"היפטר מכל העיתון."
הייתי מנהל פרויקטים שעבד במשרד ראש העיר של ניו יורק, וזו המשימה שהוטל עלי לבצע. בבירוקרטיה עם מאות אלפי עובדים, אלפי תהליכים מבוססי נייר ותקציב מוגבל לטכנולוגיה חדשה, התבקשתי לפתח תוכנית לסינכרון כמעט הכל.
זה היה פרויקט מפחיד אם אי פעם הייתי רואה אחד כזה. זה היה, למעשה, כמעט בלתי אפשרי בהתחשב באילוצים שבתוכם עבדתי. אבל לא יכולתי להרים את ידי ולהגיד לא. הייתה לי עבודה לעשות והייתי צריך להתחיל איפשהו.
חיסול נייר הפרויקט לא היה הצלחה ללא תואר. למעשה, זה היה קרוב יותר לכישלון שלא הוסמך. אם אתה נכנס למשרד בעיר ניו יורק היום, אתה בהחלט תמצא נייר שנערם על שולחנות העבודה, בתיבות הדואר הנכנס והדואר הנכנס ולמחזר פחים.
עם זאת, הפרויקט לימד אותי יותר כיצד להתחיל במשימה מוחצת מכל הצלחה שהייתה לי. הנה איך למדתי לקחת משהו בלתי-עביר לכאורה ולתמודד עם זה בחתיכות בגודל נשיכה.
1. קח מלאי של התמונה הגדולה
בעיר ניו יורק עשרות מחלקות, שבכל אחת מהן עשרות חטיבות, שלכל אחת מהן תהליכים פנימיים משלה. יש נייר שכבר קיים בארונות קבצים ותיבות, ונייר שעדיין נוצר כאשר לקוחות ועובדים ממלאים טפסים ויישומים. אי אפשר היה לי לדעת מאיפה להתחיל לפני שמסרתי את כל התהליכים ליצירת הנייר שם. אילו מהם יצרו הכי הרבה נייר? אילו מהם השאילו עצמם לדיגיטציה, ואילו מהם היו גורמים מסבכים, כמו הצורך לקבל כסף? מה יביא את המפץ הגדול ביותר לדולר הנמוך ביותר?
ביליתי שבועות אחדים מוצקים בבדיקת כל מחלקה בכדי לקבל תחושה של היקף המאמץ. ביצוע הערכה ראשונית זו יכול לעזור בהגדרת ההיקף שלך, כמו גם את מה ששייך בתוכו ומחוצה לו. זה יכול לעזור לך לתקשר לגברים הגבוהים יותר את רוחב המשימה ולקבל את המשוב שלהם על מה שמעניין אותם במיוחד. וזה עוזר לך לנווט את דרכך לנקודת התחלה הגיונית.
2. מצא דוגמה להצלחה בסולם קטן יותר
במקרה של חיסול נייר פרויקט, מחלקת הבריאות התחייבה לאחרונה בפרויקט להפחתת הנייר שהתבקש בעקבות מהלך משרדי. הם לא רצו לקחת איתם את כל רשומות הנייר אם הם לא היו צריכים, אבל הם לא ידעו אילו מהם לקחת ואילו להשאיר מאחור. אז הם יישמו פרויקט רב-שלבי: הגדירו את מה שצריך לשמור על החוק באופן חוקי, השמידו את מה שלא עשה וסרקו שום דבר שעבורו לא נדרש עותק קשיח. הם הטמיעו את הטכנולוגיה ואת הצוות בכדי לגרום לזה לקרות, והיו להם את התוצאות להראות לזה.
מידה אחת לא תמיד מתאימה לכולם, ושיקולים חדשים מתעוררים כשאתה מגדיל את היקף הפרויקט. אבל דוגמה להצלחה לא רק מציעה שיטות מוכחות להשגת אותה מטרה שאתה עומד להשיג, היא גם יכולה לאפשר לך ללמוד מכישלונות של אחרים. זה מספק דגם שתוכל להשתמש בו כנקודת התחלה. יתכן שתצטרך לשנות, להרחיב או להתאים אותו כך שיתאים ליעדים שלך, אבל קל יותר להגיב למשהו מאשר להתחיל מבד ריק לחלוטין.
3. זהה את הפירות הדלות תלויות
כן, "פרי תלוי דל" נמצא ללא ספק ברשימת הז'רגונים המשרדים המנוצלים יתר על המידה איפשהו, אז בואו נקרא לזה מה זה: הדברים הקלים. הדברים שעולים הכי פחות וגוזל את הזמן הנמוך ביותר. במקרה של חיסול נייר פרויקט, פירוש הדבר היה דברים כמו להיפטר מניירת מיושנת, ליצור טפסים מקוונים פשוטים, ולהיפטר רשומות הרבה מעבר לתאריכי התפוגה שלהם.
יש כמה סיבות להתחיל עם הדברים הקלים. ראשית, זה נותן לך כמה חריצים בחגורה. התחושה הזו של תנועה קדימה, מינימאלית ככל שהיא יכולה להיות, היא ניצחון פסיכולוגי חשוב. זה נותן לך תנופה, דלק לעבודה המאתגרת יותר שעומדת לפנינו. ושנית, היא מאפשרת להפגין התקדמות לבעלי העניין של הפרויקט, תוך יצירת אמונה ביכולתם לספק בשלבי עבודה עתידיים.
4. פרשו את המכשולים הגדולים ביותר שלכם
אפילו כשאתה מסמן את ההצלחות הקטנות, חשוב לקחת את התחושה הזו של אתגר מתקרב בלתי אפשרי ולפרק אותו למכשולים קונקרטיים. מבלי לתת להם שמות, קשה כל כך לפתח אסטרטגיות להתגבר עליהם. בעולם חיסול הנייר, מכשול אחד היה המורכבות של לכידת נתונים שנכנסו לטופס מקוון, ואחרת התאימה לדרישות החוקיות לחתימות אלקטרוניות.
פריסת מכשולים אלה עשויה להוביל לגילוי שמכשול נתפס אינו אתגר גדול כמו שהנחתם בתחילה. לחילופין, זה עשוי להביא לידי ביטוי מחסום עיקרי שבעבר חשבת שהוא מינורי. הידיעה על המכשולים בשלב מוקדם תמנע מכם להיות עיוורת כשאתם כבר עמוקים בברך. זה יכול גם לעזור לך לתאם את המשאבים שאתה צריך כדי להתמודד איתם, בין אם זה תמיכה פוליטית, מימון או הדרכה של מומחים.
5. שלב את העבודה
הפילוסוף הסיני לאו זו אמר במפורסם, "מסע של אלף מיילים מתחיל בצעד אחד." זה נכון גם שמסע של אלף מיילים מורכב מארבע מסעות קטנים יותר של 250 מיילים, או 10 מסעות של 100 מיילים. פירוק הפרויקט המרתיע שלך לשלבים הניתנים לניהול הוא הופך אותו למפחיד הרבה פחות. וזה נותן לכם אבני דרך ביניים מציאותיות שאליהן תוכלו לכוון בין שלב ראשון לצעד שנעשה.
בניסיון לספרת תהליכים מבוססי נייר בממשלת העיר ניו יורק, היו מספר אפשרויות לשלבים מהעבודה. גישה אחת הייתה להתמודד עם מספר מסוים של מחלקות בכל פעם. דבר נוסף היה להתחיל בקביעת איזה נייר ניתן לבטל, להמשיך על ידי הטמעת הטכנולוגיה לספרת הדיגיטציה, ולסיים על ידי הכשרת צוות עובדים ופרסום הטכנולוגיה החדשה ללקוחות. הדרך ההגיונית ביותר לשלב כמות עבודה מוחלטת תשתנה בהתאם לאופי העבודה עצמה, אך תמיד כדאי להתמודד לפני שתיכנס לעומק מדי.
6. הגדר ציפיות
לא משנה מה תעשה, אל תבטיח יותר מדי מה שאתה לא בטוח שאתה יכול לספק. בקש מה אתה צריך כדי שזה יקרה. ואם אינך מצליח להשיג את זה - בין אם מדובר באנשים, כסף או טכנולוגיה - הסביר את הדרכים שעשויות להשפיע על ציר הזמן שלך. לפעמים מנהל יבקש משהו ללא הבנה ניואנסת בעבודה הנדרשת להשגתו, אך לאחר שאספת את הערכתך וזיהית את המכשולים, אתה יכול לתקשר את הניואנס הזה.
הניד בראש וריצה לכיוון השני היא תגובה נפוצה, ולעתים מוצדקת, לפרויקטים המדהימים ביותר. אבל זה מובטח שלא יביא אותך לשום מקום. אפילו המשימה המרתיעה ביותר יכולה להתפתל עם ההשקפה הנכונה, הבנה איתנה של העבודה העומדת לפניכם ומערכת של אבני דרך ריאליסטיות וניתנות להשגה שתוכלו לבדוק בדרך.
