איך לעשות עבודה כשיש לך המון פגישות - המוזה

כשרק התחלתי לעבוד, מעולם לא הבנתי מדוע אנשים שונאים פגישות כל כך. אני אוהב אנשים, אני אוהב שיחות סיעור מוחות, ואוהב תירוץ לא לבהות במחשב שלי במשך כמה שעות - איך הם לא היו יכולים להיות אלא גדולים?

כמובן שעם הזמן התחלתי להבין מדוע הם מקבלים ראפ גרוע. הסירו את העובדה שמרבית הפגישות אינן יעילות, אם אינן פרודוקטיביות ובזבוז זמן, לוקח 23 דקות ו -15 שניות להתרכז שוב במה שעבדתם עליו לפני פגישה (וזו הסיבה שאנחנו המעריצים הגדולים של הפיכת הודעות מיותרות לדוא"ל).

כמי שיש (ומכיר אנשים רבים שגם כן) יש ימים של פגישות גב אל גב, אני יודע כמה קשה להיות לבצע את כל העבודות האחרות שלך. להלן מספר טיפים כיצד לעבור את היום בצורה הטובה ביותר שאתה יכול, אם ביטול אינו מהווה אפשרות.

הכינו לפגישה

רוב הסיכויים שאתה מכיר כמה ימים לפני שאתה הולך לעשות יום מלא בפגישות. אז, השתמשו בזמן ההכנה הזה כדי להתארגן.

וודא שיש לך את כל הדרוש לך כדי להציג או לנהל כל פגישה. אם אתה משתתף, עיין על כל מסמך או אג'נדה שעמיתיך שלחו כדי לקבל תחושה של מה שאתה צריך להביא ומה נדון (אם אין לך דבר כזה, בקש זאת!).

לדעת מה קורה יחסוך אותך מיום הטרוף של חיפוש קבצים, או מעקב אחר מידע, או בזבוז כל אנרגיה נפשית על היותו בהלם ממה שאתה לומד

קבל את העבודה לפני הזמן

תראו מה עלה לכם יום אחרי הפגישה. האם ניתן לעשות משהו מראש? על ידי עבודה לאורך ארוחת הצהריים שלך או שהייה שלושים דקות מאוחר יותר מהרגיל יום קודם, אתה יכול לסלק משימות ולא לסיים את תחושת היום הפגישה שלך כאילו אתה נמצא מאחור.

תכנן כיצד תוכלו לנצל את אותם פיסות זמן ביניים

לפעמים המפגשים מסתיימים מוקדם. לפעמים הם מתחילים מאוחר. ולפעמים הם מתבטלים. (ולפעמים המגיש מבלה את 10 הדקות הראשונות בניסיון לחבר את המחשב שלהם.)

תתכונן להשתמש ברגעים הפנויים האלה בתבונה.

ערכו רשימה של כל מה שניתן לעשות תוך פחות מחמש דקות. ואז פנה לרשימה הזו (ולא המדיה החברתית) כשאתה מוצא את עצמך עם כמה דקות לחסוך.

חסום כל זמן פנוי שיש לך

טריק נוסף שאינו כולל את המוח הוא לחסום פיזית כל זמן שיש לכם בין פגישות ביומנים שלכם.

עבודה בישיבה (במידת האפשר)

אוקיי, אני לא נותן לך אישור לא להקשיב בפגישה, אבל אני גם מבין שכולם עושים זאת בשלב מסוים. ואני גם יודע שצצות שריפות שצריך לטפל בהן, לא משנה כמה חשוב הדיון.

לכן, אם ישנה הפוגה בשיחה, אתה רק צופה בפגישה, או שאתה בטוח שאתה לא נחוץ באותו הרגע, אני נותן לך אישור לטפל בכל אחד מהפירות הדלות התלויות האלה מדי פעם - בין אם מדובר בתגובה לרפיון, מענה לדוא"ל חשוב של לקוח או מילוי מסמך מהיר.

לאכול ארוחת צהריים

אם זה לא טאבו לחלוטין במשרד שלך, אנא אכל ארוחת צהריים במהלך הפגישה. וכן, קחו הפסקות בשירותים, גם אם פירושם לעזוב באמצע או לרוץ מאוחר אחרי הבא. אה, ותביא איתך מים וחטיף כדי שלא תרגיש מורעב או מיובש.

זה יעזור לשמור על האנרגיה שלך כך שתוכל להתמודד עם דברים בהמשך (עוד על זה בהמשך).

תכנן שזה יהיה יום ארוך

אם היום שלך יהיה ארוז לחלוטין, ייתכן שכדאי להיכנס למצב הרוח שכנראה שלא תעזוב כשאתה באופן אידיאלי רוצה. זה מבאס להצטרך לעבוד מחוץ לשעות העבודה הרגילות שלך, אבל הידיעה שזה בא תגרום לזה להיות קצת פחות כואב.

בטל את התוכניות שלך באותו לילה

עם זאת, אל תארך את היום שלך על ידי תכניות לאחר העבודה. לא רק שזה יביא תאריך יעד המאוחר לעבודה, אלא שזה גם אומר שתסיים את היום מותש יותר מהנדרש. במקום זאת, הפוך אותו ללילה של טיפול עצמי מרגיע ונטול מתח.

היכנס מוקדם

הגדר את האזעקה שלך קצת מוקדם מהרגיל והגיע למשרד לפני כולם. זה משאיר לך הרבה זמן נטול הסחות דעת להתמקד לפני שהיום באמת מתחיל. וזה גם לגבי ינשופי לילה - אפילו אם תיכנס מוקדם ופשוט תבלה את השעה הראשונה בהכנת רשימת מטלות ליום, תרגיש טוב יותר.

הימנע מכך בעתיד

תוכלו לנסות לעקוב אחר הטיפים הבאים בכדי לקצץ כמה פגישות עליכם להשתתף בעתיד.

לחלופין, לחזור לכל "חסימת רעיון היומן", תוכל לוודא שאתה חוסם שעתיים שלוש כל יום לעבודה שלך . זה עוזר להבטיח כי כמעט תמיד יהיה לך זמן לעבוד. אמנם תצטרך כמובן להזיז את החסימות האלה כדי להכיל אנשים אחרים ולמועדים אחרים, זו התחלה נהדרת.

אין ספק כי קיום יום מלא של פגישה מסריח. עם זאת, לא בלתי אפשרי לשרוד יום כזה ועדיין לבצע את העבודה שלך (אחרי הכל, אם אני יכול לעשות את זה, גם אתה יכול).