אימייל החליף דואר חילזון עבור עסקים רבים תקשורת אישית. כדי לשלוח את המיילים הטובים ביותר, אתה צריך להיות מודע כמה כללים. דואר אלקטרוני נימוסים המשטרה לא יבוא אחריך אם אתה לא עוקב אחריהם, אבל הם הנחיות שיעזרו לכם להימנע מטעויות כגון לפגוע במישהו כאשר אתה לא מתכוון ואי הבנות כמו להיות נעלב כאשר אתה לא אמור .
אלה חוקי הליבה של כללי התנהגות דוא"ל לעזור לנו לתקשר טוב יותר באמצעות דוא"ל, וזה משלם לדעת אותם.
01 מתוך 25קח מבט שני לפני שאתה שולח הודעה
הקלד פעם אחת, חפש פעמיים, והימנע מכתובות דוא"ל מביכות שיש בהן טקסט שגוי, עבור אל הנמען או הנמענים הלא נכונים. לכן:
- השהה רגע לאחר שתשלים הודעת אימייל.
- עיין בשמות הנמענים.
- קרא את הודעת הדואר האלקטרוני.
רק אז אתה צריך לבחורשלח. אונקיה של מניעה שווה קילוגרם של תרופה.
ב- Gmail ובכמה שירותי דוא"ל אחרים, תוכל להפעיל תכונה של ביטול התכונה שתיתן לך כמה שניות לבטל נזק פוטנציאלי גם לאחר שליחת דוא"ל תועה. כאשר זה אינו זמין, נסה להשאיר את השדה אל ריק או להזין את כתובת הדוא"ל שלך, כך שאתה מוזמן לקחת מבט סופי לפני השליחה.
02 מתוך 25אל ברירת מחדל
אם "השב" הוא טוב, אז "השב לכולם" חייב להיות טוב יותר. אבל זה נכון?
שים לב לתיבות הדואר הנכנס של הנמענים ואל תשלח את תשובתך לאנשים שאינם זקוקים לה.
03 מתוך 25שמור על הודעות דוא"ל קצרות
אל תאיים על נמענים עם יותר מדי טקסט. כתוב במקום זאת הודעה קצרה וקלה להבנה.
04 מתוך 25השתמש בתכונה 'ציטוט' באופן מושכל
האם אתה חושב ציטוט טקסט מקורי בתשובות הדוא"ל שלך היא הרבה עבודה? זה לא. לפעמים זה חשוב להמשכיות. ייתכן שהנמען שלך לא יודע על מה אתה משיב, אך אם אתה מצטט את החלק של הודעת השולח בתשובתך, כוונתך ברורה.
ברוב המקרים, תוכל להעתיק את החלק של הודעת האימייל של השולח ולאחר מכן לבחור "הדבק כציטוט" (או ביטוי דומה) בתגובתך. אם המסר של השולח היה ארוך, אתה בדרך כלל לא צריך לצטט את כל העניין.
05 מתוך 25לכתוב אפקטיבי שורות נושא דוא"ל
האם אתה עושה שגיאות מטופשות בנושאים הדוא"ל שלך? המפתח כדי לקבל את ההודעות שלך לקרוא, מתברר, הוא לא להיות חכם. במקום זאת, התמקד במתן השורה התחתונה של ההודעה או בסיכום המסר. אל תהיה מלים ולהשאיר את המילים מיותר. אם ברצונך שהנמען ינקוט פעולה, אמור זאת בשורת הנושא.
06 מתוך 25ניקוי הודעות דוא"ל לפני העברתם
העברת הודעות דוא"ל היא דרך נהדרת לשיתוף רעיונות, אך ודא שהרעיון המקורי אינו אובד בהטשטוש. זה בסדר גמור להשתמש ביד כבדה בעריכה של חלקים של שרשרות דוא"ל שאינם חלים על מקבל ההעברה - כל עוד החלקים שנמחקו אינם משנים את כוונת ההודעה.
07 מתוך 25כאשר בספק, שלח טקסט רגיל דוא"ל, לא עשיר HTML
לא כל אחד יכול לקבל את הודעות הדוא"ל שלך. חלקם עשויים אפילו להיות מוטרד. כדי להיות בטוח ולא מצטער, אז לשלוח הודעות טקסט רגיל כאשר יש ספק. זה חשוב במיוחד בסביבה עסקית, שם הזמן עשוי להיות מוגבל.
08 מתוך 25אין להעביר דואר אלקטרוני
אתה כנראה חשוד כשאתה רואה מתיחת דואר אלקטרוני מדהימה מדי אל תיבת הדואר הנכנס שלך. אל תעשה את הטעות של העברת בדואר אלקטרוני כל סיפור שלא חקרת את עצמך ואישר להיות אמיתי.
09 מתוך 25לא מורחים וירוסים
ודא שאתה לא מפיץ תולעים ווירוסים באמצעות דוא"ל או לפעול ככלי להפיץ דואר זבל. כל זה יכול להיגרם על ידי הודעות דוא"ל זדוניות. למרבה המזל, יש הגנה: השתמש בתוכנות אנטי וירוס, לשמור את זה מעודכן, ולסרוק קבצים בודדים בחינם.
- למעלה Windows Anti-Virus תוכנה
- למעלה Mac אנטי וירוס תוכנה
- VirusTotal כדי לסרוק קבצים וכתובות אתרים באינטרנט
תסביר למה אתה קדימה
תקשורת טובה יותר עושה יחסים טובים יותר. כדי להעביר הודעות אימייל וקישורים באופן שמשתף מידע רלוונטי ומטפח קשרים, ציין את הודעת הדוא"ל, מדוע אתה חושב שהנמען ימצא את המידע שאתה משתף בו.
11 מתוך 25תן לאנשים לדעת הדוא"ל שלהם כבר קיבל
מסנני ספא הם תוספות מבורכות לשירותי הדוא"ל, אך הם אינם מושלמים. מדי פעם, הם יקבלו דוא"ל חשוב. חילוף אחרים דאגה נדנוד ולתת להם לדעת שיש לך את הדוא"ל שלהם.
12 מתוך 25שאל לפני שאתה שולח קבצים מצורפים ענקיים
אל תסתיר מערכות דוא"ל על ידי שליחת קבצים מצורפים ענקיים או תעשה זאת רק באישור.
13 מתוך 25לדבר על נושא אחד בלבד בדוא"ל
הפוך את העולם פחות מבלבל. נסו לדבר על נושא אחד לכל הודעה בלבד. עבור נושא אחר, הפעל דוא"ל חדש.
14 מתוך 25פיסוק נושאים
פסיק, נקודתיים, מקף ופסיק - כולם קיימים מסיבה: הם מקלים על הבנת המשמעות המתוכננת של משפט. אל תהפוך את החיים לקשה יותר ואולי פחות מעניין עבור הנמענים של הודעות הדוא"ל שלך. שים לב לפיסוק.
15 מתוך 25השתמש בראשי תיבות במשורה
DYK? לא כולם יודעים כל ראשי תיבות, והקיצורים האלה אינם חוסכים זמן רב כל כך. אז, להשתמש ראשי תיבות מעטים אם בכלל, ורק אם אתה בטוח שהנמען יודע את משמעותם. זה חצוף לגרום למישהו להפעיל חיפוש על משהו בדוא"ל שלך.
16 מתוך 25שנה את גודל התמונות ל- Handy פרופורציות עבור הודעות דוא"ל
כאשר התמונות שלך נראה טוב הדוא"ל שלך, אתה נראה טוב. שמור את תמונות הדוא"ל המצורפות שלך לא גדול מהמסך על ידי שינוי גודל אותם בסגנון - באינטרנט ללא תשלום.
17 מתוך 25כתיבה בכל Caps הוא צועק
אל תצעק באימיילים שלך, אלא אם כן אתה מתכוון. טקסט מוגדר בכל אותיות גדולות מתפרשת כמו צעקות וזה גם קשה לקרוא.
18 מתוך 25להיות זהיר עם אירוני ב הודעות דוא"ל
לא ממש! אני מתכוון לזה. בכנות!
מדיום המציע הקשר קטן כגון דוא"ל אינו מתאים גם אירוניה סרקזם, גם אם אתה מכיר את הנמען.
19 מתוך 25לתפוס Typos ידי הדפסת הודעות דוא"ל שלך
לקבלת הודעות דוא"ל חשובות, רשמיות, מפנות את הקריירה או מכתבי אהבה, הדפס את הטיוטה לפני שתלחץשלח.
על עותק מודפס עם עיפרון ביד, אתה יכול לעתים קרובות למצוא שגיאות הקלדה או פסיק שלא במקומו לא אתה או בודק האיות שלך נתפס. העבודה / מערכת היחסים שאתה שומר עשויה להיות שלך.
20 מתוך 25הגדר את שעון המערכת
ודא שלא תשלח הודעות מ- 1981 או מ- 3078.
21 מתוך 25כאשר בספק, סוף הודעות דוא"ל עם "תודה"
אם אתה לא יודע איך להגיד שלום בסוף הדוא"ל, יש דבר אחד כמעט תמיד יהיה מתאים. תודה.
22 מתוך 25איפה לשים חתימה שלך
ללא שורה שאומרת "לחתום כאן", איך אתה מחליט היכן למקם את חתימת הדוא"ל שלך? מקם אותו ממש מתחת לטקסט שלך.
23 מתוך 25תוהה "איך לשים את זה בכתב?" תשתמש בזה"
האם שמתם לב איך אנשים שאתם מבינים היטב כאשר אתם מקשיבים להם הופכים להיות סתומים וממשקים כשהם מתחילים לכתוב?
אל תהיה כמוהם. תגיד את זה כמו שזה ואומר את זה כמו שאתה עושה בשיחה פנים אל פנים. עכשיו זה לא הזמן להרשים אותם עם שליטה שלך בשפה האנגלית. לכו קצר ומתוק.
24 מתוך 25דחיסת קבצים
קטן הוא יפה, לפחות כשמדובר קבצים מצורפים לדוא"ל. אז לעשות קבצים קטנים יותר לפני שאתה שולח אותם באמצעות דוא"ל.
25 מתוך 25הימנע "גם אני" הודעות
"גם אני" לא מספיק תוכן כדי להצדיק דוא"ל. זה מעצבן. המתן עד שיש לך משהו להוסיף לשיחה כדי להשיב.
