אני אוהב את הקיץ. בטח, לפעמים זה יכול להיות חם עד כדי גיחוך, וזה מסובך למצוא בגדים המתאימים לעבודה, אבל אם יש לך מזל, זה זמן לחופשה.
אולם במהלך השנים האחרונות שמתי לב שחופשות אינן עוד סתם אפשרות להירגע: הן גם התחילו להיות שם נרדף לסטרס. לחץ שקשור לדוא"ל, אם להיות מדויק: נראה כי אנשים מרגישים המומים מהרעיון לקשור לדוא"ל שלהם, לא לקבל מספיק גישה אליו, או לחזור לתיבת הדואר הנכנס שפורצת בתפרים.
ובכן, קח את זה ממני: עם מעט הכנות וכמה גבולות ברורים, תוכל להתמקד בשכיבה על שפת הבריכה עם המוחיטו שלך - ללא מחשב נייד - תוך זמן קצר.
לפני שתלך
בדיוק כמו שאתה מכניס את המיטה שלך, מרוקן את המקרר ומוציא את האשפה לפני שאתה יוצא לחופשה, מפנה את תיבת הדואר הנכנס שלך לפני שאתה עוזב הופך את ההחזרה להרבה יותר קלה. לכן, כמה שבועות לפני היציאה לטיולכם, הקדישו כמה שעות לניקוי קפיץ של תיבת הדואר הנכנס בכדי להתכונן (חשבו על זה כמו שיזוף בסיס, למעט טוב יותר עבורכם וקל יותר לעשות אינסוף מהספה שלכם).
כמו כן, תרצו להכין את הצוות והלקוחות שלכם 10-15 יום לפני שאתם עוזבים. שלח להם דוא"ל שמזכיר להם את תאריכי החוץ שלך, ציין נקודות קשר משניות עבור אזורים שונים שאתה אחראי עליהם (כלומר, יידע אותם לא לשלוח לך דוא"ל!), ובקש מהם להמתין בכל מה שאינו דחוף בזמן אתה רחוק. הקפידו לבקש שישלחו לכם כל עבודה או תשובות המגיעים לפני תאריך היציאה שלכם 4-5 יום לפני הטיול, אז יש לכם זמן לחזור אליהם.
אני ממליץ גם לומר שלא תבדוק דוא"ל לעתים קרובות, אלא להכניס "דחוף" בשורת הנושא אם משהו באמת לא יכול לחכות עד לחזרתך. על ידי תחילת הצוות שלך לבקש את מה שהם צריכים לפני שתעזוב ולבקש מהם להפסיק ליצור איתך קשר עד שתחזור, תפחית באופן דרסטי את עומס הדוא"ל הכולל שלך.
לבסוף, הקפידו להעלות מגיב אוטומטי בדוא"ל לפני שתמריא. יש אנשים שעוברים עד הקצה וסוגרים לחלוטין את הדוא"ל שלהם בזמן שהם לא נמצאים, אבל לא הייתי ממליץ ללכת בדרך זו אלא אם כן אתה ומקום העבודה שלך יכולים לתמוך בזה. מספיקה הודעה רחוקה שאומרת "אני מחוץ למשרד ולא בודקת דוא"ל עד 15 באוגוסט - אנא צור קשר כך וכך אם אתה זקוק לעזרה".
טיפ מקצוען: הוסף 1-2 יום לתאריך ההחזרה שלך במגיב האוטומטי כדי לקנות זמן להתעדכן לפני שאנשים יתחילו להפציץ אותך שוב באמצעות דוא"ל.
תוך כדי
עכשיו, כאן האישיות שלך היא גורם גדול, אז חילקתי את העצות שלי לשני הקצוות:
עבור המסכים של Take-a-Total-Break-From-Your-Screeners
אם המחשבה על אי בדיקת הדוא"ל שלך במשך שבועיים מעוררת תחושות אימה במקום שמחה, אולי אתה דומה לי יותר, אז דלג לקטע הבא. אם זה לא נשמע כמוך בכלל, הנה מה שאני ממליץ עליו: סחר יום אחד פחות של חופשה להפסקה מלאה מהדוא"ל.
אני יודע שרבים מכם ישנאו את הרעיון, אך תשאו איתי. או שיש לך עבודה בה תוכל להתעדכן ברגע שתחזור, או שלא. אם אתה יודע שאתה נופל בקבוצה האחרונה, לטוס הביתה בשבת ולהתעדכן בנחת ביום ראשון לפני שתחזור לעבודה הייתה אסטרטגיה מוצלחת מאוד עבור רבים מחברי שאינם מכורים לדוא"ל.
למכורים לדוא"ל-טוב-טוב-לדוא"ל
למכורים לדוא"ל (כמוני), אני ממליץ לבדוק את תיבת הדואר הנכנס שלך כל 1-2 יום מהסמארטפון ולהתמקד בפינוי דברים . שני הדברים האלה הם המפתח:
1. השתמש בסמארטפון: מדוע? הרבה יותר קשה להישאב לתיבת הדואר הנכנס באמצעות הטלפון - אתה לא יכול באמת לכתוב מיילים ארוכים או לחפש דברים. אבל, אם יעלה משהו חשוב תראה את זה.
2. התמקדו בפינוי דברים: חשוב שתתנגד לדחף לענות על אימיילים לא דחופים, לא משנה כמה הם מהירים וקלים, מכיוון שזה יאותת לנמען שאתה זמין ועונה על מיילים. ברגע שאנשים יקבלו מכם כל סוג של דוא"ל, הם חושבים שאתה זמין, ואתה כוסית.
עם זאת, יש לך הרשאה לעשות את הדברים הבאים: לענות על דוא"ל המסומן "דחוף" (אני מקווה שלא יהיה לך), מחק דוא"ל שאתה לא צריך או רוצה לקרוא, וקרא וארגן דוא"ל מידע. (כתובות דוא"ל שנשלחות לקבוצות, בהן לא נקראת באופן ספציפי, נופלות לדלי הקריאה והארכיב.) מה שיישאר עם חזרתך הן דוא"ל הדורש תשומת לבך ותגובתך, אך אינן דחופות כל כך צריך לענות להם לפני שתחזור.
בחופשה האחרונה שלי בשבוע האחרון, אסטרטגיה זו הביאה לי שיש לי 90 מיילים להתמודד עם שובי (במקום 380 המלאים שעברו במהלך הטיול שלי). לקח לי 15-30 דקות ביום. מבחינתי זה לגמרי שווה את זה וזה נתן לי את השקט הנפשי שהייתי צריך כדי להירגע באמת בחופשה.
כשתחזור
ללא קשר לשיטה שתבחרו כשלא היית שם, הימים הראשונים שלך אחורה ככל הנראה עדיין ידרשו מעט להתעדכן. תן לעצמך שני ימי עסקים מלאים לקום ולהימנע, ולהימנע ממועדי מועד או פגישות גדולות במהלך אותה תקופה. בדרך כלל אני חוסם 2-3 שעות ביום ביומיים הראשונים אחורה כדי להתמודד גם עם תיבת הדואר הנכנס שלי וגם עם ההתעדפות הכללית שלי עם הצוות שלי. הקפד להביא קפה עם המנהל שלך לשאול על שינויים בסדר העדיפויות או בקווי הזמן או בפרויקטים חדשים שהחלו. אם אתה מנהל אחרים, קבע איתם זמן לראות איך העניינים התנהלו בזמן שהיית בחוץ.
עם מעט הכנה, מעט מודעות עצמית וכמה חסימות זמן כשחוזרים, תוכלו לוודא שתקבלו את המנוחה והרגיעה שאתם צריכים במהלך החופשה הבאה שלכם.
