כמנהל, אחד המשאבים החשובים ביותר שיש לך הוא עוזר מנהל או מנהל. הוא או היא יכולים לשמור על המשרד שלך בסדר, לוח הזמנים שלך על המסלול ולהוריד חלק מהתפקידים היומיומיים מהצלחת שלך.
עם זאת, לאפקטיביות שלה יש הרבה קשר איתך - כמה טוב אתה מאמן אותה, משתף אותה בציפיות שלך ונותן לה משוב. דרושה מחשבה ותכנון כדי ליצור סביבה בה עוזר יכול לבצע את עבודתו היטב (במיוחד לאלו מאיתנו שרגילים לעשות הכל בעצמנו!).
אז בין אם אתה חדש בניהול ובין אם לא, הנה כמה תזכורות טובות כיצד להפיק את המרב מהמשאב היקר הזה.
1. זרוע אותו או אותה להצלחה
העוזר המנהלי שלך שם כדי להקל על חייך - אך היא לא תוכל לעשות זאת אלא אם היא יודעת כיצד בדיוק היא יכולה לעזור. מההתחלה, וודא שאתה נותן לה מספיק זמן, הכשרה ומשאבים כדי שתוכל להצטיין. ספק הנחיות לגבי מה שאתה צריך ומתי אתה זקוק לו, יחד עם דוגמאות קונקרטיות למה שאתה מחפש. זה נכון במיוחד אם העוזר שלך הוא חדש - אבל הכיר בכך שגם אם היא ותיקה, אולי תרצי שדברים יעשו אחרת ממה שעשה הבוס האחרון שלה. להיות ברור ולספק את היסודות מגדיר את שניכם ליעילות ולהצלחה.
2. בנה מערכת יחסים אמינה
תכנן להיפגש באופן קבוע עם העוזר שלך כדי לדון בפרויקטים שוטפים ועדכוני סטטוס. יידע אותה מה קורה ברמות אחרות בחברה יעזור לה להבין כיצד העבודה שלה משתלבת בתמונה הגדולה יותר. וכשהיא תוכל להעריך יותר את מה שאתה עושה, היא תוכל לזהות דרכים נוספות שיעזרו לך לעמוד ביעדים שלך.
3. תן (וקח) משוב
אם העוזר שלך עושה משהו שאינו עומד בציפיות שלך, אל תסתכל פשוט - ציין איפה לא היית מרוצה והציע הצעות כיצד לטפל בו אחרת בעתיד.
מה שחשוב באותה מידה הוא להיות פתוח למשוב שלה. החברה היא מקום שונה מנקודת מבטה, כך שאפשר לה לשתף בגלוי את מחשבותיה והצעותיה יכול להעניק לך תובנות חשובות. בנוסף, יתכן ויהיו לך הרגלים רעים שאינך מבין - לתת הוראות מילוליות וכתובות סותרות, למשל, או לא לשים לב מספיק כשאתה רוצה להזמין חדר ישיבות גדול - שתוכל לשנות כדי להקל על שני חייך בהרבה.
4. הראה את הכרת הטוב שלך
עוזר נהדר מקל על עומס העבודה שלך וגורם לך להראות טוב, אז היה נדיב משבח כשמגיע לו. ישיבת צוות או אירוע משרדי הם מקום נהדר להראות בפומבי את הערכתך, אך לעולם אל תתעלמו מהזדמנות להראות את הכרת התודה שלכם בעזרת “עבודה נהדרת” פשוטה ומילולית. תוכלו גם להתייחס אליו או לקפוצ'ינו מזדמן או זוג כרטיסים לסרט. מעסיק טוב יודע שעובדים מאושרים מקלים על חייהם של הבוסים שלהם!
5. שמור על זה מקצועי
אלא אם כן נקבע במהלך ראיון העבודה, כל מה שתבקש מעוזר מנהלי לעשות צריך להיות רלוונטי ישירות למשימת התאגיד. בעוד שלהציע לה קפה ללקוח או לאסוף ציוד משרדי בדרך חזרה מארוחת הצהריים איננה בקשה לא טיפוסית, פריטים למטלות כמו הזמנת פגישה שיניים הבאה שלך או הזמנת הקריאה הקרובה למועדון הספרים שלך היא באחריותך, לא שלה . היא נשכרה לעזור לך בתחום המקצועי - אז תמשיכי כך.
זכור, ככל שתעזור לעוזר שלך לבצע את עבודתה בצורה טובה, כך יהיה לה קל יותר לסייע לך שלך. תהיה המנהל הטוב ביותר שאתה יכול להיות, ותגדיר את שניכם להצלחה.
