מתנדבים זוכים לתשומת לב רבה בעבודתם הטובה ברחבי העולם, אך על מנת ליצור את אותה חווית התנדבות אופטימלית, הרבה מתרחש מאחורי הקלעים. בין אם אתה עובד בתשלום המוטל על ניהול מתנדבים או מנהל פרויקטים של ארגון בתחום, אתה צריך לנווט בין אישים, מיומנויות וציפיות שונות כדי לבצע את העבודה.
ניהול מתנדבים אינו שונה בהרבה מצוות ניהול במשרד, למעט הבדל גדול אחד - מתנדבים הם בדרך כלל ללא שכר, ולעיתים אפילו משלמים על החוויה. ובמצבים רבים, הציפיות גבוהות ולא תמיד ניתן לספק ברורים. אז איך אתם מבטיחים שהמתנדבים יפיקו את המרב מהניסיון שלהם ויעשו את העבודה? להלן מספר אסטרטגיות בהן השתמשתי כדי לוודא שגם למנהלים וגם למתנדבים תהיה חוויה נהדרת.
היה מציאותי לגבי תזמון
הדיון נמשך עדיין על פרק הזמן היעיל והמשפיע ביותר עבור מתנדבים להתחייב לפרויקט. יש הטוענים כי 3-6 שבועות מספיקים, ואחרים טוענים ששישה חודשים עד שנה הם פרק הזמן הטוב ביותר להבטיח צמיחה מתנדבת והשפעה על הקרקע. לכן, שקלו מה הכי טוב לארגון שלכם, ותקשרו כמה זמן מציאותי עבור הארגון שלכם לפני שתביאו את המתנדבים שלכם.
האם לשקול ברצינות את העלויות והיתרונות של מתנדבי "דלת מסתובבת" שנמצאים רק למשך יום או יומיים. אלא אם כן אתה באמת זקוק לעבודה או למימון, או שהם באמת יכולים להביא משאבים לארגון שלך, סגנון "פגע וברח" של התנדבות פירושו שהארגון שלך בסופו של דבר נותן יותר ממה שהוא צריך להתאים למתנדבים. זה לא תמיד טוב ליעדים ארוכי הטווח של ארגון, וזה בהחלט מקדם ספקנות בקהילות המקומיות.
התמצא בסביבה חדשה
כשמגיעים מתנדבים, הדבר הראשון שעליך לעשות הוא לארח אוריינטציה, הן על הארגון שלך והן על התרבות בה אתה עובד. (תתפלאו כמה אנשים מגיעים ללא ידע בסיסי במדינה.) ארגונים רבים מדלגים על הצעד הזה, אך הכוונות הן קריטיות - הם משמשים בסיס למתנדבים ועוזרים להם להבין את הפעולות היומיומיות, את יעדי הצוות ומה הוא מצופה מהם.
כחלק מתהליך זה, יכול להיות טוב לנהל ראיון כניסה עם כל מתנדב, לאמוד את רמת המיומנות שלו וכיצד הם יכולים להיות היעילים ביותר. זה גם הזמן להבהיר את המדיניות שלך כארגון ופרטי מפתח, כמו המדיניות שלך בנושא סודיות ושימוש אחראי במדיה החברתית. (זה נהדר עבור מתנדבים להשתמש במדיה חברתית כדי להעלות את המודעות, אבל חשוב לוודא שהמתנדבים מידע חושפים ברשת לא מסכנים את הארגון או הקהילות המקומיות שלך.)
אוריינטציה מקיפה גם עוזרת לך ליצור תרבות של תקשורת פתוחה מרגע ההגעה, ומאפשרת למתנדבים שלך לדעת שאתה שם כדי להקשיב אם יש להם בעיה או אם הם זקוקים לבירור. כדי לקיים תרבות זו, נסה לקבוע פגישות התנדבות שבועיות כדי לדבר על ציפיות וסוגיות, או השתמש בזמן הארוחות כדי לבצע צ'ק-אין לגבי הטמפרטורה של המקום בו כולם נמצאים.
נהל את ציפיותיהם
במהלך עבודתי בקמבודיה, ניהלתי קבוצה של מתנדבים שאמרו לי באמצע מסע המחקר שלנו, "אנחנו רוצים לבנות ספריה." זו הייתה בקשה מוזרה, שכן הכפר ביקש כלי חקלאות ולא חומרי קריאה. זו הייתה הצעה מכוונת היטב, אבל מי בעצם ידאג לספרייה הזו כשיצאנו - ועם שיעור אוריינות נמוך, מי באמת יקרא את הספרים? שלא לדבר על כך, זו לא הייתה מטרתנו בשטח, וגם הקהילה לא רצתה ספריה.
מתנדבים יכולים להיכנס עם הרבה ציפיות: שהארגון שלך צריך להתנהל בצורה חלקה, שהוא צריך להתנהל כמו ארגון מערבי, או שהוא צריך לעשות משהו יותר או אחר. כדי למנוע קונפליקטים שיכולים לנבוע מהציפיות הללו, עליכם להיות מאוד ברורים לגבי מה אתם יכולים ואינכם יכולים לספק, מה המטרות שלכם ואינן ואילו משאבים יהיה לכם ולא תהיה לכם גישה אליהם. ככל שהמתנדבים יבינו יותר את הארגון שלך, כך הם יהיו עם הפרויקטים והמטרות שלך.
לאורך קווים דומים, חשוב מאוד לנהל את הציפיות של המתנדבים שלך לגבי תוצאות הטיול שלהם: הם עושים משהו נהדר, אך הם לא מתכוונים לשנות את העולם בן לילה. לפעמים מתנדבים טריים מתייאשים ומתוסכלים כאשר הם לא רואים שינוי מיידי, והם יכולים להיות מהירים להאשים את הארגון המארח או את מנהל ההתנדבות. על ידי קביעת הציפיות מקדימה, תוכלו לעזור להם להבין שעבודה זו אורכת זמן, וכי הם חלק ממטרה או תנועה גדולים בהרבה על ידי תרומה לזמנם.
צור מערכת הערכה וחשבון
בעוד שתפקידי התנדבות אינם משולמים, הם לרוב אבן דרכה לעבודה אחרת ללא מטרות רווח, ולכן חשוב להבטיח שהמתנדבים שלכם ילמדו ויצמחו במהלך התהליך. באופן דומה, למרות שאתה לא מנהל עובדים בתשלום, יש לך עבודה להסתיים, ולכן עליך להקים מערכת שתבטיח שמתנדבים יסיימו את הפרויקט שהם יצאו לדרך.
בדיוק כמו שהיית עושה במשרד, עליך לקבוע יעדי יעד ולוחות זמנים, לקיים פגישות מעקב ולבצע בדיקות בדיקה באמצע טווח. מומלץ גם לשקול כי מתנדבים יחתמו על קוד התנהגות או מסמך המדגיש את מחויבותם (סמלי יותר מאשר חוקי), כך שתוכלו להזכיר להם מה הם התכוונו לעשות עם בואם.
אם אתה מתקשה עם מתנדבים, דבר איתם ישירות כמו שהיית עובד, ואם אין שינוי, דבר עם ארגון החסות שלהם (בדרך כלל זה בית ספר או חברת השמה). אם זה לא עובד, והם מבזבזים את הזמן והמשאבים שלך, הפרו מדיניות או שפשוט לא מושכים את משקלם, אז כן, תוכלו לפטר אותם. זה קשה להרבה מנהלים (כי כל הרעיון של התנדבות הוא על להיות חוסר אנוכיות), אבל יש מקרים בהם מתנדב עושה יותר נזק מתועלת, וזה לא מועיל לאף אחד.
היה כנה לגבי מעקב
בקרב דמעות וחיבוקים, מתנדבים אומרים לעתים קרובות "אני מבטיח לחזור, לעולם לא אשכח אותך", לקהילה ולצוות המקומי. אך עם זאת, מהניסיון שהם מתרגשים, יתכן שלא יהיה להם המשאבים או הזמן לחזור כאשר הם יחזרו הביתה. זה בסדר, אבל עודדו אותם להיות מציאותיים לגבי מה שהם יכולים לעשות ברגע שהם מגיעים הביתה - בין אם זה לארגן התרמה קטנה, לתת כמה שיחות כדי לעודד מתנדבים אחרים, או בכלל לא. זה יכול להיות טוב לפתח תוכנית פעולה עם ציר זמן לפני שהם עוזבים, כך ששניכם יודעים למה לצפות ויכולים לעקוב אחריה. עם זאת, תוכלו לעודד מתנדבים להישאר מעורבים ומחוברים על ידי שמירה על עדכוני רשימות, קבוצת פייסבוק או טוויטר.
וכערה לוואי, וודאו שאתה כנה לגבי המעקב שתוכל לעשות בשם המתנדבים שלך. זה נהדר להיות הפניה או לכתוב מכתבי המלצה למתנדבים שלך אם אתה יכול, אבל אם הזמן שלך לא מאפשר להמליץ על כולם (או אם אתה לא מרגיש בנוח עם זה), היה כנה ויידע אותם.
מתן חוויה נהדרת למתנדבים שלך דורש הרבה תכנון, מעקב ותקשורת. היו מעשיים, מוכנים וכנים, וגם בסיס ההתנדבות שלכם וגם הארגון יכול להרוויח מביצוע טוב.
