היה לכולנו הימים ההם.
הימים שבהם אתה מגיע למשרד בשעה 9 בבוקר, מוכנים לפריון. יש לך תוכנית אטומה לאוויר כדי להשלים את כל מה שנמצא ברשימת המטלות שלך.
הדבר הבא שאתה יודע, השעה 18:30 בערב, והעברת רק דבר אחד מהרשימה ההולכת וגדלה שלך. בשלב הזה אתה עייף מכדי לעשות כל דבר אחר, כך שנשאר לך לבלות את המסע שלך הביתה ותוהה לאן כל הזמן הלך.
אחרי שחוויתי את זה יותר פעמים ממה שהייתי רוצה להודות, עצרתי סוף סוף לחשוב על המתרחש.
הבנתי שהכוונות הטובות ביותר נופלות לצד, כי טוב, אף אחד לא הוא אי: לכולנו יש קולגות שמתמודדים על תשומת ליבנו, מיילים שלא מפסיקים להגיע, ופגישות שמוצצות כל זמננו.
בתרבות שהזמן עומד בפרמיה, העובדים החשובים ביותר הם אלה שלא רק מנהלים את זמנם שלהם אלא גם מנהלים את הזמן של אנשים אחרים ביעילות - למעשה מאפשרים לעצמם יותר נדל"ן ביום לעשות דברים משלהם.
אז הדרך להשתפר בניהול זמן היא לפתור בעיות עבור אחרים. הכל עניין של לעזור לאנשים לעזור לך.
כדי לפרק את זה בצורה שמורגשת כביכול, יצרתי שלושה דליים רחבים של אנשים שאיתם אתה מתקשר באופן קבוע: שכירתך החדשה, חבר הצוות שלך והבוס שלך.
1. השכרתך החדשה: עזור להם לתעדף
הצטרפות לחברה חדשה היא מרגשת ומתישה בו זמנית. רוב האנשים רוצים להשפיע מוקדם מאוד על מנת להוכיח שהחברה עשתה את הבחירה הנכונה בהעסקתם.
אבל מניסיוני - גם כילד החדש במתחם וגם כשותף לעבודה הוותיק - זה קל מדי להסתבך במידע, שמות ומערכות. מה שכל עובד חדש זקוק לו הוא לא יותר מידע, אלא דרך לתעדף אותו. ככה הם יכולים להיכנס לאספקטים החשובים ביותר של העבודה ולהתחיל לייחס מתוך הבנה שכל השאר בא עם הזמן.
זה אולי נשמע זמן רב אבל זה קל משאתה חושב וניתן להשיג אותו עם תרגיל משותף קצר בן 30 דקות.
נסה זאת: כתוב את כל המשימות שתתבקשו לבצע. ציין את רמת החשיבות של המשימות (גבוהה, בינונית, נמוכה), האדם הטוב ביותר לשאול שאלות (POC), וכמה מהזמן שלהם עליהם להקדיש לכך (למשל, 10% אחוז מהשבוע שלך).
חשוב להיזהר שהרמות והזמן שדברים צריכים לקחת עשויים להשתנות או להתפתח. הרעיון הוא לפרוש את כל מה שהאדם זקוק לו, מה שיאפשר לכם לא להצטמצם בכל שעה כדי להסביר ולענות על שאלות.
2. חבר הצוות שלך: תקשר בצורה ברורה ועקבית
בין אם זה להשתתף בפגישות ללא מטרה, לבצע מחדש עבודה בגלל תקשורת לקויה, או לדלות משימות ללא כיוון ברור, בשורה התחתונה, בזבוז הזמן. אם אתה רוצה להרגיש מושג כשאתה יוצא מהדלת בכל יום, אתה צריך למצוא דרך לקצץ בנושאים אלה.
כדי לנהל קולגה בצורה שמגדילה את ניהול הזמן שלך, אתה תצטרך להיות טוב מאוד בתקשורת.
רעיון אחד הוא לשלוח קריאות מקדימות על הסיפון. כשאתה משתף מצגת, אין לך לעתים קרובות הזדמנות לנהל שיחה יצרנית בשלבים או בנסיעות הבאות, מכיוון שאנשים עדיין מעבדים את המידע. התוצאה היא פגישות מרובות בתור.
שליחת המצגת מוקדם מקלה על מחרוזת הפגישות והשרשראות הדואר האלקטרוני הבלתי נגמרות. זה גם עודד אנשים להגיע לפגישה מוכנה, מה שהוביל לדיון טוב יותר וממוקד יותר. לפעמים אפילו מצאתי שאני יכול לחסל את הפגישה לגמרי אם כולם יתאימו.
3. המנהל שלך: בבעלותך זרמי העבודה שלך
ככל שאדם הופך להיות בכיר יותר, כך הוא מרגיש מתוח יותר. במציאות, עם זאת, לא עומס העבודה הטרי הוא מהמם עבור הבוס שלך - זה משקל הרגשת האחריות ל"הכל "בכל עת. מה שמישהו במצב זה חושק הוא מישהו שיכול לעזור לו לקזז את הלחץ הנפשי שלהם.
כדוח ישיר, יש דרך קלה לנהל במקרה זה: בבעלות על זרמי העבודה שלך.
הבוס שלך אמור להיות מסוגל למסור לך משהו ולא יצטרך לדאוג בקשר לזה עד שזה יימצא בשלב הכניסה או האישור הסופי. אם הם יכולים לתת לך משימה ולמעשה לשקול אותה מסומנת ברשימת המטלות שלהם, הפכת את עצמך לא יסולא בפז. לא רק שאתה חוסך להם זמן, אלא שאתה גם נותן להם מרחב נפשי נחוש והקלה כדי להתמקד במקום אחר.
זה דורש אמון, שהוא המפתח לקבלת החופש לקבוע לוח זמנים וגבולות משלך. אם המנהל שלך יכול לסמוך עליך שתבצע את העבודה, הם פחות יעסקו בטקטיקות של אופן ביצוע העבודה שלך: כשאתה נכנס, שעות העבודה שלך וכו '.
אינך בטוח עד כמה כישורי ניהול הזמן שלך נערמים? קח את החידון הזה כדי לראות כמה רחוק תצטרך ללכת כדי להשתפר. ואל תשכח את היתרון של ניצול שעות הזהב שלך. מאמר זה, על אותו נושא ממש, מסביר כיצד תכנון פריטי עבודה מסוימים סביב אותה תקופה יהפוך אותך לפרודוקטיבי בטירוף.
אם אתה ניגש לניהול זמן מנקודת המבט של לעזור לקולגות שלך להיות יעיל יותר, זה יחסוך לך הרבה יותר זמן בטווח הרחוק. מתחשק לך לנסות את אלה? תן לי לדעת מה אתה חושב בטוויטר.
