אני לא בטוח מה זה לדבר עם יותר מאדם אחד בטלפון, אבל שיחות ועידה יכולות להיות מביכות במהירות. אנשים מסתובבים ומחכים שאחרים ידברו (או שהם מדברים זה על זה), ולעתים קרובות לא ברור לאן השיחה צריכה להתקדם. שתיקות כואבות שופעות, וכולם בקבוצה מתחילים לתהות אם הם בדייט ראשון רע.
ככותב בצוות שיווק בחברת טלפונים, אני תמיד בשיחות מסוג זה, ולמדתי כמה טריקים כיצד לגרום להם להתנהל בצורה חלקה יותר. אם המחשבה על שיחה עם יותר משני אנשים גורמת לך להתפתל במושב שלך, המשך לקרוא וחזור אחריי: שיחות ועידה לא חייבות להיות מביכות.
עקוב אחר המנהיג
בטח, הנקודה של שיחת הוועידה היא לקיים ועידה, אך הדברים יתנהלו כמו מכלית משומנת היטב אם תבחר מנהיג לפני שהפגישה תתחיל. זה לא אומר שאחרים לא יכולים לשקול, אבל מנהיג יכול לכוון את השיחה או לקפוץ פנימה במידת הצורך (כלומר, אם יש דממה מביכה אחרי שאיש מכירות מעלה נקודות מחיר).
אם אתה ממנה את המנהיג, בא עם רשימת שאלות שצריך לענות. האם מטרת השיחה לברר מידע נוסף לפני ביצוע רכישה? האם זה למיין את תנאי השותפות? עליכם גם ליצור סדר יום קצר, לשים לב לנקודות בהן אנשים אחרים בצוות צריכים להוביל את השיחה, ולהפיץ אותה לפני השיחה כך שכולם ידעו למה לצפות. יותר ציפיות פירושן שתיקות פחות מביכות.
השג את המערכת הנכונה (ודע כיצד להשתמש בה)
הרבה מביך בשיחות האלה יכול לנבוע מהתקלות טכניות ("סליחה לכולם - עדיין מנסים להקים את הדבר הזה!". "איימי לא יודעת להתקשר - האם מישהו יכול לעזור?" "האם צ'ארלי עדיין שם או האם הוא נשר? ")
לכן חשוב שתהיה מערכת טלפון עובדת שתוכלת לתמוך בשיחות ועידה, וחשוב מכך - לבדוק אותה לפני הפגישה, כך שאתה בטוח שהיא תעבוד. ואתם לא צריכים לעבוד בחברת Fortune 500 כדי שיהיה לכם פיתרון טכני מתקדם וקל לשימוש לצוות שלכם - אפילו עסקים קטנים וסטארט-אפים יכולים למצוא מערכות VoIP ו- PBX וירטואליות זולות התומכות בכינוסים.
שקול וידאו
בכל פעם שיש לי ועידה טלפונית, הלוואי והייתי יכול לראות את הפנים של האנשים האחרים. לא בגלל שאני רוצה לבדוק אותם (אוקיי, אולי אני קצת) - אלא בגלל שזה מרגיש כמו יותר מפגש בין אדם לאדם. במקום לנחש אם מישהו מחייך או לא, אתה יכול לראות את זה. במקום לתהות אם מישהו מוסח או אם היא רק חושבת, תוכלו לקרוא את פניה. לאחרונה הייתי בשיחת טלפון עם מישהו שנשמע כאילו הוא היה בבית בתחתונים, מוקף בהר של צ'ייז דודלס. האם הוא היה? אני לא יודע - הלוואי שהיה לי סרטון.
ישנם טונות של פתרונות וידיאו הנמצאים בשימוש נרחב, כולל Hangouts של Google, Skype ו- Join.me. בהנחה שהמשתתפים בפגישה שלך לא נמצאים בבית בתחתונים, זה יכול לגרום לדברים להיות פחות מסורבלים.
השתמש בקול הגדול שלך
אני לא בטוח למה, אבל אנשים לעיתים קרובות נמוגים ברקע במהלך שיחות מסוג זה, חוששים לצאת לשם ולדבר את דעתם. אבל אל תפחדו לדבר - אתם מוזמנים לשיחות ועידה כי דעתכם מוערכת! למעשה, השתמש בקול הילד הגדול שלך, דבר בקול רם ובביטחון כדי שכולם יוכלו לשמוע אותך.
עדיף, וודאו שגם כל מי שהקשר בשיחה משתתף. אם מישהו לא אמר דבר במשך זמן מה, בקש ממנו או אותה לשקול. זה יבטיח שכולם ישמעו קול (ולמעשה שמים לב לפגישה).
אם אתה אומר שזה מביך, זה מביך
אני מאמין בתוקף שמצבים רק מביכים מכיוון שאנחנו נותנים להם להיות כאלה. בטח, לפעמים שתיקות אינן נוחות, אך הן לא צריכות לגרום לנו עווית. היכנס לכל שיחת ועידה בראש פתוח, והתחייב לחוויה לא מביכה! אם אינך מוכן לאפשר לשיחה לעבור לטריטוריה מביכה, הדבר לא יבטיח זאת.
יש סיבה לכך שקיימות שיחות ועידה - הן דרך פרודוקטיבית לקבוצה של קבוצה גם אם חבר אחד גר בוויסקונסין ואחר גר בלוס אנג'לס. אל תחשוב רק על שיחות ועידה כאל רוע הכרחי, קח בהן דרך מהנה להכניס עמיתים רחוקים לחדר וירטואלי יחד. אם אתה מתמודד עם הסרבול, שיחות ועידה יכולות להיות מהנות!
