הגדר תגובת חופשה מחוץ למשרד ב- Outlook, והתוכנה תענה לכל הודעות דוא"ל חדשות שתקבל בזמן שאתה נמצא.
לוקח את הדוא"ל שלך עם אתה קל; מה שקשה לעזוב את זה מאחור
לאן שאתה הולך, לוקח את כל הדוא"ל שלך עם קטנה, מנות שימושית קל. משאיר אותו מאחורי על מחשב גדול, גדול הוא קשה ולעתים קרובות הדבר השפוי לעשות.
אם אתם משתוקקים לשפיות, Outlook נמצא כאן כדי לעזור לכם: בזמן שאתם יוצאים לחופשה מהמבול היומי של האימייל, Outlook יגיב באופן אוטומטי להודעות נכנסות - לוקח את הנטל הזה מהכתפיים, גם אחרי שתחזרו.
כמובן, Outlook מעולם לא יגיב בצורה קוהרנטית, מתוחכמת ומתוחכמת ככל יכולתך באופן אישי, אך היא תגיב בחריצות, ותאפשר לשולחים לדעת שאתה מחוץ למשרד, אולי כאשר תחזור, ואם הם צריכים לעקוב - (אם עדיין רלוונטי) או להפנותם לאיש קשר אחר לעניינים הדורשים תגובה מיידית יותר.
הגדר מענה אוטומטי לחופשה מחוץ למשרד ב- Outlook עבור חשבון POP ו- IMAP
כדי להגדיר ספק שירות אוטומטי ב- Outlook עבור חשבון דוא"ל מסוג IMAP או POP (עבור Exchange, ראה בהמשך), הגדר תחילה את ההודעה המשמשת לתשובה:
-
צור הודעה חדשה (לחץ על מייל חדש ) ב- Outlook.
-
הזן את הרצוי נושא ואת ההודעה עבור Outlook שלך מחוץ למשרד אוטומטי תשובה.
- אם אפשרי ורלוונטי, האם לכלול אנשים כאשר אתה יכול לשלוח תשובה אישית, או אם הם צריכים לצפות לתשובה בכלל. ייתכן שיחלוף זמן מה לאחר שתחזור.
- ניתן גם להוסיף עותק: ו עותק מוסתר: נמענים לקבל עותק של כל תשובה אוטומטית.
- אם אתה מגדיר את אאוטלוק מחוץ למשרד אוטומטי תגובה להישלח בתגובה לכל הדואר הנכנס (במקום רק הודעות מאנשי קשר לבחור), האם לקחת בחשבון כי לחשוף יותר מדי מידע בחופשיות מהווה סיכון.
-
לחץ על קובץ (או קובץ ).
-
בחר שמור כ על הגיליון שמופיע.
-
לוודא תבנית Outlook מסומנת תחת שמור כסוג: .
-
לחלופין, הזן שם תבנית תחת שם קובץ: (Outlook בחרה את הנושא של התבנית כברירת מחדל).
-
לחץ על להציל .
המשך ליצור את הכלל מחוץ למשרד של המגיב האוטומטי ב- Outlook:
-
לחץ על קובץ (או קובץ ) בתצוגת דואר של Outlook.
-
ודא את מידע הקטגוריה פתוחה.
-
לחץ על ניהול כללים והתראות תחת פרטי חשבון .
-
ודא שאתה על כללי דואר אלקטרוני הכרטיסייה ב כללים והתראות חלון.
-
כעת ודא שהחשבון שעבורו ברצונך ליצור את תגובת החופשה נבחר החל שינויים בתיקייה זו :.
תוכל להחיל את הכלל על כל החשבונות שלך בקלות; ראה להלן, שלב 21.
-
לחץ על חוק חדש…
-
לוודא החל את הכלל על ההודעות שאני מקבל מסומנת תחת התחל מתוך כלל ריק .
-
לחץ על 100 .
-
לוודא איפה השם שלי בתיבה אל מסומנת תחת שלב 1: בחר תנאים (ים) .
אתה יכול להשאיר את כל תיבות מסומנת ולהפוך את Outlook מחוץ למשרד המגיב אוטומטי על כל הדואר הנכנס, או שאתה יכול לבדוק איפה השם שלי בתיבה אל או עותק כדי לכלול הודעות אימייל שבהן אתה נמצא רק נמען עותק:.
-
לחץ על 100 .
-
לוודא השב באמצעות תבנית ספציפית מסומנת תחת שלב 1: בחר פעולות (פעולות) .
-
לחץ על תבנית ספציפית תחת שלב 2: ערוך את תיאור הכלל (לחץ על ערך המסומן בקו תחתון) .
-
לוודא תבניות משתמש במערכת קבצים מסומנת תחת להסתכל לתוך: .
-
הדגש את התבנית שנוצרה לפני.
-
לחץ על פתח .
-
עכשיו לחץ 100 .
-
לוודא למעט אם היא תשובה אוטומטית מסומנת תחת שלב 1: בחר חריגים (אם יש צורך) .
-
לחץ על 100 .
-
הקלד את השם הרצוי עבור המסנן שבו אתה מגיב אוטומטית שלב 1: ציין שם עבור כלל זה .
-
לוודא הפעל כלל זה נבדק על מנת לאפשר למגיב החופשי מיד; אתה יכול לבטל את הסימון הפעל כלל זה , כמובן, ולעסוק את התגובה האוטומטית רק בעת הצורך.
כדי להפעיל את המסנן בכל עת, פתח את כללים והתראות החלון לעיל ולוודא את החופשה מגיב הכלל הוא לבדוק על כללי דואר אלקטרוני לשונית.
-
לחלופין, הפעל צור כלל זה בכל החשבונות .
עם זאת, זכור שמסננים אינם פועלים עם סוגי חשבונות מסוימים (שעבורם Outlook לא ייצור אותם אפילו עם תיבה זו מסומנת).
-
לחץ על סיים .
-
לחץ על בסדר .
כבה את כלל התגובה של חופשת Outlook
כדי להשבית תגובה אוטומטית מחוץ למשרד שהגדרת (והפעלת) ב- Outlook:
-
בחר קובץ (או קובץ ) בתצוגת הדואר של Outlook.
-
עבור אל מידע קטגוריה.
-
לחץ על ניהול כללים והתראות (ליד כללים והתראות ).
-
ודא את כללי דואר אלקטרוני נבחרה.
-
בחר את החשבון שעבורו ברצונך להשבית את המגיב האוטומטי שנבחר החל שינויים בתיקייה זו: ( יהיה עליך להשבית את תגובת החופשה עבור כל חשבון בנפרד.)
-
ודא שכלל המגיב האוטומטי שיצרת כדי להפעיל את התשובה אינו מסומן ברשימת הכללים.
-
לחץ על בסדר .
אלטרנטיבי: Outlook Outlook המשימות תוספים
במקום להגדיר כלל ב- Outlook באופן ידני, באפשרותך להשתמש בכלי כגון Email Responder (FreeBusy) או Auto Answer Manager.כלים אלה הם בדרך כלל גם חכם על שליחת רק מחוץ למשרד מחוץ אוטומטי תגובות.
האם לקחת בחשבון כי Outlook עצמו ישלח תגובה אוטומטית לכל כתובת אחת לכל הפעלה; תגובה אוטומטית שנייה עשויה להישלח רק לאחר סגירה של Outlook ופתח מחדש. כמו כן, Outlook לא יענה אוטומטית לשולח עם שתי הודעות שונות.
הגדר מענה אוטומטי לחופשה מחוץ למשרד ב- Outlook עבור חשבון Exchange
אם אתה משתמש ב- Outlook עם חשבון Exchange, באפשרותך להגדיר תשובה אוטומטית מחוץ למשרד ישירות בשרת:
-
לחץ על קובץ בחלון הראשי של Outlook.
-
פתח את ה מידע קטגוריה.
-
לחץ על תגובות אוטומטיות .
-
לוודא שלח תגובות אוטומטיות נבחר.
-
כדי להפעיל את המגיב האוטומטי ולהפסיק באופן אוטומטי:
- לוודא שלח רק בטווח זמן זה: מסומנת.
- בחר את התאריך והשעה הרצויים להתחלת המגיב האוטומטי שעת התחלה: .
- בחר את תאריך הסיום והשעה הרצויים שעת סיום: .
-
הזן את ההודעה של התשובה האוטומטית שלך מחוץ למשרד בתוך הארגון שלי .
הודעת אימייל זו תישלח לאנשים בחברה שלך.
-
כדי לשלוח תגובות אוטומטיות לאנשים מחוץ לחברה שלך גם כן:
- פתח את ה מחוץ לארגון שלי לשונית.
- לוודא השב באופן אוטומטי לאנשים מחוץ לארגון שלי נבדק אם אתה בסדר עם הסיכונים הביטחוניים המעורבים.
- הזן את ההודעה שנשלחה לאנשים מחוץ לחברה שלך.
-
לחץ על בסדר .
כדי לשמור על תשובות מחוץ למשרד באופן מרכזי יותר בשרת Exchange (כולל תבניות שמציעות שדות הממוזגים עם Active Directory), תוכל לנסות את Symprex Out-of-Office Manager.
(נבדק עם Outlook 2013 ו- Outlook 2016)
