הרם את היד אם מצאת את עצמך באחד מהמצבים הבאים בעבודה:
- מפגש שעובר דרכו ומאלץ אותך להופיע מאוחר לפגישה הבאה שלך, לא להיות מסוגל להשלים פרוייקט בזמן או להחמיץ אירוע לאחר העבודה.
- פגישה כל כך לא מאורגנת שאתה יוצא ממנה במחשבה, מה בדיוק קרה?
- מפגש שבסופו של דבר הוא בזבוז זמן מוחלט.
האם אני רואה את הידיים של כולם באוויר? כך חשבתי. אפשר לפתור כל אחת מהבעיות הללו בדבר אחד פשוט: סדר יום של פגישה .
מה המושג הקסום הזה, אתם שואלים? מסמך המכסה את הפריטים הבאים:
- מה שאתה צריך להכין לפני כן או להביא לפגישה
- מי משתתף
- מדוע אתה עומד ובכל יעדים שאתה רוצה להשיג
- על מה תדבר, מי ידבר על מה, וכמה זמן ייקח לכל נושא לדיון
- כל הצעדים הבאים שתרצו לנקוט לאחר הפגישה
בטח השתמשת במשהו כזה בעבר, אבל בצורה פחות פורמלית. לדוגמה, אולי מילאת את קטע ההערות בלוח השנה שלך כדי ליידע אנשים לאילו מסמכים הם צריכים להפנות. לחלופין, שלחת דוא"ל בקצרה המציינת את נקודת המפגש ביום שלישי אליו הזמנת את כל החברה.
אבל אם יש לך מערך קונקרטי יותר מעמיק לאופן שבו הפגישה שלך אמורה להיות הולכת, יכול להיות כל כך שימושי להפליא. ראשית, מדובר בתיעוד מכריע - על ידי כתיבת הדברים שדיברת עליהם וההחלטות שקיבלת, יש לך משהו שאליו אתה יכול להפנות אם מישהו (כולל הבוס שלך) ישאל את החלטותיך העתידיות.
ודבר אחר, זה עוזר אפילו לקבוצת האנשים הרטגית ביותר להישאר מסודרים וממוקדים, תוך כדי גם לתת עליהם דין וחשבון. אנשים יכולים להגיע לשיחה מוכנה, כלומר שתוכלו לנצל את הזמן המוגבל שלכם יחד ביעילות, תוכלו להרגיש בטוחים שהפגישה הייתה פרודוקטיבית, ותוכלו לבצע בקלות רבה יותר את הפעולות הבאות.
ובמזל עבורך, יצרנו תבנית סדר יום שתוכל למלא ברגע זה וזה יחסוך לך זמן לכתוב את משלך. פשוט פתח את המסמך, הכין עותק ובקש ממנהיג הצוות שלך למלא אותו.
לאחר שתמלא אותו, שלח אותו לכל המעורבים כשאתה מתזמן את הפגישה. (יתכן וחכם לכלול הערה שאומרת בבקשה עיין בסדר היום של הפגישה לפני שנפגש ב. )
סדר יום מועיל כמעט לכל פגישה. לגבי הצ'ק-אין זה מספק שקיפות וזמן להכין כל שאלות המשך, לפגישות עם לקוחות הוא מראה מנהיגות, עבור סיעורי מוחות קבוצתיים זה מבטיח שלא תוסח, ולכולם זה מראה שאתה מעריך את זמנם.
כולם מנצחים!
