רוב הסיכויים שתיבת הדואר הנכנס שלך דומה לסל הדברים הנטוש הזה שישב בחלק האחורי של הארון שלך. אתה יודע שזה מת לנקות (והוא מכיל הרבה הפתעות נסתרות), אבל המחשבה להתמודד עם משימה כזו היא מכריעה. ולמי יש שש שעות זמן פנוי לחסוך במשהו כזה?
אבל ארגון הדוא"ל שלך לא צריך להימשך כל היום - למעשה אתה יכול לעשות זאת תוך שעה אחת בלבד אם תקצה את הזמן לזה.
דקות 1 עד 10: נקה את הזבל
קבעו זמן למשך 10 דקות ופשוט התחילו למחוק המונים (או לארכוב) המונים את כל ההודעות שאתם לא צריכים, כמו התראות מחשבונות מדיה חברתית, תזכורות לאירועי עבר, אישורים למשלוחים שכבר קיבלתם, עלוני מידע שכבר קראתם (או שלעולם לא תקרא) והודעות דוא"ל שאינן רלוונטיות עוד.
אתה יכול להקל על ידי חיפוש בתיבת הדואר הנכנס אחר שולחים או שורות נושא נפוצות (לדוגמה: התראות לינקדאין) ומחיקת חבורה של דברים בבת אחת.
דקות 10 עד 30: צור תיקיות ותוויות
עכשיו הגיע הזמן לארגן את ההודעות שנשארו שאינן זקוקות לפעולה כלשהי אלא שאתה צריך או רוצה לשמור.
ישנן מערכות תיקיות רבות כמו שיש משתמשי דוא"ל, אך אחת מהן קל לנסות היא ליצור תיקיה לכל נושא או סוג דוא"ל הכוללים מספר הודעות הקשורות אליו. אז זה יכול להיות תיקיות כמו: קבלות, פרויקטים, טיולים וכן הלאה. אתה תמיד יכול להוסיף ולהתאים תיקיות כשאתה לומד מה הכי מתאים לך.
כדי להאיץ את התהליך הזה, אתה יכול אפילו ליצור תיקיה "לתיק מאוחר יותר" לכל דבר שאתה בכלל לא בטוח לגביו ותיקיית "בטל הרשמה" לכל דבר שאתה לא רוצה יותר. טיפ: אלה תיקיות מעולות למיון כשיש לך חמש דקות בין הפגישות.
הו! ואם אתה רוצה להתארגן עוד יותר, נסה כמה תוויות (שנקראות "קטגוריות" על ידי Outlook) כדי להוסיף מידע נוסף להודעות שלך. אתה יכול לקבל מספר תוויות בדוא"ל אחד או אפילו שכבות רבות של תוויות. אז, לאימייל בתיקיית ה"טיול "שלך יכול להיות תווית ראשית של" ניו יורק 2018 "ותוויות משנה של" טיסות "ו-" יום שני ".
דקות 30 עד 50: השתמש בחוק של שתי דקות או ערוך רשימת מטלות להודעות דואר אלקטרוני הזקוקות לפעולה
כתובות הדוא"ל שנשארו לך עכשיו צריכות להיות רק הודעות שצריכות פעולה. אם ניתן להשלים את הפעולה תוך פחות משתי דקות, עשה זאת כעת. אם אתה זקוק לזמן רב יותר לטפל בהודעה, הוסף אותה לרשימת המטלות שלך עם הודעה שתזכיר לך לעשות זאת בפועל. לאחר מכן, ארכיב את הדוא"ל כדי להשאיר את תיבת הדואר הנכנס שלך (עדיין תוכל לחפש אותו אחר כך).
אם אתה פשוט לא יוצר רשימה, אתה יכול במקום זאת להשתמש בתכונה הנודניק החדשה של Gmail כדי שהדוא"ל יופיע בתיבת הדואר הנכנס שלך כשאתה מוכן לטפל בזה. לחלופין, אם אתה משתמש ב- Outlook, תכונת המעקב מאפשרת לך לעשות זאת.
דקות 50 עד 60: עדכן את ההגדרות שלך לתחזוקה קלה
מזל טוב לתיבת הדואר הנכנס המאורגנת ביותר בעולם! אוקיי, לא תיבת הדואר הנכנס הכי מאורגנת בעולם - אבל תיבת הדואר הנכנס הטובה ביותר שלך עדיין.
אבל אל תיתן למסיבה להימשך זמן רב מדי או שתגלה שהיא תתמלא שוב. אתה יכול להימנע מכך על ידי הגדרת מסננים אשר ימיינו אוטומטית את ההודעות הנכנסות שלך כך שלא תצטרך לעשות זאת.
המסנן האהוב עליי הוא עבור עלוני מידע ומציעים דוא"ל שאני בעצם רוצה לקרוא, אבל לא תמיד יש לי זמן נכון כשהם נכנסים. במקום זאת, הקמתי מסנן ב- Gmail אשר שולח את כולם לתיקיה "קרא מאוחר יותר". (ל- Outlook יש גרסה משלה של פילטרים הנקראים "כללים" שיכולים לעשות לך הרמה כבדה.)
תוכל גם לשקול להגדיר תשובה אוטומטית עבור Gmail או Outlook שלך כאשר לא תוכל להשיב להודעות דוא"ל במהירות כמו בדרך כלל (כמו אם אתה נמצא בכנס, עובד שעות חריגות או בחופשה) .
וכדי לעוף באמת דרך ההודעות שלך, אתה יכול להפעיל וללמוד כמה קיצורי מקשים עבור Gmail או Outlook.
לאחר הניקוי הזה, תיפטרו מאותה תחושה מציקת שפספסת הודעה או מאותה תחושה שוקעת שעליך לעמוד בפני תיבת דואר נכנס מלאה בכל בוקר. למעשה, אולי אפילו תהיו מוכנים לעבור לארגון דוא"ל מתקדם יותר, כך שתוכלו לנצל את ה- Gmail החדש, להשתמש בתוספי Chrome או לנסות את הכלי הזה של תיבת הדואר הנכנס.
לחלופין, אם אתה מגלה שעדיין יש לך הרבה עבודה לעשות - התחל להפריש 20 דקות בכל שבוע כדי להתמודד עם הצעדים האלה בזה אחר זה. עשו זאת במשך מספר שבועות ותמצאו את עצמכם עם תיבת דואר נכנס שמאפשרת את חייכם בפועל.
