כמה פעמים מישהו אמר לך לתכנן לפני שתנקוט בפעולה?
בבית הספר אומרים לנו לתכנן קדימה כשאתה כותב עבודות מונחות ולימוד לבחינות. בעבודה, אנו מאומנים להכין תוכנית לפני שאנו מחפשים את אותו לקוח חדש או מתחילים את אותו פרויקט חדש. באופן כללי, תמיד אומרים לנו להסתכל לפני שאנחנו מזנקים, מתכננים לפני שאנחנו פועלים.
בצד האחורי, אנו מתנים להימנע מדחיינות, מכיוון שזה לא מוביל לפעולה. אבל האם ידעת שתכנון יתר עשוי להיות פחות גרוע?
חשבו על זה ככה: כשאתם מתמהמהים על עבודה על פרויקט, אתם לא עושים דבר כדי לקדם את הפרויקט. במילים אחרות, משך הזמן שאתה משקיע במשימה בפועל הוא אפס. באופן דומה, כשאתה מתכנן יתר על המידה, גם פרק הזמן שאתה משקיע בעבודה על אותו פרויקט הוא אפס.
כפי שמאמר לאחרונה על " Lifehacker" מסביר, "לחפש את האפשרויות שלך, לדבר על רעיונות עם השותפים שלך ולכתוב דברים - כל אלה דרכים מצוינות להתקדם. אבל 'להתקדם' על פרויקט שאינו הולך לשום מקום אינו פרודוקטיבי יותר מאשר לצפות בנטפליקס. "
בשורה התחתונה: התוכניות שלך לא אומר הרבה אם הן מעכבות את ההתקדמות שלך ולא מכוונות אותך לעבר פעולה בפועל.
נשמע מוכר? אם כן, הנה כמה צעדים פשוטים שתוכלו לנקוט כדי למנוע תכנון יתר ולהתחיל להגיע לעבודה בהקדם האפשרי.
1. קבעו יעד לכמה זמן תבלו בתכנון
וודא שמטרה זו מקנה לך זמן מוגדר להכנה ומקדיש זמן רב יותר לפעולה בפועל. לדוגמה, אם עליכם לכתוב דוח מורכב, הקדישו 10 דקות לתיאורו ולפחות 20-30 דקות בכל פעם בפועל על כתיבתו. בדרך זו התוכנית שלך הייתה מועילה, אך היא לא אכלה את זמן הכתיבה היקר שלך.
2. עודדו אחרים לעשות את אותו הדבר
אם אתה נמצא במשרד שמבלה יותר מדי זמן בקיום פגישות ומדבר על מאמצי תכנון, נסה להביא את הצוות שלך לעלות על המאמצים בכדי להשקיע פחות זמן בחשיבה ויותר זמן בעשייה.
זה מתמטיקה פשוטה: אדם אחד שמנסה לא לבזבז זמן אינו יעיל כמו 10 אנשים שמנסים לא לבזבז זמן.
3. תכנן את היום שלך במעטפת אחת
אם אתה באמת זקוק לזמן תכנון רציני, קח שעה מתחילת היום שלך לתכנן איך הכל הולך במקום לתכנן משימה, להשלים אותה ואז התחל את מאמצי התכנון שלך למשימה הבאה.
חשבו על זה כיצד שפים פועלים: הם בדרך כלל מוציאים את כל המרכיבים שלהם לפני כן ומכינים אותם לפני שהם מתחילים לבשל כך שלא יצטרכו להתרוצץ במטבח בהמשך. אם הם אכן צריכים להפסיק לתכנן, הם בדרך כלל בסופו של דבר עם עוף שרוף או פסטה מבושלת יתר (וזה לא טעים מדי).
בסך הכל, הצעד הראשון להבטיח שאתה מכוון הוא להיות מודע לכמה זמן בפועל אתה מבלה במשימה. בשנייה שתשקיע יותר זמן בעשייה במקום לחשוב על עשייה, כך תשפיע יותר.
פלוס נוסף: יהיה לך גם עוף שרוף הרבה פחות מטאפורי.
