לאחרונה סגרתי את הפרויקט שעבדתי עליו במשך מספר החודשים האחרונים. זה היה רגע סנטימנטלי בוודאות - כבר לא לבזבז את זמני במשהו שהיה חלק גדול מהיום שלי היה בהחלט כדור קשה לבלוע. עם זאת, זה היה ניסוי מההתחלה, וידעתי שברגע שנגיע לתוצאות שאנחנו צריכים זה ייגמר.
הצורך להסתיים - או בז'רגון התאגידי, השקיעה - יוזמה שהיית חלק מכריע בה צפוי לקרות בקריירה שלך, בין אם על דעתך ובין אם על ידי מישהו אחר. אולי נגמר התקצוב, אולי זה נושא רוחב הפס, אולי מטרות וסדרי עדיפויות משתנים, אולי מישהו עשה טעות בהקצאתו מלכתחילה.
בלי קשר, לדעת איך לעטוף את הכל בקשת יפה זה מיומנות חשובה - רק בגלל שזה מגיע לסיום זה לא אומר שאין לך אחריות לסיים את זה בצורה חלקה ומקצועית. בנוסף, כשתעשה נכון, אתה יכול להשתמש בכל מה שלמדת והשגת לצורך קידום קריירה עתידית.
הנה כיצד:
1. אסוף את כל העובדות
לפני שתעשה משהו, עליך להבין מדוע הפרויקט הזה מסתיים. שאל שאלות, שוחח עם חברי צוות רלוונטיים והבין מה המשמעות לטווח הארוך.
בתור התחלה, זה יכול להעניק לך ביטחון ונקודת מבט - במיוחד אם אתה חושש שזה ייגמר בגלל משהו שעשית (או שלא עשית).
זה גם עוזר לך לקבל החלטות משכילות יותר קדימה. כשאתה יודע מדוע כבר אין צורך בפרויקט, אתה יכול לבצע בחירות חכמות יותר ביוזמות עתידיות ולהבטיח שאתה נמצא באותו עמוד ב:
- בין אם זו יוזמה קבועה, משפטית או זמנית
- כיצד נמדד הצלחה
- מהן ציפיות ציר הזמן
2. הגדר תאריך סיום והכין
בשלב הבא, תבדוק את הפרטים הקטנים. מתי זה יושלם? מי יעזור בגלישת קצוות רופפים? מה צריך לעשות כדי לעשות זאת? למי צריך לקבל הודעה?
ברגע שאתה יודע את כל זה, אתה יכול להתחיל להתכונן מייד - גם ליום האחרון וגם למה שאחריו (אם בכלל). יהיה לך יותר זמן על הידיים אחרי שזה ייגמר, אז תגלה איך אתה רוצה להקדיש את זמנך להתקדם ואילו פרויקטים אחרים אולי תרצה להתחיל או להיות חלק מהם. דאג לשוחח עם הבוס שלך כדי להבין מה הם רוצים שתתמקד ותעדוף.
כמו כן, נצלו את הזמן שיש לכם להשלמת פרויקט זה. האם יש ניסוי שהתכוונת לנסות? או מיומנות שאתה מחפש לבנות? השתמש במתיחה זו כדי לבדוק רעיונות או מחשבות ברגע האחרון.
3. הודע לצוות שלך (וכל מי שהיה מעורב)
זה המפתח: כל מי שהיה מעורב בצורה כזו או אחרת - בין אם הם עזרו, תרמו משוב או סתם עקבו אחריו בפאסיביות - צריך להיות משולבים בחיבור.
שלחו דוא"ל או קבעו פגישה המציינת מדוע הפרויקט מסתיים, מה המשמעות של כל אחד מחברי הצוות והחברה ומה השלבים הבאים. תן לקולגות שלך הזדמנות לשאול שאלות ולתרום משוב (ולרשום את המידע לשלב חמישי).
4. קח את הזמן לחגוג שחקני מפתח והישגים
זה הולך יד ביד עם שלב שלישי, אבל כל כך חשוב להכיר בכל העבודה הקשה וההישגים הקשורים לפרויקט. הקפידו לקרוא לחגוג את אלה שעזרו ולצעוק את כל התוצאות החיוביות הגדולות שהתקבלו.
כמו כן, חגגו את עצמכם! בין אם מדובר ב"הצלחה "ובין אם לאו, הובלת דבר מה וללא ספק רכשת מיומנויות לאורך הדרך (גם אם כישורים אלו הם ניהול פרויקטים טוב יותר). אז קחו את הזמן לחוש גאווה בעבודה שעשיתם.
5. בצע ניתוח רפלקטיבי
לאחר שסגרתם את החנות, אספו את כל מה שאספתם במהלך הפרויקט, איכותי וכמותי כאחד:
- מה עשית?
- כמה זמן עשית את זה?
- מי היה מעורב? מה הם עשו?
- לאילו תוצאות קיוויתם?
- אילו תוצאות הגעת?
- אילו תוצאות לא קיבלת?
- מה היה מפתיע?
- אילו טעויות נעשו?
- איזה לקח נלמד?
הגדירו מהי המשמעות של הצלחה ליוזמה ספציפית זו, כיצד עשיתם (או לא עשיתם זאת) ומה ניתן ללמוד לעתיד לבוא - ורשמו הכל בדוח.
עשינו עבורכם את התבנית המושלמת שתוכלו לעשות זאת בדיוק!
ואז, השתמש בדוח זה! יש את כל המידע הזה במקום אחד בעל ערך להפליא מכמה סיבות:
- זה מאלץ אותך ואת הצוות שלך להיות מהורהרים. קבע זמן כדי לעבור על הכל, לדון בזה ולהוסיף לזה. השתמש בו כמתחיל שיחה להשקת פרויקטים חדשים או סיעור מוחות יוזמות אחרות.
- זה עוזר לך להיות אסטרטגי בקבלת החלטות עתידיות ומונע מההיסטוריה לחזור על עצמה. בכל פעם שאתה נתקל בפרויקט או בעיה שמרגישים דומה, התבונן אחורה בדו"ח זה כדי להחליט אם להתקדם וכיצד לא תעשה את אותן הטעויות או תיפול באותו חור ארנב.
- זו הוכחה פיזית להישגים שלך. אתה יכול להביא את זה לסקירת הביצועים הבאה שלך או להפנות אותה בחיפוש העבודה שלך. כמו כן, אתה יכול להשתמש בו רק כדי להרגיש טוב עם עצמך - עשית את כל זה!
בהחלט לא קל מבחינה רגשית לסיים פרויקט שאכפת לך ממנו. אבל, על ידי ביצוע זאת בצורה מתועדת ומחושבת היטב, אתה מקל על עצמך להוביל בהצלחה פרויקטים עתידיים. וזה דבר נהדר.
