יש סוג של מרגיזה שמגיע עם השארת מפגש בתחושה אפילו פחות בטוחה מה הטעם בזה מאשר כשנכנסתם אליו (במקרה כזה, אולי מישהו צריך את המדריך הזה לניהול ישיבות אפקטיביות, תבנית סדר היום של הפגישה או מאמר זה ומפרט מתי באמת צריך לתאם מחדש את אותה פגישה).
גם אם העניינים אינם כה קיצוניים - אולי ניהלתם שיחה מעוררת ומרתקת - זה עדיין מאכזב אם לא נראה שדבר יוצא מזה. אבל יש פיתרון פשוט: הדוא"ל שלאחר הפגישה.
"המטרה הכללית היא שהיא תשא באחריות את כולם לאותן ציפיות. אז יש לך צוות באותו עמוד שפועל לאותם יעדים, שמאפשר את יעילותו ויעילותו של הדברים וגורם לתסכולים למטה, "אומרת הת'ר יורובסקי, מאמנת קריירה של מוזה ומייסדת Shatter & Shine. "אף אחד לא אוהב להרגיש כאילו ישבו בפגישה שהייתה תנופה טובה ואז שום דבר לא קורה אחר כך."
המשך לקרוא על כל מה שאתה צריך לדעת על שליחת הדוא"ל המושלם שאחרי הפגישה - כך שאתה לעולם לא אחראי על סיכול ההתקדמות בכל מה שאתה פגש בו.
למי צריך לשלוח את דוא"ל הפגישה?
אוקיי, אולי כולכם רעיון של אימייל למעקב. אבל איך אתה יודע אם אתה זה שצריך לשלוח אותו?
לעתים קרובות זה ברור. אם ארגנת את הפגישה, יצרת את סדר היום וניהלת את העניין, רוב הסיכויים שאתה צריך להיות זה שיסגור את הלולאה עם סמל לאחר הישיבה.
"בדרך כלל ברור בסוף הפגישה מי אחראי, אבל לפעמים זה לא, במיוחד אם זה אולי פרויקט חדש שאף מחלקה לא מחזיקה בו טכנית", אומר יורובסקי. "אתה רק רוצה לוודא שאתה לא יוצא כאילו אתה נוהג להזמין אנשים אחרים ושזה באמת בא מהאדם הנכון שאנשים הולכים להקשיב לו ולכבד את הבעלות ואת המועד האחרון."
אם זה מצב דו-משמעי יותר, חשוב אם זה הגיוני שתוכל להתקדם במשימה. "בסוף הפגישה, אם לא ברור לגמרי מי אחראי עליה ואתה מרגיש מצויד לשלוח את הדוא"ל הזה אחר כך, אז תרימי את היד שלך ותגיד 'היי, שמחה לשלוח את הדוא"ל שלאחר הפגישה, אלא אם כן יש מישהו אחר שמרגיש שיותר מתאים לבוא מהם, "אומר יורובסקי. "אז אתה מתנדב. אתה לא קורא לאף אחד לשים את זה עליו, אבל אתה גם נותן לאנשים אחרים את האפשרות להגיד, 'אה לא, אני חושב שזה בעצם צריך להגיע מג'ו.' "
את מי צריך לכלול?
ברגע ששדה "מ-" מסודר, הגיע הזמן לחשוב על שדות "ל" ו- "עותק". וודא שאתה שולח את הפתק שלך לכל משתתפי המפגש, כולל כל מי שהיה ברשימת ההזמנות אך אולי לא הצליח להשתתף. ואז חשוב אם יש מישהו שהבנת שהיה צריך להשתתף בפגישה, כמו גם כל בעלי העניין האחרים שצריכים לנקוט בפעולה או שיש להם נראות בנושא. לבסוף, אם אתה מתמודד עם עמיתים בכירים יותר, שקול להעתיק את העוזרים שלהם.
מתי זה צריך לצאת?
"כדאי לשלוח את הסקירה הכי קרובה ליציאה מהפגישה ככל האפשר", אומר יורובסקי. "אם הפגישה בסוף היום ואתה רוצה לחכות לדבר הראשון למחרת בבוקר, זה בסדר, אבל ככל שאתה קרוב יותר לפגישה, נוצר מומנטום יותר וזה לא מתחיל ליפול לתחתית מערימות של אנשים. "
במילים אחרות, שקול את הפרק מחדש כארכה של הפגישה ושלח אותה בזמן שהדיון עדיין רענן במוחך ושל כל האחרים. אם אתה יודע מראש שאתה תהיה זה שמתמודד עם פריט זה, אתה יכול אפילו לתכנן קדימה על ידי חסימת זמן בלוח השנה שלך מייד לאחר הפגישה כדי לעשות זאת.
מה זה צריך לכלול?
"מטרת הדוא"ל היא להביא את כולם לאותו דף", אומרת מאמן הקריירה של מוזה קריסטינה לאונרדי. אבל מה בדיוק נכנס לזה כדי שזה יקרה "תלוי באופי הפגישה ומהי הכוונה, מה המטרה?", אומר ליאונרדי.
"אם היה נושא או אתגר שטופלו והפגישה פתרה את הנושא או האתגר הזה, זה יכול להיות כמו תודה ובירך עצמי", היא מסבירה. או "זה יכול להיות בירור התפקידים וההכוונה בפרויקט מסוים או הצעדים הבאים שצריך לנקוט ומי אמור לנקוט אותם."
כהנחיה כללית, חשוב על ביצוע חלק מהפעולות הבאות או כולן:
- מודה לאנשים על זמנם ומאמץם
- סיכום כל נקודות המפתח שהוסברו או נדונו במהלך הפגישה
- מתווה פריטי פעולה ובעלים וכן מועדים לשלבים הבאים
- צירוף או קישור לכל משאבים ומסמכים רלוונטיים
- מזמין אנשים לשאול שאלות או להתכנס מחדש
לאונרדי קורא לך לשמור את זה קצר ומתוק. אבל אפילו היקף הדוא"ל תלוי בפגישה. אם אתה יוצא מפגישת צוות חודשית רגילה או מפגישת עדכונים מהירה ושגרתית של פרויקטים, הדוא"ל שלך יכול לשקף את זה באורכו. אם אתה שולח הערת מעקב לאחר ישיבת דירקטוריון בת שעתיים או ישיבת אסטרטגיה צלילה עמוקה, זה ייראה קצת אחרת. הדבר נכון גם לטון שלך.
"אתה תמיד רוצה להיות מנומס, גם אם זה דוא"ל מהיר שאתה שולח", אומר יורובסקי. "אתה גם רוצה לכתוב לא רק את הטון של הארגון, אלא את הפגישה עצמה." בקיצור, אל תסכם פגישה סתמית עם חברי הצוות שלך בצורה רשמית מדי ואל תשלח סיכום מנהלים שנשמע כאילו אתה מדבר עם החברים שלך בשעה טובה.
כדברי יורובסקי, "לדעת שהקהל שלך עושה שם הבדל גדול."
האם יש תבנית שאוכל להשתמש בה?
כולם נשמעים טוב עד כה? מגניב, עכשיו אתה כנראה מוכן לרדת לזה. להלן תבנית בה תוכלו להשתמש באופן חלקי או כולו, תלוי במצב הספציפי.
- - ישלים עד
- - ישלים עד
- - ישלים עד
- - ישלים עד
מה לגבי דוגמא?
הנה איך זה יכול להיראות בפועל:
- אנו זקוקים לבהירות ולהדרכה נוספת סביב מכירת המוצר החדש בכדי להצליח ברבעון השלישי וכן כמה חומרי בטחונות חדשים לשימוש פנימי וחיצוני
- מכיוון שהטקטיקות של שיתוף בפגישה זו הרגישו כל כך מועילות, אנו נבדוק שיש גיבורים דו שבועיים להעביר טריקים וטיפים בתדירות גבוהה יותר
- הגדר והפעל אימון - ג'קי יושלם עד 20 ביוני
- צור גיליון אחד לשימוש פנימי - רוב יושלם עד 25 ביוני
- עדכן חומרי מצגת לשימוש חיצוני - חורחה יושלם עד ה -30 ביוני
- הגדר פטפטות חוזרות - קווין יושלם עד ה -1 ביולי
