עבודה במשרד תאגידי גדול יכולה להיות ברכה וקללה.
מצד אחד עומדים לרשותך טונות של משאבים - עזרה טכנית, צוותים יצירתיים, מנטורים, חדר אספקה מצויד וכל דבר אחר שאתה זקוק לו רק להזמנת רכש.
אך מצד שני, הביורוקרטיה של מערכת עסקית יכולה להעמיד בקלות רעיונות חדשים ולהאט את העבודה שאתה צריך לעשות. בין מדיניות מיותרת, ניירת אינסופית, וחוסר סמכות לקבלת החלטות, תוכלו להתחיל לתהות אם מקבלי הכלל של התאגידים מנסים באופן פעיל להקשות על העבודה שלכם.
האמת, סביר להניח שלא תצליחו להיפטר מחברתך באופן ידני מסוג המגוחך הזה - אה, בירוקרטיה - בזמן הקרוב. אבל, כשאתה מתמודד מול זה מולך והתמודד עם זה בדרך הנכונה, אתה יכול לעשות את זה הרבה פחות מתסכל על עצמך ועל הצוות שלך.
אחרי שביליתי כמה שנים בעולם התאגיד, הנה הדברים שמצאתי הכי מתסכלים - ואיך למדתי להתמודד איתם באופן יזום.
הנושא: חוסר שקיפות
אלא אם כן אתה נמצא בסוויטת C, רוב הסיכויים שאתה לא תקבל מידע רב על ההחלטות העסקיות של החברה שלך. גם אם אתה נמצא בתפקיד פיקוח, ככל הנראה תסתבך מהודעות בלתי צפויות, יוזמות חדשות ושינויי מדיניות.
קח את המשרד הפרטי שלי: לפני כחודש, ארבעה מהעובדים במחלקה שלי נקראו לישיבה שבה הם פוטרו - כולם ללא ידיעתי. כמפקחת שלהם, מיהרתי למנהלת שלי לשאול מה היא יודעת על המצב. מתברר, לא היה לה מושג מה הפיטורים מתרחשים, על איזה מידע הם התבססו, ואם היו עוד בוא.
אותו דבר קרה כאשר החברה שלנו נרכשה ומוזגה עם חברה אחרת. שינויים במבנה ובניהול הועברו רק למחלקות מסוימות, והשאירו את שאר העובדים להיות תלויים בשמועות עד לסינון המידע האסטרטגי.
איך להתמודד
אין באמת דרך מובטחת לקבל תובנה לגבי פעילותה הפנימית של החברה שלך - אם המנכ"ל לא רוצה שיידעו, סביר להניח שלא תצליח לגלות זאת. עם זאת, לא מזיק לתקשר באופן קבוע עם המנחה שלך ולשאול מה הוא או היא יודעים על מצבים מסוימים. גיליתי שגם אם המנהל שלי לא יכול לתת לי הרבה פרטים, אני יכול ללקט מדי פעם נאגטס של מידע (שלפחות נותן לי קטע מהתמונה הגדולה, גם אם אני לא יכול לראות את כל העניין).
הצד השני בהתמודדות עם חוסר ידע (והתסכול שמגיע איתו) הוא להתמקד בלהיות זריז בתפקידך. קשה ככל שיהיה, אם תוכלו ללמוד לקבל שינוי בצורה חיננית ורגועה (במקום להתלונן או לשאול כל הזמן מדוע הדברים לא יכולים לחזור למצב שהם היו בעבר), יהיה לכם הרבה יותר זמן להסתגל ולקחת את השינויים בצעדים.
הנושא: מדיניות חסרת תועלת לכאורה
עיין בספר הלימודים של כל חברה, ותמצא מדיניות אחרי מדיניות בכל הנוגע להתנהגות צפויה לקוד הלבוש ועד ימי חופש. ולרוב, אתם בטח לא מפקפקים מדוע מדיניות זו נחוצה.
כלומר, עד שתתקלו בכלל שמציין משהו אבסורדי: לדוגמא, ניתן לבקש כי PTO יכול להיות רק בתוספות של חצי יום או מלא, במקום לפי השעה (וחצי שעות? תשכחו מזה!) - אז יש לכם להשתמש בארבע שעות מזמן החופשה היקר הזה למינוי רופא במקום רק אחת. לחלופין, הכלל הקובע כי עובדים לפי שעה אינם יכולים להשתמש בטלפונים הסלולריים שלהם כדי לשלוח טקסט או לגלוש באינטרנט אפילו כשהם מחוץ לשעון במהלך ארוחת הצהריים והפסקות.
למשרד מלא מבוגרים שיודעים לבצע את העבודה? מדיניות זו נראית מיותרת ולא הוגנת.
איך להתמודד
ככל שיהיו הכללים מתסכלים, ישנן ככל הנראה סיבות תקפות לכך. מצאתי שזה עוזר לי לקבל (ולאכוף) אותם אם אוכל לקבל מידע נוסף על הסיבות הללו. אם, למשל, אני מגלה שמערכת ה- PTO שלנו פשוט לא יכולה לטפל בשום דבר אחר מלבד בקשות של ארבע או שמונה שעות, אני מרגישה יותר מרוצה מאשר בהנחה שמחלקת משאבי אנוש שלנו פשוט רוצה להכריח אותנו לנצל את שעותינו במהירות כמו אפשרי. (אני גם יודע, בהתחשב בעובדה שזו הסיבה היחידה לכלל, שאולי אפשר לחצאית אותה - כמו לאפשר לעובדת לדלג על שעת ארוחת הצהריים שלה כדי לפצות על מינויו של אותו רופא שאיבד אותה.)
הנושא: חוסר יכולת קבלת החלטות
עד שאתה נמצא בתפקיד ברמת דירקטור, באמת שאין לך מרחב גדול לקבל החלטות בשם הצוות שלך, הלקוחות שלך, או אפילו, בעצמך.
לדוגמה, התפקיד העיקרי של הצוות שלי הוא להגדיר תוכנה של לקוחות להעברת תביעות ביטוח באופן אלקטרוני, אך לאחרונה הוטל עלינו האחריות להגיב לסכסוכי חשבוניות. אם כן, לקוחות היו מתקשרים ומזכירים כי הם חויבו בגין כפליים מהסכום שהיה צריך להיות. נוכל לחקור את הנושא במידה מסוימת, מכיוון שנוכל להיכנס מרחוק למערכת שלהם.
אבל התפיסה הייתה, גם אם גילינו שהחשבונית לא הייתה נכונה, לא הייתה לנו גישה לחוזה של הלקוח, אשר פירש את מה שהם ולא היינו אחראים לשלם עבורו. גם אם היה ברור שהלקוח ראוי לזכות בגין תשלום יתר, לא היינו מוסמכים לתת לו או לה. היינו צריכים להעביר את הלקוח למחלקה אחרת ואז היינו צריכים לעבור בשורות כדי לקבל את האישור. זה היה מתיש ומרגיז עבור כל המעורבים.
באיזה תפקיד אתה עובד, סביר להניח שאתה חווה זאת. אינך מורשה לקבל החלטות, לשנות תהליכים או לצאת לגף עבור לקוח ללא אישור מתאים - דבר שיכול לגרום למצבים לא נוחים.
איך להתמודד
אם אני יודע מראש שאינני האדם הנכון לבצע שינוי או לתת אישור למשהו, אני רוצה למסור גילוי מלא מההתחלה. לכן, כשמדברים עם לקוח על חשבונית, אקדים את השיחה בהסבר, "אני הולך לעזור לחקור את הבעיה הזו, אבל כדי לתקן את החשבונית שלך, אצטרך להעביר אותך לשירות הלקוחות שלנו. מחלקה, בסדר? "
על ידי קביעת הציפיות הנכונות עם כל מי שמעורב, תבטל את התסכול שהיה מגיע אם היית מחכה עד סוף השיחה כדי להסביר את חוסר הסמכות שלך.
הגיליון: ניירת אינסופית וטייפ אדום
אמנם ייתכן שיש לך רשימת מטלות אינסופית והמון פרויקטים מלאים, אך למעשה התקדמות בפריטים הללו מתבררת כי היא קלה יותר מאשר עשית. במקום לצלול מיד פנימה, עליכם ליצור תוכנית פרוייקט, שתפרט את מי תצטרך לערב, את ההוצאות שתצאו, ולוח זמנים צפוי.
כדי לקבל משוב עליו, תשלח אותו בדואר אלקטרוני לבוס שלך - וכשלא תשמע בחזרה אחרי שבוע, תשלח כמה הודעות מעקב. אתה תחכה שהוא או היא יקבלו אישור מהקו, ורק אז, שבועות לאחר ש"התחלת "את הפרויקט, למעשה תוכל להתחיל.
נשמע מוכר? בסביבות כמו אלה, קשה - ומתסכל להפליא - לעשות כל דבר.
איך להתמודד
לרוע המזל, התנגדות לתהליך אישור קיים, ארוך ומייגע ככל שיהיה, רק תגרום לו להימשך זמן רב יותר. העובדים שלי, למשל, מגיעים אלי לעתים קרובות להתלונן על דרך מסוימת לעשות דברים, ובכל פעם אני אשאל "האם אתה יכול לתעד כמה דוגמאות?" אחרי הכל, זו הדרך היחידה שאני יכול לקבוע אם ניתן לבצע שינוי - ולהציג אותו בפני הגברים העליונים אם כן. אם העובדים שלי לא מוכנים לדוגמאות האלה, זה מוסיף לפחות יום או יומיים לתהליך - אבל אם הם מוכנים, נוכל להתחיל מייד.
הדבר נכון גם לגבי ניסוח תוכניות פרויקט, מילוי ניירת ותכנון תוכניות פרויקט. כן, הם כאבים, אבל אם אתה יכול לחזות את הצורך בהם ולהתחיל להקדים את הזמן, אתה תתחיל קדימה (ותמנע מהתסכול לשמוע את הבוס שלך חוזר, "האם תיעדת את זה? ”). טיפ מקצוען: נסה ליצור תבניות שניתנות לשימוש חוזר בהן תוכל להשתמש כאשר אתה מבקש אישור, מציע הצעה או הצגת רעיון.
בסופו של יום, ישנם חוקים ומדיניות מכיוון שהם מאפשרים לנהל עסקים בצורה חלקה. הם אולי מתסכלים, אבל הם לא הולכים לשום מקום. אך על ידי התאמת אופן ההתמודדות עם הביורוקרטיה, תוכלו לנווט ביתר קלות במים - ותעשה שינוי גדול בחיי העבודה היומיומיים שלך.
