כחבר ב- Gen Y, אתה (אני מקווה) כבר יודע את הכללים החשובים ביותר של נימוסי הדואר האלקטרוני: שמור על זה קצר ומתוק, ואל תכניס שום דבר להודעת דוא"ל שלא תרצה להעביר לסבתא שלך, לבוס שלך, או האחר המשמעותי שלך.
אבל לפעמים החלק הכי דביק בכתיבת דוא"ל אינו התוכן בכלל - זה איך להתחיל ולסיים אותו. במיוחד במקום העבודה, זה לא תמיד פשוט כמו להתחיל עם "ג'ו היקר" ולהירשם עם "תודה, קלי."
אז כשאתה מעביר הודעה למנהל שכירות, למנהל או אפילו לבוס שלך, הנה איך לוודא שאתה מקדם את הרגל הסייבר הטובה ביותר שלך - מההתחלה ועד הסוף.
1. דוא"ל ממי?
ראשית הדברים הראשונים: הגיע הזמן לפרוש מחשבון הדוא"ל שלך "[email protected]". באמת. זה לא חמוד או יצירתי, זה לא מקצועי. אם אתה משתמש בחשבון דוא"ל מסיבה אחרת מלבד צ'אט עם חבריך במכללה, השתמש בכתובת המשלבת את ראשי התיבות הראשונים והאחרונים שלך ואת שם השאר והשאיר אותה בזה. כמו כן, היזהר כשאתה משתמש במספרים 0 או 1 בכתובת הדוא"ל שלך; זה יכול להיות קשה להבחין בהם מלבד אותיות גדולות O או אותיות קטנות.
2. הימנע מברכת גפים
קל לבחור את המילה הראשונה בדוא"ל - "יקירתי" או "שלום" שניהם עובדים כמעט בכל סיטואציה. אבל זה יכול להיות מסובך אחרי זה. בתקשורת קבועה במקום העבודה, בדרך כלל הפנייה לאדם בשמו הפרטי היא בסדר, ושימוש בכותרות יכול לגרום לך להיראות רשמי מדי, מחניק או צעיר.
אך ישנם יוצאים מן הכלל: ישנם מנהלים ברמה העליונה שמעדיפים את "מר" או "גב." לכן כדאי להשאיר אוזן כדי לשמוע כיצד אנשים אחרים בדרך כלל פונים אליו. וזה הימור בטוח כשאתה פוגש לראשונה רופא או פרופסור שהם יעדיפו להתייחס אליו כאל "ד"ר".
כשאתה שולח דוא"ל לחיפוש העבודה שלך, עדיף להשתמש בכותרות. אבל אם אינך מכיר את מין האדם שאתה פונה אליו, אל נחשו - לך עם השם הפרטי בלבד. כן, כריסטינה "כריס" בראון עשויה לסלוח לך שקראת לה מר, אבל הדבר האחרון שאתה רוצה לעשות זה להביך את עצמך לפני שאתה נכנס ללב הדוא"ל.
לבסוף, אם אין לך שם ספציפי למקבל (למשל, אתה שולח בירור עבודה לכתובת HR מרכזית), "שלום" פשוט מספיק.
3. נסגר באדיבות
ייתכן שיש לך קו סגירת דוא"ל מועדף, אך עליך תמיד לקחת בחשבון את מערכת היחסים שלך עם הכתב ואת הסיבה להודעת הדוא"ל כשאתה יוצא. להלן הצצה מהירה למספר התיוגים הנפוצים והמסר שהם מעבירים:
בכבוד רב: זהו סנטימנט סגירה אוניברסאלי ומתאים ל 100% ברוב המצבים, אך ניתן לראות בו מעט מחניק או לא מקפיד להתכתבות עם מישהו שאתה מכיר היטב.
בברכה: הביטוי הזה הוא מקצועי, אבל עם קצת חום. זה נפוץ עבור כתובות דוא"ל עסקיות פחות רשמיות, כמו בין עמיתים לעבודה העובדים יחד לעתים קרובות למדי. ניתן לקצר זאת ל"ברכה "כשאתה שולח דוא"ל למישהו מוכר.
הכי טוב: כניסה זו מתלבטת באופן נרחב ונחשבת לכל דבר, מכנה ועד נדוש, תלוי בפילטר של המקבל. זו פשוט גרסה מקוצרת של "בברכה" ויכולה להצביע על רגשות חיוביים. אבל, זה יכול להתפרש גם כבלתי-אמתני אם אין לך מערכת יחסים קודמת אחד על אחד עם האדם שאתה שולח אליו בדוא"ל.
בהתאמה: זהו מסירה רשמית המתאימה בעת שליחת דוא"ל למנכ"ל, יו"ר הדירקטוריון, או למנהל חברה ברמה גבוהה.
פונדלי: זו בהחלט סגירה חברתית, לא מקצועית. זה מעביר את המסר של ידידותיות ועניין אמיתי - אבל עם רמת היכרות שמוטב לשמור על התכתבות מקצועית.
ברכות חמות: זוהי גרסה רשמית יותר של "בחיבה", אך היא עדיין מתאימה ביותר לאימיילים חברתיים.
שלך באמת: נחשב לעתים קרובות קצת מחניק לדואר אלקטרוני, סגירה זו עשויה לשמש בצורה הטובה ביותר להתכתבויות רשמיות יותר כמו מכתב מודפס.
4. הפוך את חתימתך לשימושי
וודא ששורת החתימה שלך מפרטת את היסודות: שמך המלא, הכותרת, שם החברה ופרטי הקשר, כולל מספרי טלפון ודוא"ל. לוגו של חברה יכול להיות תוספת אסתטית.
כשאתה שולח אימיילים הקשורים לחיפוש עבודה, השתמש בשמך ובפרטי הקשר שלך. עם זאת, הקפד לחשוב על מידע ליצירת קשר שאתה נותן - אם אתה לא רוצה שמעסיקים פוטנציאליים יתקשרו לתור פקיד הקבלה שלך מרים לפעמים, אל תמסור את המספר הזה. ואם אתה משתמש בפייסבוק, טוויטר ולינקדאין באופן מקצועי, זה בסדר להכניס גם את המידע הזה.
לפעמים תראה אימיילים הכוללים ציטוטים או צדדים שנונים כחלק מהחתימה - אך המשך בזהירות לפני שתמשיך לחשוב שדרוש לך שדרוג מסוג זה. אימיילים עסקיים צריכים להכיל בדיוק את זה: עסקים. החתימה שלך אינה המקום לבקר את אמונותיך או תחומי העניין האישיים שלך.
כשאתה הולך ליצור דוא"ל, הקפד לשים לב באותה מידה לשורת הפתיחה והסגירה שלך כמו בשאר התוכן שלך. אל תיתן לאריזת אריזה להימנע להרגיז או להסיח את דעתו של הנמען לפני שהוא או היא יגיעו לחלק החשוב ביותר בדוא"ל שלך - ההודעה.
