אם הייתם שואלים קרייריסטים מה הם חושבים על תיבת הדואר הנכנס שלהם, הרוב היו אומרים שמדובר בחור שחור מוצץ של הודעות מעקב, התכתבויות מציקות מעצבים, ועלוני חדשות או הודעות לעיתונות על הווזו. ואם הייתם שואלים גם את האנשים האלה אם הם אי פעם יכלו לראות את עצמם עוברים את כל תיבת הדואר הנכנס שלהם בכל יום ויום, רובם ילעגו לרעיון של הישג כה בלתי אפשרי.
עם זאת, בשבוע האחרון החלטתי לקחת על עצמי אתגר שיגרום לרוב אנשי המקצוע להתכווץ: ערכתי ברית כדי להגיע לאפס תיבת הדואר הנכנס בכל לילה לפני שהלכתי לישון.
אז האם עשיתי את זה? התשובה היא כן. האם זה היה קל? ממש לא.
אמנם אני לא חושב שאצליח אי פעם לרדת לאפס תיבת הדואר הנכנס בכל יום בחיי, אך למדתי כמה שיעורים חשובים לאורך הדרך שיעזרו לי לנהל טוב יותר את תיבת הדואר הנכנס שלי קדימה.
הגדול ביותר? אף אחד מהדברים שעזרו לי ביותר היה פורץ דרך. אלה היו האסטרטגיות שאני שומע פעם אחר פעם ממומחי הפריון ומאגולי אימיילים - זה היה רק עניין של ממש ליישם אותם ולעקוב אחריהם.
בנימה זו, הרשו לי לשתף כמה דברים שאתם בעצם צריכים לעשות כדי להפוך את תיבת הדואר הנכנס שלכם פחות איומה.
1. שים את לוח הזמנים "לענות לדוא"ל" על לוח הזמנים שלך
כתבתי על זה בעבר, אבל אחד הדברים שמצאתי היעילים ביותר כשניסיתי להגיע לתיבת הדואר הנכנס אפס כל לילה, לא בדקתי את תיבת הדואר הנכנס ללא הפסקה. במקום זאת, הייתי חוסם נתחי זמן מסוימים בכל יום להקדיש לדואר אלקטרוני: בשבילי 30-60 דקות בבוקר, בארוחת הצהריים, ובצהריים המאוחרים היה מספיק זמן להרחיק את הדברים.
זה נראה לא אינטואיטיבי (הייתי ספקן בוודאות), אבל בהתמקדות במשימה אחת ותו לא אחר, הצלחתי לעבור את תיבת הדואר הנכנס הרבה יותר מהר מהרגיל. לאחר ציר הזמן גם עודד אותי לעבור באמצעות הודעות דוא"ל בקצב מהיר יותר, במקום לטפל בדביליות על אחד כזה שלא בא לי לענות או להסיח את הדעת על ידי הודעה לא חשובה ולא רק למחוק אותה.
בנוסף, מענה לדוא"ל שלי בגושי זמן ספציפיים גרם לזה להראות כמו פחות מטלה בלתי נגמרת ויותר כמו דבר נוסף ברשימת המטלות שלי, שהיה הרבה יותר קל לעבור את זה. לפני השבוע הזה לא הבנתי שתיבת הדואר הנכנס שלי נמצאת תמיד בעיקרי, והייתי במצב תמידי של אימה לבדוק את חשבון הדוא"ל שלי כל היום. מכיוון שזה הפך לחלק מהלוח הזמנים שלי כמו כל דבר אחר, לא שאלתי מתי הייתי צריך לשלוח את הדוא"ל הבא שלי; פשוט הרווחתי זמן לזה.
היה גם סופר נחמד "לצאת" בסוף הפגישה ולא לדאוג למה שקורה בעולם הסייבר.
2. ענה על רוב הדוא"ל מייד
באופן אישי, כ 65-70% מהודעות הדואר הנכנס בתיבת הדואר הנכנס שלי דורשות תגובות מהירות שלוקח לי פחות מדקה או שתיים לכתוב. לעתים קרובות מדי אני נוהג להרגל רע רק להשאיר אותם בתיבת הדואר הנכנס שלי ולהגיד, "אה, אלה קלים. אני אגיע אליהם בהמשך. "אבל כפי שהבנתי, זה לוקח לי יותר זמן ואנרגיה לקרוא אותם, לעבד אותם מספיק כדי להחליט שהם מספיק קלים לדחות עד מאוחר יותר ואז לחזור אחר כך ולעבד אותם אותם שוב להגיב.
בעצם מכריח את עצמי לענות על התכתבויות האלה באותה תקופה בשעות ה"תשובה לדוא"ל "היקרה שלי, הצלחתי להוציא דברים נוספים מתיבת הדואר הנכנס ומחוצה לי - להתקרב לאפס התיבת הדואר הנכנס הזה.
3. הצבע דוא"ל אחר לזמנים אסטרטגיים
סוף סוף התקנתי את אפליקציית הבומרנג ב- Gmail בשבוע שעבר לאחר שחבר מאוד עסוק שלי כל הזמן התעקש שאשיג את זה ("זה מציל הצלה!" היא אמרה כל הזמן). ואני חייב להודות: היא צדקה.
בפשטות רבה, Boomerang מאפשר לך לתזמן מחדש כאשר מופיעים דוא"ל בתיבת הדואר הנכנס. אמנם זה אולי נשמע כמו רמאות רק לתזמן הכל למועד מאוחר יותר ("הגעתי הלילה לאפס תיבת הדואר הנכנס על ידי תזמון 45 אימיילים שיופיעו בתיבת הדואר הנכנס שלי מחר בבוקר!"), העניין הוא להיות אסטרטגי איך אתה משתמש בו.
לדוגמה, כמייסד משותף של אתר קבלה פופולרי למכללות, עובדי בתי הספר התיכוניים שולחים לי כל הזמן טיוטות של חיבור במכללות לעריכה, דבר שאני נהנה לעשות. עם זאת, זה לא כיף שהטיוטה הזו תשב בתיבת הדואר הנכנס שלך במשך ימים בכל פעם, ואין לי זמן לערוך אותם בשנייה שהם מופיעים. במקום זאת השתמשתי בבומרנג כדי לתזמן אותם לחזור כשיהיה לי יותר זמן לערוך אותם (במקרה שלי, זה ביום שישי אחר הצהריים).
היכולת לתזמן את מה שנכנס לתיבת הדואר הנכנס שלי כאשר עשה הבדל עצום בפריון שלי וכמה הצלחתי לעשות.
לדרך נוספת לעשות זאת, גאון תיבת הדואר הנכנס אלכס קוואולוקוס כתב כאן על מערכת לניהול אסטרטגי של מיילים הדורשים רמות מאמץ שונות באמצעות תוויות ותיקיות. אם כבר מדברים על כך:
4. השתמש בתוויות או בתיקיות
סמן את דברי: אל תשתמש בתיבת הדואר הנכנס שלך כזבל כלשהו כדי להשליך את כל הדוא"ל שלך; השתמש בתוויות, בכרטיסיות או בתיקיות (כל מה שספק הדואר האלקטרוני שלך מכנה אותן) כדי לארגן ולתייק כראוי את כל מה שאתה מקבל.
יש לי מעל 30 תוויות שונות בחשבון הדואר האלקטרוני שלי, ולמרות שזה אולי נשמע אובססיבי או ספציפי, זה אכן עוזר לי לאחזר במהירות הודעות שאני צריך ולהגיש דברים ברגע שסיימתי איתן, מה שגורם לתיבת הדואר הנכנס שלי להיראות הרבה פחות מפחידה.
לדוגמא, כרגע יש לי כמה התכתבויות הלוך ושוב עם כמה מעובדי מהפרוספקט . במקום פשוט להשאיר את אותם מיילים שוטפים בתיבת הדואר הנכנס שלי כל הזמן, הגשתי אותם תחת התיקיות שלהם הקשורות ל- Prospect כך שהם יצוצו רק אם תהיה הודעה חדשה. זה מנקה פיזית את תיבת הדואר הנכנס של הדברים שכבר עסקתי בהם, מה שגורם לדברים אחרים בתורם להרגיש הרבה יותר ניהול.
5. בטל את הרישום לרשימות דוא"ל
הטיפ הזה די מסביר את עצמו: היפטר מכל המוך. האם אתה פשוט ניגש ישר לסמל פח האשפה בתיבת הדואר הנכנס כשמגיעים עלוני מידע מסוימים? רק לבטל את הרישום. ואל תמשוך אפילו את התירוץ "אבל אני יכול לקרוא את זה אחר כך!" כלל האצבע שלי הוא שאם אני מוחק עלון שלוש פעמים ברציפות, אני מבטל את הרישום במקום.
אני באופן אישי קראתי הרבה עלוני מידע על הופעות שונות, כך שכדי לעבור את הסיסמה השתמשתי בבומרנג כדי למצוא זמנים נוחים יותר לעלונים שאהבתי להופיע בתיבת הדואר הנכנס שלי, וביטלתי את הרישום מכל השאר.
בהורדתי את עצמי מרשימות הדוא"ל הללו, למעשה מנעתי ממני לקבל כמה עשרות מיילים נוספים מדי יום. לפני כן הרגשתי שביליתי מחצית מזמני הדואר הנכנס רק במחיקת עלוני מידע ורשימות דוא"ל המוניות אחרות, שאני כבר לא צריך לדאוג לגביהן. זה מרגיש כאילו תיבת הדואר הנכנס שלי נוגעת לדוא"ל אישי שמופנה ספציפית אליי, והעלונים ששמרתי הם דברים שאני בעצם מצפה להם לקרוא.
במבט לאחור על הניסוי שלי, האם היה שווה לנסות להגיע לתיבת הדואר הנכנס אפס כל יום?
אני חושב שהתשובה הקצרה היא לא, אסור לך להזיז שמים וארץ לראות את הבאנר "אין חדש חדש!" מקסים ב- Gmail בכל לילה לפני השינה. עם זאת, הניסוי הזה הוכיח לי שלא הייתי צריך שיהיו לי עשרות (אם לא מאות) מיילים יושבים בתיבת הדואר הנכנס שלי בכל עת; היו דרכים לצמצם את ההודעות ולכן לחתוך את רמות הלחץ שלי הנגרמות באמצעות הדוא"ל. כעת אני מודע יותר לכך שתשובה על אימיילים אינה חייבת להיות מטלה תמידית - זו רק עוד חריץ ברשימת המטלות היומיומית שלי, מה שבתורו גורם לי להרגיש פחות חרד מכך.
על ידי שינוי הרגלי הדוא"ל שלי, הקלתי על עצמי את כל התהליך של קבלת ושליחת דוא"ל - וחסכתי הרבה זמן בעשייתו. עכשיו מי לא אוהב את זה?
