הגשת דוחות הוצאות מדורגים שם למעלה עם תעלות שורש בסדר גודל הכיף שלי. למרות העובדה שהחברה שלי חייבת לי לגיטימית כסף רב, כמעט תמיד אני חושש שאצטרך להגיש את הדוחות האלה.
זה כנראה שורשי בעבודתי הראשונה בקולג ', כשביקשתי מהבוס שלי לקבל הנחיות לגבי ההוצאות המתאימות לנסיעת עסקים קרובה. היא פשוט אמרה, "השתמש במיטב השיפוט שלך."
אממ, תודה. בהתחשב בעובדה שמעולם לא הייתי בנסיעת עסקים, הייתה לי תחושה שהשיפוט הטוב ביותר שלי כנראה שונה משלה.
אבל, אני חושב שזה היה העניין. כשהפכתי למנהל והעובדים שלי שאלו אותי את אותה שאלה, מצאתי את עצמי נותן את אותה תגובה מעורפלת. רציתי לבדוק את הצוות שלי כדי לראות איך הם מטפלים בעצמם ללא פיקוח - אם הם היו משתוללים ומפוצצים לילה אחד מאות דולרים על מנת שתייה, אני עלול להטיל ספק בכישורי קבלת ההחלטות שלהם (וכן, אני יכול גם להעביר אותם ל קידום במקום מי שטיפל באתגר בצורה הגיונית).
מוסר ההשכל של הסיפור? כאשר הבוס שלך אומר "השתמש במיטב השיפוט שלך" כשאתה מבלה את החברה בכסף, היא מתכוונת לזה. האופן בו אתם מטפלים בהוצאות שלכם יגידו הרבה עליכם כעובד, וזה יכול גם להשפיע על המוניטין שלכם עם הבוס שלכם.
למרבה המזל, פיתחתי כמה טריקים במהלך השנים - ואלה מועילים לעזור לשמור על עצמי בדיקה כשאני מעלה קבלות.
תראה ותלמד
הדרך הטובה ביותר לאמוד כמה אתה צריך להוציא היא לצפות בקולגות שלך מנוסים יותר. רוב הסיכויים שתאכלו, שתו ותישארו באותם מקומות, כך שיהיו לכם הרבה סיכויים להתעכב ולראות מה הם עושים קודם.
להלן דוגמא: כשאתה ועמיתיך יוצאים לארוחת ערב, תן לכולם להזמין קודם, ולשים לב למחיר ההזמנה של כל אחד מהם. כאשר הגיע תורכם, וודאו שהבחירה שלכם היא הכי פחות יקרה, או באותו טווח של ההזמנות במחיר הנמוך יותר בקבוצה. לא, רק בגלל שהבוס שלך מזמין פילה מיניון, זה לא בהכרח אומר שאתה צריך ללכת בעקבותיו. אבל כאשר המטיילים הוותיקים כולם מזמינים סלטים של קוב, עקבו אחר ההובלה שלהם, והבוס שלכם לעולם לא יטיל ספק במחיר הארוחה שלכם.
ומה אם לא יהיה מישהו אחר בטיול שלך? נסה לעשות קצת מחקר לפני כן. שאל את הקולגות האחרים דברים כמו "אני פונה לשיקגו - האם אתה יכול להציע כמה מקומות לאכול?" גלה היכן שאר הצוות מתארח בדרך כלל, ויהיה לך כמה נקודות שאתה יודע שבטוח להוצאות.
אל תהיה חמדן
זה כנראה נראה מובן מאליו, אבל אני יכול לומר לך מניסיון, קל להרגיש שאתה יכול לחיות קצת כשהמשרד שלך מעיף אותך, משלם על המלון שלך, ושולח אותך לארוחות ערב מפוארות עם לקוחות. ולמרות שאתה עשוי לראות את האנשים האחרים שלך שגרים את זה מכיוון שהם יודעים שמישהו אחר ירים את הלשונית, כדאי להימנע מההוצאות שלך למינימום בכל הזדמנות אפשרית.
כלל אצבע: אם לא היית קונה אותו בכסף שלך, אל תוציא אותו. כוס יין עם ארוחת הערב? בסדר גמור. כוס יין, פלוס שלושה קוקטיילים, אפליקציות זוגיות וקינוח? "הצורך" לכך לא יהיה קל להצדיק.
אל תהיה זול
נראה הגיוני שלא כדאי לכם לבזבז יתר על המידה בכסף של החברה - אבל מה עם הפריטים הפחות יקרים? האם אתה יכול להוציא את הלטה והבייגלה של הבוקר שלך כשאתה נוסע לעבודה? טכנית, בטוח, תוכלו לבקש מחברה שלכם להחזיר לכם 4.67 דולר ששילמתם עבור קפה קטן ובייגלה, אבל אני מבטיח שלא תזכו בשום נקודה כאשר הבוס שלכם יראה את זה בדוח המפרט שלכם.
לדוגמה, היה לי עובד אחד להגיש דוח הוצאות תמורת דמי חניה בסך $ 1 מישיבת לקוח. אתה צוחק עלי? החזרתי לה את הדולר שלה, אבל מאז תמיד הרגשתי שהיא מנסה להמלט את החברה על כל מה שהיא יכולה.
כן, החברה שלך צריכה לשלם עבור הוצאות סבירות כשאתה לא מסכים לייצג את החברה, אבל ניקל ומעמעם את ההוצאות שלך יגרום לך להראות לא מקצועית ולא בשלה, שלא לדבר על קמצנות. להלן ניסיון טוב: אם זה משהו שאתה בדרך כלל קונה לעצמך ביום עבודה רגיל, אל תוציא אותו (אך אל תשמור את הקבלות שלך, בסיכוי הנמוך שהבוס שלך מציע לשלם גם עבור הדברים הקטנים).
תמיד בקש קבלות
בנימה זו, לצד שמירה על ההוצאות בגבולות סבירים, שמירת התקבולים היא הדבר החשוב ביותר שיש לזכור כשאתה בעבודה מחוץ למשרד. אני אפילו לא יכול לספור כמה פעמים עברתי על עובדים להגיש דוחות הוצאות ללא כל עדות להוצאות. לא משנה כמה אתה חושב שהבוס שלך נותן אמון בך, היא לא יכולה פשוט לדבר על זה אתה הוצא 256 דולר בנסיעת העסקים האחרונה שלך.
כששאלתי עובדת אחת מדוע היא לא כללה את התקבולים שלה עבור הוצאה קטנה יחסית - כזו שהייתי מאשרת לחלוטין - היא הודתה שהיא מודאגת שאולי אני לא מאשר את הפריט, אז היא פשוט "שכחה" לבקש קבלה. היא צדקה: לא אישרתי את זה. אבל לא בגלל שהתנגדתי לרכישה - מכיוון שלא היו לי שום הוכחות שזה קרה בפועל.
טיפ מהיר: החלק את המעטפה הנייחת של המלון מהחדר ושמור אותה בארנק או בתיק. כרוך רצועת גומי גדולה סביב הארנק שלך כדי להזכיר לך לבקש את הקבלה - ואז שחרר את הקבלה במעטפה ברגע שתקבל אותה. ואם יש משהו חריג בהוצאה, כתוב אותה על הגב לפני שתגיש אותה.
לכל חברה ולכל בוס יש גישה שונה לטיפול בהוצאות, מה שאומר שאין כלל קשה ומהיר שיחול על כל סיטואציה. אבל, הקפידו על ההנחיות הללו ולבוס שלכם לעולם לא תהיה סיבה להטיל ספק בשיקול דעתכם הטוב ביותר.
