אם אי פעם הובלת פגישה, סביר להניח שחווית גם לנסות למשוך מושב שהפך במהרה תפנית לכאוטי.
אולי אתה מתמודד עם חבורה מדברת במיוחד - או עם אותו אדם שנראה שיש לו טווח קשב של ילד בן ארבע. אולי לכל מי שיש שם רעיון נהדר לחלוק - או שאולי נקרא סוף סוף התינוק המלכותי, וכל זה על מי יכול לדבר.
לא משנה מה הסיבה, פגישות יכולות ולעשות, ספירלה מחוץ לשליטה. אבל אם אתה אחראי על ההתכנסות, אתה רוצה להופיע בראש הדברים ולהימנע מבזבוז הזמן של כולם במפגשים לא יעילים.
קל מאוד לומר את המשך קיומה של הקבוצה על המסלול, אך עם תכנון חכם ומספר אסטרטגיות ליום אחד, אתה תהיה בדרך לפגישות צוות ממוקדות יותר.
התחל עם תוכנית
הצעד הראשון בביסוס השליטה הוא הכנת סדר יום. ואני מתכוון, אג'נדה טובה ומיושנת ומוקלדת שניתן לשלוח למשתתפים לפני כן (ואז להציג או לחלוק בפגישה כתזכורת ידידותית). זה אולי מרגיש ברור מדי מכדי לרשום הכל, אבל סמוך עליי, כמה פרטים על הנייר יעזרו לך - וכל השאר - להיות ממוקד במה שעוסק בפגישה באמת.
כשאתה מכין את התוכנית שלך, חשוב על המטרה הסופית שאתה מחפש להשיג בפגישה (למשל, האם מדובר במפגש סיעור מוחות, או שאתה צריך לסיים כמה פריטי פעולה מרכזיים?). לאחר מכן, עבדו לאחור כדי לקבוע על מה צריך לדון בכדי להגיע למטרה זו, על אילו שאלות יש לענות ואילו אחריות צריך להיות מוטל. וודאו כי לאחד מהקצוות הרופפים הללו יש מקום בסדר היום, כך שכולם יודעים למה לצפות לפני שהם מגיעים.
בנוסף לסעיפי סדר יום אלה, חשוב גם על האנשים אשר ישתתפו. כמה אנשים יהיו? האם הם מכירים אחד את השני? מהן האישיות שלהם? מה בדרך כלל מסיח את דעתם? זה יעזור לך להחליט אם עליך לבנות זמן נוסף בתחילת הפגישה. לדוגמה, אם אתה יודע שהמשתתפים בפגישה ירצו לעסוק בשיחות אישיות לפני תחילת העבודה, תכנן כמה דקות של זמן לכולם להוציא את הפטפוט מהמערכות שלהם לפני שיגיעו לעסק.
להקל על פוקוס
השלב הבא שלך הוא ליצור מרחב מפגש שמרתיע את הסחת הדעת והפרעות. התחל עם המרחב הפיזי, וודא שהחדר סגור מרעש ושיחות מבחוץ ונקי מהסחות דעת חזותיות כמו מסך וידאו לולאה או חומרים על השולחן. ורגע לפני שהפגישה מתחילה, הרחק את הטלפון שלך וסגור את המחשב הנייד שלך - זה סימן עדין לאחרים שהם צריכים לעשות את אותו הדבר.
ואז, קבעו את הבמה לפריון. וודא שהאג'נדה זמינה - על ידי הדפסת עותקים מודפסים או על ידי משיכה כלפי מעלה על המסך - וודא שחזר על היעדים לפגישה בזמן שאתה מברך את כולם (למשל, "אנחנו כאן היום כדי לסיים את הפרטים הסופיים לאירוע ההתרמה. "). כמו כן, הקפידו להזכיר לאנשים מתי הפגישה אמורה להיערך. פשוט אומר, "אני יודע שלכולנו יש המון מה לעשות, אז בואו ננסה לשמור על זה מתחת ל -30 דקות", יזכיר לאנשים שאתה רוצה פגישה יעילה בדיוק כמו שהם עושים.
ליתר דיוק לוגיסטי, אם יש לך חומרי ישיבה נוספים, העבירו אותם תוך כדי העבודה ולא בתחילת המפגש. שמעתי שאחרים מציעים שהגישה הזו מסיחה את הדעת, אבל למדתי שרוב האנשים יקראו קדימה וישליחו מפגשים אם יש להם אפשרות לראות מה עולה.
להחזיר את הקבוצה
אג'נדה ברורה ומרחב ישיבות נקי עוברים דרך ארוכה בכדי לעקוב אחר הדברים, אך לא משנה כמה אתה מתכנן את הפגישה שלך, עדיין הסחות דעת יכולות להתרחש. כאן נכנסת לתמונה אומנות המעבר. לפני שאתה נכנס לפגישה, וודא שאתה חמוש בכמה דרכים מנומסות ועם זאת יעילות להפנות את השיחה לאן שאתה רוצה אותה. הנה כמה מהמועדפים עלי:
תעטוף את זה
ממש כמו חיבור טוב (כן, כולנו זוכרים את אלה), עליכם לחתוך את הפגישה עם סיכום קצר. ציין בבירור מה הושג וכל מה שקרה אחר המנות, השלבים הבאים או האחריות. זה לא צריך להיות מפורט - למעשה, זה לא אמור להימשך יותר מדקה או שתיים - אבל זה עוזר לשים קידה בפגישה שלך כדי לומר משהו כמו: "תודה לכולם. התקדמנו מאוד בסיום לוגיסטיקת האירועים. אמילי תיצור קשר עם רכזת האירועים עם הפרטים האלה, ואשלח רשימת דוא"ל של כל המטלות הסופיות של כולם. "
בואו נודה בזה, כשאתה מכניס חבורה של אנשים לחדר קטן, זה יכול להיות קשה לבסס ולשמור על שליטה. כניסה לפגישה הבאה שלך עם תוכנית, סדר יום וכמה שורות מפתח להחזרת כולם למסלול יכולה לעשות את כל ההבדל.
תגיד לנו! איך אתה שומר על השליטה על הישיבות שלך?
