שרוצים שהודעות דוא"ל נכנסות יענו על ידי חבר הצוות הבא, הן דוגמאות טובות לשימוש יעיל בתיבת דואר משותפת. כל אדם שהוקצה לתיבת הדואר המשותפת יכול לראות ולהגיב לכל הודעה בתיבת דואר זו.
עבודה עם תיבת דואר משותפת של Office 365 אינה קשורה לדוא"ל בלבד. זה על לעזור לאנשים בארגון שלך לעבוד בצורה יעילה יותר. יחד עם תיבת הדואר המשותפת, הצוותים שלך יקבלו גישה לרשימת אנשי קשר משותפת וללוח שנה משותף. עם רשימת אנשי קשר משותפת, לכל אחד בקבוצה יש גישה לכתובות דוא"ל חשובות. עם לוח השנה המשותף, חברי הקבוצה יכולים להזין את הפגישות שלהם במיקום מרכזי שכל אחד בקבוצה יכול לראות.
הגדרת תיבת דואר משותפת
ניתן להגדיר את תיבות הדואר המשותפות של Office 365 רק על-ידי מנהל המערכת של המינוי שלך ל- Office.
בצע את ההוראות הבאות כדי להגדיר תיבת דואר משותפת:
- היכנס למרכז הניהול של Office 365 באמצעות חשבון מנהל המערכת שלך.
- בחר קבוצות> תיבות דואר משותפות.
- בחר הוסף תיבת דואר.
- בעמוד הוסף תיבת דואר, הקלד שם עבור תיבת הדואר המשותפת בשדה שם. כינוי תיבת דואר נוצר באופן אוטומטי בשדה האימייל, אך ניתן לשנות אותו למשהו אחר. לאחר שתקרא את תיבת הדואר המשותפת, בחר הוסף כדי ליצור את תיבת הדואר.
- תחת השלבים הבאים, בחר הוסף חברים לתיבת דואר זו.
- בעמוד 'חברים של דואר משותף', בחר הוסף חברים.
- הצב סימן ביקורת לצד אותם אנשים שיש להם גישה לתיבת הדואר המשותפת. אם אינך רואה שם של אדם ברשימה, הקלד את שמו בתיבה חפש. בסיום, בחר להציל.
שמור דואר שנשלח אל תיבת הדואר המשותפת
כאשר מישהו שולח הודעת דואר אלקטרוני מתיבת הדואר המשותפת, עותק של אותה הודעה נשמר בתיקייה פריטים שנשלחו, ולא בתא הדואר המשותף. אם ברצונך לשמור את הודעות הדואר הנכנסות הללו בתיבת הדואר המשותפת, ערוך את הגדרות תיבת הדואר המשותפת.
כך תשמור הודעות דוא"ל שנשלחו אל תיבת הדואר המשותפת:
- בחר קבוצות> תיבות דואר משותפות.
- בחר את תיבת הדואר המשותפת.
- בחר ערוך ליד ההגדרה פריטים שנשלחו.
- בעמוד פריטים שנשלחו, הזז את המחוון למצב מופעל עבור פריטים העתקה שנשלחו כפריט דואר זה וכעת העתקת פריטים שנשלחו עבור תיבת דואר זו. לאחר שתסיים, בחר להציל.
השתמש ב- Mail Mailbox ב- Outlook 2016, Outlook 2013 ו- Outlook 2010
לאחר שמנהל המערכת של הארגון שלך הגדיר את תיבת הדואר המשותפת, המשתמשים שלך אינם צריכים לעשות דבר כדי להציג את תיבת הדואר המשותפת בגירסת שולחן העבודה של Outlook. תיבת הדואר המשותפת תופיע באופן אוטומטי בחלונית Folder.
כדי לשלוח הודעת אימייל מתיבת הדואר המשותפת:
- פתח את Outlook.
- בחר מייל חדש כדי ליצור הודעה חדשה.
- בחר מ ובחר את תיבת הדואר המשותפת.
- הקלד את ההודעה ובחר שלח.
גש אל תיבת הדואר המשותפת ב- Outlook באינטרנט
אם ברצונך לעבוד עם תיבת הדואר המשותפת בדפדפן אינטרנט, יהיה עליך להוסיף אותה ידנית.
כדי להוסיף את תיבת הדואר המשותפת לגירסה המקוונת של Outlook:
- היכנס לחשבון Office 365 ובחר את Outlook אפליקציה.
- בחלונית הניווט, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על שם תיבת הדואר שלך ובחר הוסף תיקייה משותפת.
- בתוך ה הוסף תיקייה משותפת בתיבת הדו-שיח, הקלד את כתובת הדואר האלקטרוני של תיבת הדואר המשותפת ולאחר מכן בחר הוסף.
תיבות דואר משותפות ו- Outlook Mobile App
תיבות דואר משותפות אינן מופיעות באפליקציה לנייד של Outlook. פירוש הדבר שאם ברצונך לגשת לתיבת דואר משותפת מהטלפון החכם, יהיה עליך לפתוח דפדפן ולהשתמש ב- Outlook באינטרנט.
תבחין הבדל קל איך אתה עובד עם חשבון הדוא"ל הפרטית שלך ב- Outlook ועם תיבת הדואר המשותפת. עם תיבת הדואר המשותפת, אתה וחברי הצוות שלך יעבדו טוב יותר יחד כדי לענות על הודעות דוא"ל מלקוחות, ספקים, ספקים ואחרים.
