אם אינך יכול להביא את עצמך לעזוב את המשרד כשהשעון יכה בשעה 18 בערב בכל יום, אתה יודע איך זה שיישאר רק עוד דבר אחד לעשות. כמובן, זה לגמרי מנצנץ את אגודליכם עד שתוכלו למהר בחלל עשן (בסגנון קריקטורה, כמובן). אבל, זה יכול להיות גם סימן לכך שאיפשהו, איכשהו, זמנך יכול היה להיות מנוהל טוב יותר במהלך היום.
אנשים חרוצים ושאפתניים מודאגים בדרך כלל איך הם מבלים את ימיהם. זה משהו שפרילנסרים, עובדים במשרה מלאה, אמנים, יזמים - כל אחד, באמת - יכול להסכים איתו.
מה אם הייתי אומר לך שיש כלי קטן ושימושי בשם Toggl שיכול לעזור לך להיות יותר מצפוני ויעיל? התוכנית החינמית הזו מיועדת לתת לך יותר בהירות ותובנות לגבי התפלגות היום שלך. מטרתו העיקרית היא פשוטה: לרשום בדיוק כמה דקות נכנסות לכל משימה שאתה מבצע. ולעשות זאת קל כמו לחיצה על "התחל" ו- "עצור" כשאתה עובד או מזין את טווח השעות בפועל שבמהלך אתה מבצע משימה נתונה.
התכונות הבסיסיות הן בחינם, מה שאומר שאתה יכול להקליט זמן למשימות בזמן שאתה מבצע אותן, לראות כיצד פרויקטים שונים נערמים זה בזה וכמה זמן הם לוקחים יחד. אתה יכול גם לקבל סקירה שבועית של זרימת העבודה שלך. התוכנית זמינה בדפדפן, דרך שולחן העבודה, או במכשיר הנייד שלכם, ומאפשרת לכם לעבוד בעצמכם או בצוות של עד חמישה בחינם. זה עובד באותה מידה עבור קבוצה כמו אצל אנשים פרטיים - חברים שונים יכולים כולם לעקוב אחר פירוט החלקים האישיים שלהם בפרויקט.
תכונות נוספות, כמו הוספת חברי צוות נוספים, יעלו לכם, אבל לצרכי הגרסה החינמית הייתה בסדר גמור.
אם כבר מדברים על מטרותיי, הנה איך ומדוע החלטתי להשתמש בה. אולי זה יעזור לך לקבוע אם כדאי לבדוק את עצמך.
מה שידעתי לפני שהתחלתי להשתמש בתגל
ברמה הבסיסית, הייתה לי תחושה של איך אני מבלה את זמני, ושאני יכולה לפרק את האחריות שלי לקטנה, בינונית או גדולה מבחינת אנרגיה וצריכת זמן. אני מכין את רשימת המטלות שלי בהתאם, תוך התחשבות בשאלה אם אני יודע שמשהו צריך לקחת בערך 15 דקות או שעתיים.
אני גם יודע אילו הרגלים מאפשרים לי להיות פרודוקטיבי יותר. החל מהשעה מוקדמת היום, הקצאת הזמן בכל שבוע להכנת רשימת מטלות מפורטת, והענקת עצמי לגמישות להפסקות עוזר לי להישאר מלא אנרגיה ומשימה. אבל מכיוון שיש לי עמדה מרוחקת המאפשרת לי, פחות או יותר, לקבוע את לוח הזמנים של עצמי, יש לי גם את הגמישות לקחת הפסקות ארוכות יותר ולעבוד (או לא לעבוד) בשעות מזדמנות.
אז, התעניינתי להשתמש בטוגגל כדי להבין כיצד התפוצה של זמן השעון שלי הסתכמה, ולראות אם אוכל להפיק עוד יותר מהיום. אלה הבחנות חשובות שיש להכיר: התחלתי להשתמש בפלטפורמה בהערכה טובה של המניעים והיעדים לשיפור שכבר נזכרתי .
מה שלמדתי לאחר השימוש ב Toggl
כמה זמן לוקח כל פרויקט
לאחר שיש לי זמן קונקרטי להפניה הרגשתי שפתאום שמתי תג מחיר לכל אחד מהפרויקטים. והצבת המספר המוחשי הזה בפרספקטיבה גרמה לי להיות יותר מכוונת לגבי לא רק איך אני מבלה את זמני, אלא גם על אילו פרויקטים אני מסכים ורוצים להקדיש להם מאמץ.
להלן דוגמה כיצד רשימת מטלות עשויה להיראות מפולקת:
פרויקט מעקב אחר זמן הוא פרויקט בפני עצמו
אני מוכן להמר שאתה לא רגיל ללחוץ על כפתור בכל פעם שאתה מתחיל ומסיים משימה. גם אני לא הייתי. מכיוון שלא הייתי רגילה לתוכנית, אלא אם כן נתתי לעצמי תזכורות, הייתי שוכחת להתחיל לעקוב. טגל מנסה להקל עליך ככל האפשר - האתר פשוט ויש בו פונקציה של תזכורת למסלול.
הכנת פריטי פרויקט מובחנים (כמו מתאר, ניסוח, עריכה והעלאה כקטעים נפרדים של יצירת מאמר, למשל) אפשרה לי גם ליצור נפשית מחסומים בין משימות - מה שאומר שאני כבר לא זורמת מאחד לשני כמו זומבי על טייס אוטומטי.
זה דבר קל לשכוח ממנו או להרפות, כך שאם אתה רציני בהבנת הרגלי הפרודוקטיביות שלך, אתה צריך גם להיות רציני לגבי התראה על הטיימר בכל פעם שאתה מתחיל במשימה חדשה.
ימים איטיים עושים הבדל עצום
אתה מכיר את הבקרים האלה כשאתה מתעורר מרגיש מנוח לחלוטין? אתה לא מתכוון להכות בכל האורות הירוקים כל יום, אבל Toggl עוזר לך להבין כמה השפעה יכולה להיות לרמות האנרגיה שלך על היעילות שלך. כשאני מעצב ומעלה את הידיעון של The Muse Sunday Inspiration, למשל, שתי תמונות של אספרסו יכולות להיות ההבדל בין 30 דקות לשעה בבנייתו.
יש יותר זמן ביום ממה שחשבתי
במיוחד כעובד מרוחק, אני בהחלט נמצא במחנה שאם מוחי לא מתמקד במלואו במשימה, עלי לקחת הפסקה או להפנות את האנרגיה שלי עד שאוכל להביא את מלוא תשומת ליבי לפרויקט. אך משמעות הדבר הייתה גם שהימיי יתחילו מוקדם ויצאו יותר מיום עבודה רגיל מכיוון שיש לי את הגמישות לקחת ארוחות צהריים נינוחות, לצאת לטיולים מתפתלים לקבלת השראה, או לישון מאוחר, תלוי במצב רוחי.
עם טגל יכולתי לדמיין את התפלגות התמונות הגדולה של השימוש בזמן שלי בשבוע נתון. וההתבוננות באיך העניינים מרובעים גרמה לי להתאים את עצמי כשהופעתי בצורה הטובה ביותר והמהירה ביותר, וכשמוחי נתקע והרהר בכל האפשרויות לאנטומיה של גריי בעונה הבאה (כן, זה עדיין משודר). הנה כיצד לדעת המספרים עשתה לי טוב יותר בתכנון אסטרטגי לשבוע הקרוב:
התבוננות בצריכת הזמן של אותה משימה בזמנים שונים של היום עזרה לי להבין מתי יש לי יותר אנרגיה לפעילויות מסוימות. זוכר כשאמרתי לך שלבנות את הידיעון השבועי לקח פחות זמן לאחר שאכלתי את קפה הבוקר שלי מאשר אחרי שציינתי את ארוחת הצהריים? הידיעה שחסכה שעתיים בכל שבוע על ידי השארת משימות ישרות יותר, כאשר המוח שלי עדיין מתמקד מחדש.
באופן דומה, התבוננות בצריכת הזמן של משימות שונות באותו זמן ביום אפשרה לי להבין מתי ביום הרגשתי הכי טוב לעבוד על משהו. אם הגעתי למשימות הכבדות מוקדם, הרגשתי נינוחה יותר (ופחות אשמה) מהימים בהם העברתי על המיילים הראשונים שלי בבוקר כדי להגיע לכל דבר אחר.
לפני שמצאתי את טוגגל, חשבתי שהלחץ הקשור לעבודה הוא נתון - שלעבודה במלוא הפוטנציאל שלך בהכרח פירושו לעבור על שעות שלך בימים מסוימים או לבחור בארוחת צהריים עבודה על אחרים. כל מי שמוקדש לתפקידו יודע למה אני מתכוון: לשים שעות צריך להיות עדות קונקרטית למאמץ משמעותי ומחויבות לתפקיד.
אבל מה שלמדתי מהניסוי הזה הוא שחיסכון בעצמך זמן לא גורם לך להשקיע פחות בעבודה. אם כבר, זה מראה שאתה מחויב לנהוג בתוצאות הביתה בצורה יעילה ככל האפשר.
מעקב אחר השימוש בזמן שלך עשוי לפקוח את העיניים שלך לחלוטין למה שעושה ולא עובד בשבילך. ואם היותך נכס חזק יותר עבור החברה שלך לא עוזר ללחץ הדם שלך להתיישב, הרי שיהיה לך עוד כמה שעות מרחב בכל שבוע בהחלט.
