אני יודע שיש מיליון ואחת דרכים שונות לנהל את המשימות היומיומיות שלך באמצעות טכנולוגיה. ובעוד בדרך כלל יש לי הערכה בריאה לפתרונות דיגיטליים, תמיד הייתי מישהו שמנהל את רשימת המטלות שלי עם עט ונייר ישנים וטובים. לא רק שזה עוזר לי להיות יעילה ממש במהלך ימי הלימודים העסקים העסקים שלי, לתעדף את המשימות שלי ולעבוד גם כשאין לי נתוני תאים, אלא שבאמת אין שום דבר מספק יותר מאשר מעבר למשימה שהושלמה למשימה של ממש. לעשות רשימה.
אם התקשתה למצוא מערכת ארגון שמתאימה לך, או שאתה רק רוצה לנסות להשליך את העומס הדיגיטלי ולחזור ליסודות, הייתי ממליץ לתת שיטה זו לצילום! הנה איך לעשות זאת.
1. קבל מתכנן העתק קשיח אמיתי
ברור שהצעד הראשון לעשות זאת הוא להשיג את הכלים שעובדים עבורך. חשוב להשתמש במתכנן להעתקה קשה שתואם את סגנון הארגון והעבודה שלך. לדוגמה, אני משתמש במתכנני פופין מכיוון שהם מציגים לוח זמנים שבועי על הנייר השמאלי והמרופד מימין, הם נכנסים לארנק שלי, והם די זולים.
אני אוהב לראות את כל השבוע בעמוד אחד, אבל אם אתה אוהב סוג שונה של תצוגה, בדוק את Moleskine, שיש בו המון פורמטים שונים, או - אם אתה רוצה גם להיות אנלוגי לקניות שלך - עבור אל המקומי שלך. Barnes & Noble ודפדף במבחר העצום שלה עד שתמצא את ההתאמה הנכונה.
2. פרט את כל ההתחייבויות המובילות שלך לשבוע
אני תמיד מתחיל לפרט את כל החובות העיקריות שיש לי על לוח הזמנים השבועי שלי, רק כדי שאוכל להבין מה אצטרך לתכנן. אני רוצה לכלול משימות ואירועים אישיים ומקצועיים כאחד כדי לקבל תמונה מלאה לשבוע.
לדוגמה, אם אני צריך להתכונן לפגישה גדולה ביום רביעי אבל אצטרך להפסיק לעבוד בשעה 18 בערב ביום שלישי בכדי להשתתף בארוחת יום הולדת, אז אדע שאצטרך לעבוד מאוחר ביום שני.
3. כתוב את מטלותיך וסדר עדיפויות
לאחר שהתחלתי למלא את לוח השנה בהתחייבויות העיקריות שלי, אני מחלק את הצד הנייר של המתכנן לארבע תיבות, כאשר התיבה הימנית העליונה מייצגת משימות חשובות / לא דחופות, השמאלית העליונה מייצגת משימות חשובות / דחופות, שתי התיבות התחתונות המייצגות משימות לא חשובות / לא דחופות ולא חשובות / דחופות.
לאחר מכן אני כותב את כל המשימות שעלי לבצע במשך השבוע, ומקפיד לרשום אותן בתיבה המתאימה להן. לדוגמה, "לשלם חשבון כרטיס אשראי" תמיד נכנס לתיבה החשובה / הדחופה, בעוד ש"קנה מעיל חורף "הוא חשוב / לא דחוף.
זה מתפקד כמערכת עדיפות אפויה, מכיוון שהיא מכריחה אותי לזהות על מה אני צריך לעבוד ומתי.
זה חיוני גם לקריאת המשימות שאינן חשובות / דחופות, שלעתים לעתים אעדף מעל פריטים חשובים וארוכי טווח אם אני לא נזהר. לדוגמה, אני עובד על שלושה מאמרי מחקר ארוכי טווח בסמסטר הנוכחי, שלעולם לא נראים לחוצים ממש כמו משהו שמחר ויכול בקלות ללכת לאיבוד ברעש של רשימת מטלות מלאה. מערכת העדיפות הזו מכריחה אותי להכיר בעבודה על העיתונים כחשובה ולהתחיל לכתוב אותם מראש.
4. ערוך לוח זמנים יומי (וכלול זמן השבתה)
כל התכנון השבועי הזה נחמד, אבל איך זה עוזר לי להבין מה לעשות בפועל ביום נתון? כל בוקר אני שולף פיסת נייר ריקה (אני משתמש בנייר מדפסת לבן, אבל אתה יכול גם להשיג מחברת אם תרצה לסיים קצת את התהליך) ולעשות שלושה דברים.
ראשית, אני כותב את זמני היום משמונה בבוקר עד 11 בערב במרווחים של 30 דקות ומכניס פגישות, שיעורים והתחייבויות אישיות שיש לי. ואז, אני מסתכל על המתכנן השבועי שלי ומוציא את המשימות שאני רוצה להשלים באותו יום, מנסה לדאוג לשלוף לפחות פריט אחד מכל אחת מארבע התיבות שלי. לבסוף, אני משדר את כל המשימות בלוח השנה שלי, ממלא את הזמן סביב הפגישות.
מכיוון שלרוב לוקח משימות זמן רב יותר למשימות בפועל, כלל האצבע שלי הוא לתקצב פי 1.5 מכמות הזמן שלדעתי אצטרך, רק כדי לוודא שאוכל להתאים לכל דבר. אני גם תמיד דואג לבנות זמן השבתה בתוך בשעות הערב המוקדמות ושעה ללכת לחדר כושר, שניהם עלי לשמור על שפיותי!
5. לחצות דברים
זהו החלק האהוב עליי בתהליך: מעבר משימות כשאני מסיים אותן. אני אוהבת להשתמש בעטים צבעוניים, רק כדי לעשות דברים קצת יותר מהנים. בדרך כלל אני עוקב אחר לוח הזמנים היומי שלי ואז חוצה את כל הפריטים מרשימת המטלות השבועית שלי בסוף כל יום.
6. לשאת פריטים שלא הושלמו
בסוף השבוע, חשוב לוודא שכל הפריטים הבלתי גמורים יועברו לשבועות הבאים כדי שלא יחליקו דרך הסדקים. ביום ראשון בערב אני בדרך כלל מתיישב עם עט אדום ומחסל פריטים לא שלמים בזה אחר זה כשאני מחליט אם "לבטל" אותם או להעביר אותם קדימה לשבועות הבאים. אחד היפים של מתכנן נייר הוא שאתה באמת יכול לדחוף משימות שאין לך זמן להן, כי אתה יכול לכתוב אותן איפה שאתה רוצה - למעשה העברתי את קו "קניות החגים" שלי לשבוע הראשון של דצמבר בגלל אני יודע שלא יהיה לי זמן לזה עד אז.
אני יודע שתהליך זה אולי נשמע מסובך, אבל בילוי של 20 דקות ביום בתכנון יכול לעזור לכם לחסוך שעות. אני יודע שאני נוטה במיוחד לבזבז חסימות קצרות (למשל 30 דקות בין שיעורים) אם לא חשבתי מה אני רוצה לעשות, אבל אם כבר קבעתי את לוח הזמנים שלי, אז אני לא צריך לחשוב פעמיים על מה שאני אמור לעשות עם הזמן שלי.
מקווה שזה יעזור לך להיפטר מעייפות ההחלטות, ולבצע דברים נוספים.
