אפילו כאשר המיילים שלך אינם דורשים תגובה מיידית, אנשים מסוימים חושבים שהם כן.
אז כשאנחנו מספר שעות על הרשת - אולי בגלל תור לרופא או פגישה ללא מחשב נייד - אנשים מתחילים לתהות אם אנחנו חיים וקיימים (ויותר חשוב בראשם, למה אנחנו לא לחזור אליהם).
זו הסיבה להודעת OOO מועילה! ברצינות - זה לא רק כשאתה בחופשה. הם יכולים לעזור לרפד את המכה כאשר יש לך לקוח נזקק או עובד מציק, והם מבטיחים שתחזור לאנשים מייד, גם אם זה רק כדי לומר להם שתגיב אחר כך.
להלן שישה מקרים מפתיעים שעליכם להשתמש באחד (ותבניות לעיצוב המסר המקצועי המושלם):
1. כשאתה מטייל (לעבודה)
אז אתה בשיחה, אך אינך יכול להרים את הטלפון שלך כי טוב, הדיילות אמרו לך שלא. שימוש בהודעת OOO יכול ליידע אנשים שקיבלתם את הדוא"ל שלהם, להבין שהוא חשוב ויחזור אליהם ברגע שתנחת.
היי,
3. כשאתה נמצא בטווח Wi-Fi רע
אין דבר יותר מעצבן מאשר להשיג את הגלגל מסתובב בזמן שאתה לוחץ על שלח בדוא"ל מכריע. על ידי הצבת מו"פ, אתה מראה שאתה מנסה להגיב, אך ממש אינך יכול.
היי,
4. כשיש לך מינוי (ארוך)
למקרה שהפגישה אצל רופא השיניים תעבור בארוחת הצהריים, יש לבקש מנהל שירות כזה שאנשים יידעו שאתה לא עובד.
היי,
5. כשאתה עושה עבודת ראש למטה
כולנו יודעים שדוא"ל יכול להיות רוצח פרודוקטיביות רציני, כך שאם זה נראה מתאים במשרדך, אל תהסס להשתמש ב- OOO בכדי לומר לאחרים שאתה מנסה להתמקד ובכך לא לבדוק את ההודעות שלך במשך מספר שעות.
(לפני שתעשה זאת, בדוק עם הבוס שלך כדי לוודא שזה לא ישפיע על זרימות העבודה.)
היי,
6. כשזה לא פעיל
ואם גיליתם שלקוחות אינם מכבדים את הערבים או הסופי שבוע שלכם (וברור בתיאור התפקיד שלכם כי אינכם צריכים להיות זמינים אז), נסו להשתמש בערב זה כדי לאמן אותם ליצור איתכם קשר רק במהלך שעות העבודה. שוב, הייתי בודק עם הבוס שלך כדי לוודא שזה מותר.
היי,
השימוש בהודעת OOO למצבים ארציים (אך גוזלים זמן) לא רק יביא את כל הדאגות של איש הקשר בנוח, אלא הוא יבטיח שתשמור על המוניטין המקוון המהמם שלך. בנוסף, זה יעזור לך ליצור הרגלי דוא"ל בריאים יותר - מכיוון שאתה מבין שרוב הדוא"ל לא באמת דחוף, לא תצטרך מנהל שירות כדי לדעת שזה בסדר לא להגיב מייד.
