אה, מייל. בין אם אתה מנהל כמה אנשים, צוות גדול או סתם את עצמך, זה יכול לעזור ולעצור את ההצלחה שלך. מכיוון שכפי שאני בטוח ששמת לב, ככל שאתה משתף פעולה עם אנשים רבים יותר, כך נוצרים יותר הודעות, ומאתגר יותר לעבור אותם בחמש הדקות שיש לך בין פגישות גב אל גב.
אמנם אינני יכול לנפנף מטה קסמים ולפתור את הבעיה הזו עבורך, אך אני יכול לומר לך שמצאתי מערכת שבאמת עובדת עבורי כמנהל - הכל מסתכם בכך שיש כמה תוויות אמינות בתיבת הדואר הנכנס שלך. (אם אין לך מושג כיצד להשתמש באלה, הנה 101 כאן לג'ימייל ו- Outlook.)
בניגוד למסננים בהם אני משתמש לצורך תיוק קבוע, שלושת אלה הם זמניים ופשוט משמשים כדי להפנות את תשומת ליבי לדברים חשובים. ברגע שאני מתייחס להודעה, אני מסיר את התווית והקובץ כפי שהיה בדרך כלל.
לכן, בלי להתעדכן יותר:
1. "חוסם עבור אחרים"
כן, זה בכל הכובעים. אפילו שיניתי את הצבע בתיבת הדואר הנכנס כדי שיהיה אדום. בכל בוקר אני עוברת על תיבת הדואר הנכנס שלי כדי לוודא שזיהיתי הודעות קריטיות הדורשות את תגובתי. (אקה: בלי תגובתי, אנשים לא יכולים להתקדם. בכלל.) על ידי זיהוי אלה באופן ספציפי, אני מבטיח שלא אעדף תשובות מהירות על פני תשובות חשובות.
בסוף כל יום אני דואג תחילה לטפל בדוא"ל שנותר עם התג הזה. ובנוסף למעט החריג הנדיר, אני לא יוצא למצב של לילה עד שזה ייגמר. לא רק זה אומר שאני לא מחזיק אף אחד, אלא שאני יכול להסתיים בכל יום בידיעה שנושאים הדחופים ביותר דואגים להם.
2. "שמו של כל מי שאתה פוגש באופן קבוע"
יש לי פגישה אחד על אחד עם כל אחד מהדיווחים הישירים שלי בכל שבוע, ובעוד שאנחנו מקפידים על סדר יום בריצה במסמך של גוגל עם דברים שצריך לדון בהם, מצאתי שלפעמים שאלות או FYIs נופלים דרך הסדקים.
מה ששינה את זה בשבילי היה יצירת תווית אחת לכל אדם עם השם שלהם, למשל "עבור לינדזי" ו"עבור יוסוף. "כאשר הודעות דוא"ל נכנסות לתיבת הדואר הנכנס שלדעתי תהיה רלוונטית עבורן, או שאני רוצה עדכון. ב-, אני מוסיף את התג עם השם שלהם. ואז, במפגשים השבועיים שלי, אוכל לבצע חיפוש מהיר כדי לבדוק אם דיברתי איתם על הכל לפני שנסתיים. ברגע שהמשימה הזו תושלם, אני מסיר את התג.
בזמן שאני משתמש בזה לדיווחים הישירים שלי, אתה יכול להשתמש בו לכל מי שאתה נפגש איתו באופן קבוע, ממנהל משלך לצוות השיווק ועד למנהל פרויקטים.
3. "תגובה מהירה"
כתבתי על זה בעבר, אבל מצאתי שזה מועיל להפליא לרשום רשימת מיילים שאוכל לענות עליהם תוך חמש דקות או פחות. כשאני מחכה בתור לקפה, לוקח את הרכבת התחתית כמה עצירות, או מוקדם לפגישה, עכשיו יש לי את התחנה הראשונה שלי (כן, לפני טוויטר או אינסטגרם) כדי לוודא שאני מטפל בכל בקשה.
החלק הטוב ביותר בתווית זו? אתה מרגיש מאוד מושלם, מהר מאוד.
וזהו, שלוש תוויות פשוטות שתוכלו להגדיר בקלות אחר צהריים אחד. האם יש לך טריקים נוספים בתיבת הדואר הנכנס שעוזרים לך לנהל? שתפו אותם איתי בטוויטר @acav!
