החמיאתי (וקצת נבהלתי) כשהתבקשתי לכתוב מכתב המלצה לראשונה. המשימה נראתה "כל כך גבוהה" - המכתב שלי היה גורם להכניסה של התלמיד לתכנית לתואר שני. ובאותה תקופה הייתי סטודנטית בת שנת הלימודים השנייה בת 22 בלבד.
למרבה המזל, פרופסור מוערך במחלקתי סיפרה לאחרונה סיפור על התנסותה הראשונה בכתיבת מכתב המלצה שהרגיע את עצביי מעט. "זה לקח לנצח!" היא נזכרה. אבל ברגע שהיא תפסה את זה, התהליך נעשה קל ויעיל יותר בכל פעם.
לאחר שיש לך ניסיון של כמה שנים מתחת לחגורה שלך, יש סיכוי טוב שתתבקש לכתוב מכתבי המלצה גם על קבלות, פרסים או מלגות. ולמרות שקל לחוץ עצבנית להתמודד עם זה בפעם הראשונה, אל תדאגי - פשוט עקוב אחר ההנחיות הבסיסיות האלה כדי לבנות מקרה עמית ותומך עבור עמיתך או עמיתך.
היה סלקטיבי
ראשית הדברים הראשונים: לפני שאתה מסכים להמליץ על מישהו, חשוב להעריך אם אתה מכיר את המועמדת מספיק טובה בכדי לדבר עליה במסגרת התוכנית שהיא מגישה לה. אלא אם כן אתה מתבקש באופן ספציפי להיות הפניה אישית או תו, יישומים הדורשים מכתבי המלצה מניחים בדרך כלל כי עבדת או פיקחת על הפונה במסגרת אקדמית או מקצועית.
כך, גם אם תוכלו לדבר עם כישורי המנהיגות של חבר מניסיון אישי (למשל, התנדבתם יחד או כינוחתם יחד עם יו"ר אירוע חברתי למען האחריות שלכם), אם לא היית המנחה הישיר שלה או עמיתך לעבודה, יתכן שלא היה הכי טוב שלה. לאורך שורות דומות, אם אינך מרגיש בטוח שאתה יכול להגיד עליה משהו ייחודי באמת, או שלא מרגיש בנוח לכתוב מכתב חזק מטעמה, סביר להניח שהכי טוב היה להציע למצוא ממליץ אחר.
אך אם יש לכם קשר מקצועי חזק עם הפונה, ויודעים את כישוריה ויכולותיה, אל תפחדו לצלול!
לחבר מכתב זוהר (אך רלוונטי)
אוקיי - אתה מוכן לכתוב, אבל מה אתה כולל? כדי לוודא שאתה מפיק את האות היעילה ביותר האפשרית, עקוב אחר הטיפים שלהלן.
1. גייס את העזרה של הפונה
גם אם אתה מכיר את הפונה היטב, תזדקק למידע רלוונטי שיעזור לך לכתוב את המכתב הכי טוב שאפשר. אז אל תפחדו לבקש ממנה הדרכה.
לדוגמה, מדוע היא מגישה בקשה לתכנית הספציפית הזו? אילו כישורים וחוויות היא חושבת שהבולטות ביותר בפני ועדת הקבלה? מהן כמה מההישגים שהיא הכי גאה בהם? בקש עותק של קורות החיים שלה או מחומרים תומכים - ואז השתמש בהם כדי להתאים את מכתב ההמלצה שלך (למשל, אם היא מגישה בקשה לתכנית פיננסים, סביר להניח שלא תצטרך לכתוב בהרחבה על כישוריה ויצירת הווידיאו שלה!).
2. תארו את התכונות הטובות ביותר שלה
ועדות קבלה מקבלות מאות (או אלפי) בקשות לפתחים פחות פנויים. אז מעבר לדרישות מינימליות כמו השכלה וניסיון, הם מחפשים תכונות בולטות - "גורמי ה- X" המייחדים מישהו בתוך ים של יישומים.
כדי לאתר את המאפיינים הללו, זכרו את האינטראקציות שלכם עם הפונה: האם יש הישג מסוים שבולט בעינכם? האם ראית אותה מתגברת על מכשול בעבודה - ואיך היא עברה את זה? כיצד יכולות חוויות אלה לעזור לה להצליח בלימודים? בין שהיא מנהיגה נהדרת ובין אם היא מציאה פתרונות יצירתיים לבעיות, חשבו על התיאורים החשובים ביותר שתוכלו להשתמש בהם.
חשוב מכך, הקפידו לספק דוגמאות והתנהגויות ספציפיות לגיבוי התכונות הללו. תפקידך כממליץ לתאר את הפונה למישהו שאינו מכיר אותה, ואנקדוטות יכולות להועיל מאוד בהחזרת האישיות שלה לחיים ולגרום לה להתבלט מהקהל.
3. צפה בשפה שלך
בטח שמעת שיש מילים מסוימות שיש להימנע מהן בעת כתיבת קורות חיים - ובכן, זה נכון גם לגבי מכתבי המלצה. מונחי תפיסה כמו "חרוץ", "נלהב" או "יצירתי" לא אומר הרבה כשכל שאר המועמדים מתוארים באותם מונחים מעורפלים.
לכן הימנעו משפה פרחונית או מעורפלת מדי במכתבכם. היה מפורט ככל האפשר כשאתה מתאר את המועמד שלך, ותן תמיד דוגמאות קונקרטיות כדי להדגיש את התכונות שאתה מציין.
4. כתוב על הפונה כולה
חשוב לזכור כי הוועדות מחפשות אנשים לסגור את הכיתה הנכנסת שלהם - ולא רק רשימת כישורים.
אז בזמן שאתה כותב, חשוב על איך ייתכן שהמבקשת תוכל לתרום לכיתה החדשה שלה בדרכים שלא מובן מאליו מחומרי היישום שלה. האם יש לה חוש הומור נהדר? האם היא מאזינה נהדרת, שתמיד מוכנה להשאיל אוזן או יד עוזרת? או, אולי האינטרסים שלה מחוץ לעבודה יכולים לספק לוועדת הבחירה תחושה טובה יותר של אישיותה. לדוגמה, אם היא בדיוק סיימה את המרתון הראשון, יתכן שהיית עדה לנחישותה.
פרטים כמו אלה לא יהיו בקורות החיים של המועמד, אך הם באמת יכולים לעזור לצוות הקבלה לחזות כיצד היא תתרום לקהילה האקדמית שלהם.
מסמר את הלוגיסטיקה
עכשיו אחרי שכתבת את תוכן המכתב, השאר זה רק פרטים!
לסוקרים יש זמן מוגבל לנקב דרך יישומים, לכן חשוב להיות תמציתי - שמור את ההמלצה שלך לעמוד בודד. השתמש במכתב המכתבים של החברה או בית הספר שלך, אם הוא זמין, וחתום על התחתית עם שמך, שם התפקיד הנוכחי ופרטי הקשר שלך במקרה שקצין קבלה צריך לבצע מעקב.
תצטרך גם לקבל את ההחלטה אם לאפשר למבקש לראות את המכתב או לא. טפסי בקשה רבים מעניקים למועמדים אפשרות לוותר על זכותם לראות את המוצר הסופי, אך כממליץ, זה באמת תלוי בכם (יש הממליצים שלא יסכימו לכתוב מכתב אלא אם התלמיד מוותר על זכות זו). לרוב, ההנחה היא כי ויתור על הזכות מעיד על רמת אמון בין הממליץ למבקש, ולכן כותבי מכתבים רבים מרגישים הכי בנוח לשמור על תוכן המלצתם בסודיות.
לבסוף, ואולי הכי ברור, בדוק שוב את המועדים ואת הנחיות ההגשה כדי לוודא שהמכתב שלך במצב טוב ומשרת את מטרתו.
לאחר שהגשת את ההמלצה, הודע לפונה שלך, מאחל לה בהצלחה, וסיימת! בעזרתכם, המבקשת בדרך לעתיד מוצלח ומספק.
