כשאדרנה טרנר החלה תפקיד חדש כרואה חשבון עלויות, אחת המשימות שהועברו לה מקודמתה הייתה דוח חודשי שלקח כמעט שבועיים להרכיב. היא בילתה על זה כל חודש במשך החודשים הראשונים שלה בחברה, אפילו אחריות אחרת שנערכה על שולחנה.
ואז היא הבינה משהו. אף אחד - אפילו לא הבוס שלה - מעולם לא נתן לה שום משוב על הדיווח. מתברר שהם לא הסתכלו על זה, קל וחומר לחפור בנתונים שהיא סיפקה. למען האמת, היו לה דברים טובים יותר לעשות מאשר לבזבז כל כך הרבה זמן ולהשקיע כל כך הרבה מאמץ במשהו שאיש לא הוציא ממנו דבר.
"חיפשתי דרכים להיות יעילים ויעילים יותר", אומר טרנר, מאמן קריירה של מוזה וכותב FIT for Success. אחת הדרכים הללו היא לפנות מקום בלוח הזמנים שלה לדברים שהשפיעו יותר.
כולנו יכולים ליהנות מבחינת הדברים ברשימות המטלות והשעות בימינו מעט יותר מקרוב. להלן ניקיון האביב, או ניקוי בכל עונה, הנה שבעה טיפים שיעזרו לך להתמודד עם לוח הזמנים שלך.
1. מלאי ומעקב אחר זמנך
אתה לא יכול באמת לנקות את לוח הזמנים שלך אם אתה לא יודע מה יש בו - וזה כולל את כל הדברים בלוח השנה המילולי והרשמי שלך ואת כל הדברים שאינם. "אני תמיד אומר שאם אתה רוצה לבזבז את זמנך טוב יותר, אתה צריך להבין איך אתה מבלה את זמנך עכשיו, " אומרת לורה וונדרקם, מחברת הספר " Off the Clock": תרגיש פחות עסוק בזמן שאתה מתבצע יותר . "לאנשים יש הרבה סיפורים שהם מספרים לעצמם על זמנם, " היא מוסיפה, אבל הסיפורים האלה לא תמיד מדויקים.
לכן היא ממליצה לעקוב אחר השעות שלך במשך שבוע ואפילו מספר ימים באמצעות אפליקציה, גיליון אלקטרוני או פיסת נייר. לאחר שבחנתם אובייקטיבית לאן הזמן שלכם עובר כעת, תוכלו להתחיל למיין ולהחליט מה צריך לעבור.
וונדרקם אומר שאתה יכול לתעל את מארי קונדו - האם שיעור יוגה זה בימי רביעי מעורר שמחה? מה עם המופע ההוא שאתה צופה בו? - אבל רק לנקודה מסוימת. "זה דבר מגוחך לחשוב שהכל יעורר שמחה. אולי תאהב את העבודה שלך אבל הנסיעות שלך לא יעוררו שמחה. אתה אוהב את ילדיך אבל החלפת חיתול לא תעורר שמחה, "היא אומרת. הרעיון הוא לשאול, "מה גורם לכאב ביותר? ומה אני באמת יכול לעשות משהו בקשר אליו? "
טרנר עושה תרגיל דומה עם לקוחות המעוניינים לבצע שינוי בקריירה או לבצע פעולה כזו או אחרת אך מרגישים שהם כל כך עסוקים עד שאין להם זמן להקדיש למטרות שלהם. יש לה אותם לשמור יומן זמן עד חצי שעה במשך שבועיים. לעתים קרובות הם מבינים שהזמן שהם בילו בגלילה במדיה החברתית או בצ'אט על תוכנית הטלוויזיה האהובה עליהם בסל"ק מסתכם לכמה שעות שהם יכלו להקדיש לעשות משהו יותר פרודוקטיבי, או אפילו רק שהם נהנים באמת.
2. לטהר פגישות ומשימות חוזרות ונשנות
ברגע שאתה יודע מה נמצא בלוח השנה שלך, אתה צריך וצריך לשאול מדוע , אומרת הת'ר יורובסקי, מאמנת קריירה של מוזה ומייסדת Shatter & Shine. "מה המטרה של כל דבר כאן? האם אנו משיגים את זה או שמא משהו צריך להשתנות? "היא מסבירה. "המפתח לא מפחד לשאול מה נמצא ביומן שלך."
התחל בפגישות חוזרות, שיכולות בקלות רבה לבנות ולהשתלט על לוח השנה שלך, שכן כפי שמציין Vanderkam, "כל אחד לא צריך להצדיק את עצמו."
אם אתה מסייע לפגישה חוזרת, יורובסקי מעודד אותך להשהות פעם בחודש ולשאול, "האם זה עדיין הגיוני? האם אנו משיגים את מה שיצא לנו להשיג? האם אנשים מאורסים ותורמים? (הסימן לכך שפגישה לא צריכה לקרות היא שאף אחד אחר לא מדבר.) "אם התשובות לשאלות אלה אינן, שקול לבטל את הפגישה, להפוך אותה לקצרה או פחות תכופה, או להעביר את המידע הרלוונטי באמצעות הדוא"ל. .
גם אם אינך אחראי, אתה עדיין יכול לנקוט בפעולה, כפי שעשה טרנר בדו"ח החודשי ההוא. אם אתה עושה זאת על ידי הצעת פתרונות ולא רק על ידי הצבת שאלות או הצגת בעיות, אומר טרנר, זה "גורם לך להראות כאילו אתה מושקע במה שאתה עושה." אם זו ישיבה של מישהו אחר, בקש סדר יום ואם יש משהו שעליך לקרוא עליו או להיות מוכן לדון בו. אולי רק תזכיר למארגן לשאול את אותם פגישות שתמיד היו שם.
3. מיין דברים לפי חשיבות ודחיפות
אם עקבת אחר זמנך אך מתקשה לעטוף את הראש סביב מה שצריך להישאר ומה צריך ללכת, טרנר מציע להשתמש במטריקס לניהול זמן שמופיע בספר העסקים הקלאסי של סטיבן קובי 7 ההרגלים של אנשים יעילים מאוד: שיעורים עוצמתיים בשינוי אישי . הרעיון הוא למיין פעילויות לפי חשיבות ודחיפות ולהכניס אותם לאחד מארבעה ריבועים:
- רביע הראשון: חשוב, דחוף כולל דברים כמו משברים, פגישות ברגע האחרון למועדים חשובים
- ריבוע II: חשוב, לא דחוף כולל דברים כמו תכנון אסטרטגי, קביעת יעד לטווח הארוך
- ריבוע III: לא חשוב, דחוף כולל דברים כמו הודעות דוא"ל מסוימות, שיחות טלפון, פגישות ואירועים
- רביע הרביעי: לא חשוב, לא דחוף כולל דברים כמו גלילה ללא מחשבה דרך המדיה החברתית, זווית צפייה בטלוויזיה שלא באמת אכפת לכם ממנה
"אז אתה בעצם צריך לקבוע מה אתה צריך לעשות יותר ומה אתה צריך לעשות פחות כדי להבטיח שאתה יהיה פרודוקטיבי ככל האפשר, " היא אומרת. לדוגמה, אולי תופתעו לגלות שרוב הפעילויות היומיומיות שלכם נופלות ברביעים III ו- IV, כך שהמטרה שלכם עשויה להיות לצמצם את אלה כדי לפנות מקום לפעילויות ברביעים I ו- II.
4. צמצם או מיקור חוץ
במקרים מסוימים אתה יכול פשוט לומר לא (יפה) להוספת אירוע מסוים ליומן או למשימה שלך לרשימה שלך. דברים אחרים פשוט צריכים לעשות. אבל זה לא אומר שאתה לא יכול לגרום להם לקחת פחות זמן או שאתה צריך להיות זה שיעשה אותם.
האם יש משימה בעבודה שאתה יכול להאציל או למיקור חוץ? כמנהל, ניתן לבצע באופן מיידי יותר העברת משימה לאחד הדוחות הישירים שלך. אבל גם אם אינך בעמדת פיקוח, חשוב על דרכים קטנות שתוכל לעשות זאת. האם אתה מבלה שעות בעדכון ידני של בסיס נתונים או מערכת? האם ניתן יהיה לשתף פעולה עם מהנדס כדי למצוא תהליך אוטומטי יותר? או שאתה יכול לסחור בביצוע עבודות הבית המייגעות האלה כדי שאף אחד לא יתקע עושה את זה בכל פעם?
אם אינך יכול להעביר משימות מסוימות לסיטונאות אחרות, נסה למזער את הזמן והמאמץ שהם דורשים. כדי לחזור לדוגמה של טרנר, היא עבדה עם הבוס שלה כדי לשקם את תהליך הדיווח כך שהיא שולחת תמונות חודשיות מהירות ורק הכניסה דו"ח מעמיק יותר לרבעון. זה פינה לה את הזמן, ובכל זאת הביא לבוס שלה ולעמיתיו את התובנות הדרושות להם. לא משנה מה זה מרגיש שזה מתגבר בלוח הזמנים שלך, בדוק אם יש דרך לעשות פחות מזה.
5. צור בלוקים
קל להסיט את מבטו ולחזור למצוא את לוח השנה שלך מפוצץ בפגישות וחובות שונים. בין אם אתה או עמיתים שמטילים כל פריט בודד שם, הוא משאיר לך רק פיסות של זמן ראש למטה ותקווה מועטה לבצע כמה מהמשימות הגדולות ביותר בצלחתך. חלק מניקוי לוח הזמנים שלך הוא מציאת אסטרטגיות למניעת התפשטותה מחדש - בדיוק כמו שהיית עושה אם היית מארגן מרחב פיזי.
צ'לסי וויליאמס, מאמנת בקריירה של מוזה ויועצת כישרונות, ממליצה לחסום נתחי זמן בלוח השנה שלך כשלא תהיה זמין לענות על מיילים או שיחות טלפון או להשתתף בפגישות. אתה יכול להשתמש בו לצורך אסטרטגיה ברמה גבוהה יותר או זמן פרויקט ממוקד (פעילויות מרובעות II חשבו). מכיוון שהוא כבר שמור ונראה בלוח השנה שלך, הוא מונע מדברים אחרים להצטבר ולהיפגע בזמן שאתה צריך. "אתה יוצר מרחב, " היא אומרת. ואם אתה גורם לחסימות אלה לחזור, היא מוסיפה, הם הופכים לחלק טבעי מהקצב השבועי שלך.
"אני חובב עצום של חסימת זמן", אומר יורובסקי, שמציע גם לצפות ולהתייחס לצרכים אחרים באמצעות אסטרטגיה זו. אם אתה מוצא את עצמך עוזב את המשרד קשה וחרד, למשל, היא ממליצה לחסום את 30 או 45 הדקות האחרונות של היום. אתה יכול להימנע מריצת הדלת מיד לאחר פגישה ולתת לעצמך את ההזדמנות להירגע ולעבור בצורה חלקה יותר. "בכל מקום שאתה חוסם זמן אתה מתחיל להרגיש רענן."
6. אל תשכח השבתה
ניהול זמן איננו רק כדי לסחוט עבודה ככל האפשר בלוח הזמנים שלך או לסלק אותו לחלוטין, כך שתוכל לעשות שום דבר לחלוטין. זה גם על פינוי מקום לדברים שאינם עבודה ואלו המאפשרים להטעין.
"אתה רוצה לבחור במודע את ההשבתה במודע, " אומר Vanderkam. "תחשוב על מה זה באמת מחדש אותי?" זה יכול להיות טבע, פעילות גופנית, חברים, אמנות, אפייה או כל דבר אחר שאתה נהנה שממלא את הסוללות המטאפוריות שלך. עבור Vanderkam, הקריאה היא אחד הדברים האלה. "השתפרתי הרבה יותר מוודא שיש לי ספרים טובים לקרוא", היא אומרת, כי "כשיש לי ספר טוב אני קוראת זה מה שאני עושה כבחירת ברירת המחדל שלי למועד השבתה." כשהיא לא, היא (כמו רבים מאיתנו) נופלת טרף למגילת המדיה החברתית חסרת השכל.
זה לא שאתה בהכרח צריך להעתיק את השבתה בלוח השנה שלך (או, נכון, לחץ והקלד אותו שם) - אם כי אם זה מה שאתה מעדיף, לך על זה! רק זכרו שזה צריך להיות חלק מכוון מהמשוואה. "יש לנו נטייה למלא מקום פתוח כיוון שאנחנו משווים את הדבר שאנחנו מתבקשים לעשות או חושבים לעשות בלי כלום, " אומר Vanderkam. "זו לא ההשוואה הנכונה. ההשוואה היא לכל שאר הדברים שאתה יכול לעשות. "
7. העמיד פנים כאילו אתה נוכח בעתיד
כשמדברים על יום חמישי של שלושה שבועות, קל לחשוב, "אה, אז אני פנוי, נשמע נהדר!" והקפץ אותו ליומן בלי לשקול אם תרגיש כך באותו יום רביעי שלושה שבועות. מינוס יום מהיום.
אבל "כשאתה חושב על משהו בעתיד, שאל את עצמך אם היית עושה את זה מחר, " אומר Vanderkam. "אתה יודע כמה אנרגיה יש לך עכשיו ולהניח שזה יהיה די דומה מחר. זה מאפשר לך להיות קצת יותר שיקול דעת. "בקיצור, אם לא היית מתרגש לעשות את זה היום או מחר, כנראה שלא תתרגש לעשות את זה בעוד שלושה חודשים, אז קבל את ההחלטות שלך בהתאם. כי "בסופו של דבר העתיד יהיה מחר."
עם זאת, Vanderkam מזהיר מפני הרגל לבטל תוכניות שהוחזקו זמן רב ברגע האחרון. "אם התחייבת לעשות משהו ואם זה עם אנשים שאתה מעריך, אולי כדאי שתתייחס לזה כאל חוויה לימודית, " היא אומרת. "הזכר לעצמך שזו לא הרגשה טובה ואיך אוכל להימנע מכך בעתיד?"
במילים אחרות, ניקוי לוח הזמנים לא נוגע תמיד להסרת דברים שכבר קיימים שם - אולי בסיכון לפגוע בקשרים מקצועיים או אישיים. זה קשור להתייחס לזמנך ולשמור על מסודר קדימה.
חשוב על ניקוי לוח הזמנים שלך כיעד לטווח הארוך. "אני מעודד אנשים להיות נועזים, " אומר ונדרקם. אם אתה קצת אמיץ והרבה מכוון, תוכל לעשות פחות ממה שאתה לא אוהב ויותר ממה שאתה עושה.
