אתה כבר לשים הרבה עבודה לתוך גיליון אלקטרוני של Excel שלך, לא נותנים לו לחמוק משם כי שכחת לשכוח את הלחצן שמור. השתמש עצות אלה כדי לשמור על העבודה שלך בטוח נשמר בפעם הבאה שאתה צריך את הקובץ החשוב. לחלופין, אם אתה צריך לשתף את העבודה שלך, ללמוד איך לעשות זאת בקלות עם פונקציית שמירת PDF.
השתמש ב- Excel שמור מקשי קיצור
בנוסף לשמירת קבצי חוברת עבודה באמצעות האפשרות שמור הממוקם תחת תפריט קובץ או על הסמל שמור ב סרגל הכלים 'גישה מהירה', Excel יש אפשרות לשמור באמצעות מקשי קיצור על המקלדת. שילוב המפתח עבור קיצור דרך זה הוא:
Ctrl + S
אם הקובץ נשמר בעבר, מצביע העכבר ישתנה לסמל שעון חול בזמן השמירה. אחרת, אם חוברת העבודה נשמרת בפעם הראשונה, שמור כ תיבת הדו-שיח תיפתח.
בפעם הראשונה שמור
כאשר קובץ נשמר בפעם הראשונה, יש לציין שתי פיסות מידע שמור כ תיבת הדו-שיח, כולל שם הקובץ והמיקום שבו יישמר.
שמות קבצים יכולים להכיל עד 255 תווים, כולל רווחים.
שמור לעתים קרובות
מאז השימוש Ctrl + S קיצור הדרך הוא כזה קל לשמור נתונים, זה רעיון טוב לשמור לעתים קרובות - לפחות כל חמש דקות - כדי למנוע אובדן נתונים במקרה של התרסקות המחשב.
הצמדת מיקומים
מאז Excel 2013, ניתן להצמיד מיקומים שנשמרו בתדירות גבוההשמור כ . פעולה זו שומרת על המיקום נגיש בחלק העליון של רשימת התיקיות האחרונות. אין הגבלה על מספר המיקומים שניתן להצמיד. כדי להצמיד מיקום שמירה:
- לחץ עלקובץ> שמור כ.
- בתוך השמור כ החלון, במקום את מצביע העכבר על המיקום הרצוי תחתתיקיות אחרונות - בקצה השמאלי העליון של המסך, מופיע תמונה אופקי קטן של סיכת דחיפה עבור מיקום זה.
- הקלק על הסיכהעבור מיקום זה. התמונה משתנה לזו של תמונה אנכית של תפריט נפתח של דחיפה, המציין שהמיקום מוצמד כעת לראש הדף תיקיות אחרונות רשימה.
- כדי לבטל הצמדה של מיקום, לחץ על הלחצןאנכי לדחוף תמונה פיןשוב כדי לשנות אותו בחזרה סיכה אופקי.
שמור גליונות עבודה של Excel כקובצי PDF
אחת התכונות הראשונות שהוכנסו ב- Excel 2010 היתה היכולת להמיר או לשמור קבצים של Excel בגיליון אלקטרוני פורמט PDF. קובץ PDF (Portable Document Format) מאפשר לאחרים להציג מסמכים ללא צורך בתוכנית המקורית, כגון Excel, המותקנת במחשב שלהם.
במקום זאת, משתמשים יכולים לפתוח את הקובץ עם תוכנית חופשית PDF Reader כגון Adobe Acrobat Reader. קובץ PDF גם מאפשר לך לתת לאחרים להציג נתונים גיליון אלקטרוני מבלי לתת להם את היכולת לשנות את זה.
שמירת גיליון העבודה הפעיל בפורמט PDF
בעת שמירת קובץ בתבנית PDF, כברירת מחדל רק הנוכחית, או פעילה גליון עבודה - זה גליון העבודה על המסך - נשמר. השלבים לשמירת גיליון עבודה של Excel בפורמט PDF באמצעות Excelשמור כ אפשרות סוג הקובץ הן:
- הקלק על הקובץהכרטיסייה שלסרט כדי להציג את אפשרויות התפריט הזמינות.
- הקלק על ה שמור כ כדי לפתוח את תיבת הדו-שיח שמירה בשם.
- בחר מיקום לשמירת הקובץ תחתשמור ב קו.
- הקלד שם לקובץ תחתשם קובץבשורה התחתונה.
- לחץ על החץ למטה בסוףשמור כסוג קו.
- גלול ברשימה כדי למצוא ולחץ על PDF (* .pdf)אפשרות להפוך אותו להופיעשמור כסוג שורה של תיבת הדו שיח.
- לחץ עללהצילכדי לשמור את הקובץ בפורמט PDF ולסגור את תיבת הדו שיח.
שמור חוברת עבודה שלמה בפורמט PDF
כאמור, ברירת המחדלשמור כ אפשרות זו שומרת רק את גליון העבודה הנוכחי בפורמט PDF. בצע את השלבים הבאים כדי לשמור את חוברת העבודה כולה כקובץ PDF:
- פתח את ה שמור כ תיבת דיאלוג.
- פתח אפשרויות נוספות.
- הקלק על הPDF (* .pdf) אפשרות להפוך את לחצן אפשרויות להופיע בשורת שמור כסוג של תיבת הדו שיח.
- לחץ על הלחצן כדי לפתוח אתאפשרויותתיבת דיאלוג.
- בחר כל חוברת העבודהבקטע פרסם מה.
- לחץ עלבסדרלחזור postשמור כ תיבת דיאלוג.
- לחץ עללהצילכדי לשמור את חוברות העבודה בפורמט PDF ולסגור את תיבת הדו-שיח.
הלחצן אפשרויות מופיע רק לאחר שינוי סוג הקובץ ל- PDF (* .pdf) בתיבת הדו-שיח שמירה בשם. זה נותן לך מספר אפשרויות לגבי מה המידע והנתונים נשמרים בפורמט PDF.
שמירה אוטומטית ל - OneDrive
אם אתה משתמש Microsoft Office 365, Excel באופן אוטומטי autosave את העבודה שלך בכל פעם שאתה בוחר את אחסון ענן OneDrive של החברה כמיקום שמירה שלך. התכונה החדשה שומרת את המסמך שלך כל כמה שניות, ומבטלת את הצורך שלך להכות ללא הרף את הלחצן שמור או כל מקשי קיצור בהתאמה - זה אחד היבט פחות לך לדאוג בעת העבודה.
כדי שהפונקציה AutoSave תעבוד, עליך לשמור את המסמכים שלך במיקום בתיקייה OneDrive. הפונקציה AutoSave אינה פועלת עם כל מיקום אחר במחשב או ב- Mac.
אם יש לך את Office 365 ושמירת את הקבצים שלך ב- OneDrive, ודא כי שמירה אוטומטית הפונקציה מופעלת על ידי בדיקת מתג המתג בפינה השמאלית העליונה של מסך Excel. כאשר מאופשר, המתג יגיד מופעל. כדי לבטל את התכונה ולשמור את עבודתך באופן ידני, פשוט לחץ על המתג כדי לשנות אותה כבוי.
