אני לא בהכרח מחשיב את עצמי כמרובת multitasker. למעשה, אני מתקשה לעשות יותר מדבר אחד בפעם אחת. בואו נגיד שלטפוח בראשי ולשפשף את הבטן זה לא הטריק המסיבה שלי.
הופר פרויקטים, לעומת זאת? זה מוניטין שבהחלט אקח בעלות עליו. אני מתווה מאמר, עונה להודעת דוא"ל אקראית ואז מתחיל בפרויקט - הכל לפני שאני חוזר לתיבת הדואר הנכנס שלי כדי לענות להודעה נוספת. אני לא מתמודד באופן שיטתי עם דבר אחד בבת אחת. במקום זאת, אני קופץ ממשימה למשימה כדי להרחיק את הרשימה ברשימת המטלות לכאורה הבלתי נגמרת שלי.
עם זאת, לאחרונה הבנתי משהו שגרם לי לרצות לשנות את השיטות שלי. כן, ימי העבודה שלי הרגישו עסוקים בטירוף. אבל, הם לא בהכרח הרגישו פרודוקטיביים . הייתי מגיע לערב עם פרויקטים גדולים ומתנשאים שעדיין משתלשלים ברשימה שלי. ידעתי שביליתי את שמונה השעות האחרונות בהקלדה בקדחתנות במחשב שלי. אז איך לא הצלחתי לעשות את הדברים האלה? לאן הזמן שלי הלך?
מסיבה זו בדיוק החלטתי לנסות שיטה שנקראת "אצווה". זו מילה מצחיקה, אבל מושג פשוט להפליא. בעיקרון, פירוש הדבר שאתה מקבץ משימות דומות יחד ואז דואג להן בתוך רחצה אחת. שיטה זו כביכול מגדילה את הפרודוקטיביות שלך בכך שהיא עוזרת לך להימנע מאותה החלפה תזזיתית של הילוכים שמתרחשת תמיד כשאתה מקפיץ מפרויקט לפרויקט. במקום זאת, אתה יכול להישאר ממוקד ומטופל במשימות העומדות בפניך, להקטין את הסחות הדעת שלך ולכבוש את המטלות האסטרטגיות.
למותר לציין שזה נשמע כמו טקטיקה שעוצבה בדיוק בשבילי. אז, ניסיתי למערכת הזו לנסות שבוע מוצק אחד לבדוק אם זה משהו שעזר למעשה לתת לפריון והריכוז שלי בעיטה נחוצה במכנסיים. סקרן מה חשבתי? ובכן, בואו נתייחס לנושא ה"קבוצה כמו דברים ביחד "ונבחן כמה יתרונות וחסרונות.
מקצוענים
באמת שבזבזתי פחות זמן
בעוד שטכניקת פומודורו הצליחה להטריד אותי מעט, אני עדיין מחשיב את עצמי כספקן בכל מה שקשור לפריונות פריון שונים שמבטיחים למקסם את שעות העבודה שלי. אז התלבטתי מהניסוי הזה. אם בכלל, הנחתי שבזבזתי רק זמן יקר בניסיון להבין כיצד לעשות זאת ביעילות.
עם זאת, בסופו של דבר הופתעתי כמה זמן הטקטיקה הזו באמת הצילה אותי. ראשית, התייחסות למשימות דומות באותו נתח זמן עזרו לי להרגיש הרבה פחות פרוצים ולחוצים. בנוסף, אני אפילו לא יכול להסביר בצורה מספקת כמה דקות חסכתי בכך שלא הייתי צריך לפתוח ולסגור כל העת כמה מסמכים וכרטיסיות דפדפן שונות. במקום זאת, הייתי ניגש לדברים שהייתי צריך, מקבלים את כל המשימות הרלוונטיות האלו, ואז חוצה גוש שלם של דברים מהרשימה שלי. זו באמת הייתה דרך חכמה לעבוד!
פרויקטים גדולים התלהבתי פחות
כולנו מכירים את הפרויקטים והמשימות הגדולות האלה שמוצאים בית קבוע ברשימות המטלות שלנו, בעיקר מכיוון שאנחנו המומים ומפחדים מכדי להתחיל בהם.
אבל, בעזרת טכניקת אצווה זו, החלטתי לחלק משימות גדולות יותר לפריטי פעולה קטנים יותר וגודל ביס. לדוגמה, בעבר הייתי כותב "כתוב מאמר למוזה" ברשימה שלי. עם זאת, כדי לקבץ את הדברים בצורה יעילה יותר, שברתי את המשימה ההיא למספר צעדים קטנים יותר, כגון איסוף המחקר שלי, תיאור היצירה שלי, ניסוח ועריכה ואז הגשת.
עשיתי זאת עבור כל המאמרים או הפרויקטים הגדולים יותר שעבדתי באותו היום. לאחר מכן, הייתי מבצע את המחקר שלי עבור כולם לפני שאעבור לשלב הבא - במקום לנסות להתמודד עם מאמר שלם אחד בכל פעם.
פירוש הדבר שלמעשה התקדמתי בדברים האלה שלרוב יש לי נטייה לדחוף. אבל, כל התהליך הרגיש הרבה יותר לניהול.
עשיתי פחות טעויות
בואו נודה בזה - כל הזמן לדלג סביב כל יום העבודה יכול להיות מסיח את דעתו ומבלבל. כמובן שאיש אינו מושלם. אבל גיליתי שהגישה המפורקת הזו בעבודתי הביאה להרבה יותר מדי טעויות וביקורות, כולל שגיאות הקלדה במאמרים והודעות דוא"ל שנשלחו לאנשים הלא נכונים.
באצווה מצאתי את עצמי מרוויח פחות מהתופעות האלה. אני לא מדען, אבל אמשיך לזקוף את העובדה שהצלחתי להקדיש את כל המיקוד שלי למשימה שעומדת לפני. המחשבות שלי לא היו מפוזרות באותה מידה, מה שאומר שהצלחתי לתפוס באופן יזום את אחת מאותן השגיאות והטעויות הקטנות.
חסרונות
רשימת המטלות שלי דרכה זמן רב יותר ליצור
מתוך אינטרס להיות מאוזן וכנה, אני לא אנסה להעמיד פנים שטכניקת הפריון הזו הייתה חופשית לחלוטין מכל חסרונות. הגדול ביותר שנתקלתי בו שוב ושוב היה שרשימת המטלות שלי לקחה לי הרבה יותר זמן להתארגן בבוקר.
אני אדם ויזואלי. אז, ידעתי שאם אני מתכוונת לשמור על שיטת האצווה הזו, הרשימה שלי תצטרך להיות מובנית באותה צורה - אחרת פשוט הייתי מסתובבת שוב. עם זאת, מהר מאוד למדתי שניסיון להיות אסטרטגי כרוך בכמה מחשבות ושינויים ברצינות.
בסופו של דבר בדרך כלל הגעתי לככה:
- רשמתי את כל הדברים שרציתי להשיג באותו היום לרשימה ענקית אחת.
- הייתי תופס את הדגשים שלי כדי לצבוע קוד ולקבץ את הפריטים הדומים זה לזה.
- ואז, מכיוון שההתבוננות בבלגן המקושקש והמודגש הזה היה דוחף אותי ישר מעבר לקצה, כתבתי רשימה חדשה לחלוטין - תוך שימת לב לקבוצת הפריטים המבוססת על קידוד הצבעים שלי.
כפי שאני בטוח שאתה יכול לנחש, פירוש הדבר פשוט שהכנות לעבודה בכל יום ארכה אותי כמעט פי שניים. אבל, בכנות, אני חושב שאותן דקות ספורות נוספות היו בסופו של דבר שווה את זה!
זה לא תמיד היה בר קיימא
פגישות ומצבי חירום אקראיים צצים לאורך כל יום העבודה שלך - דברים שאפילו לא תכננת לטפל בהם בסופו של דבר הם בראש סדר העדיפויות. כולנו יודעים איך זה הולך.
לכן, בעוד ששיטה זו עובדת טוב מאוד בימים ההם שבהם הכל מתנהל כמתוכנן, היא לא תמיד ניתנת לניהול כאשר אתה פתאום נמצא עם פגישה בלתי צפויה או משבר עבודה. ולמרות שברור שאתה צריך לבצע התאמות מסוימות ולדאוג למה שצריך לעשות, זה בהחלט יכול להיות מעט מתסכל ומבלבל עד שזרוק מפתח ברגים בתוכניות הטובות ביותר שלך. בסופו של דבר אתה לא יכול "לאחוז" במקרי חירום לוחצים על זמן.
אז האם אמשיך לאסוף את רשימת המטלות שלי?
כמו בכל דבר, ישנם כמה יתרונות ותקלות ברורים המגיעים לשיטה זו. אבל בסך הכל הייתי אומר שזה בהחלט משהו שאמשיך ליישם. זה באמת עזר להגביר את הריכוז שלי ועודד אותי לכבוש את רשימת המטלות שלי עם קצת אסטרטגיה.
בטח, היו כמה דברים שנצברו שלא יכולתי לתכנן להם. עם זאת, כל עוד אתה מוכן לשמור על קצת גמישות במערכת ניהול הזמן הזו, אני חושב שתמצא בהצלחה רבה.
האם ניסית באצווה? צרו איתי קשר בטוויטר והודיעו לי איך זה עבד לכם!
