כפי שכולכם בטח יודעים כבר עכשיו, אני חנון ענק בדוא"ל. בין אם אתה רוצה לדעת איך לארגן את תיבת הדואר הנכנס שלך, לנקות אותה בסוף השבוע, או לבצע ניקוי אביב מלא, אני הבן שלך. אבל יש דבר אחד שעוד לא דיברנו עליו: כיצד להתמודד עם מיילים פרטניים עם כניסתם.
הנה הסקופ. הדרך הטובה ביותר להשתלט על תיבת הדואר הנכנס היא לקבל החלטה מה לעשות עם כל דוא"ל בפעם הראשונה שאתה רואה אותו, במקום פשוט להביט בו ולהבטיח להתמודד איתו בהמשך. יש לזה שני יתרונות: זה מוודא שתיבת הדואר הנכנס שלך לא תהפוך לבלגן עמוס מלכתחילה, וזה חוסך לך זמן בכך שלא תצטרך להסתכל על אותו דוא"ל לא פעם.
זה נשמע קשה, אבל זה לא - זה פשוט לוקח קצת תכנון וכמה שאלות פשוטות. בואו נתחיל.
בחר זמן
ראשית, אלא אם כן העבודה שלך מחייבת להיות מגיבים מייד להודעות דוא"ל, אני ממליץ לעבור על כל הדואר החדש בכמה זמנים קבועים בכל יום. הזמן הזה יכול להיות שונה בכל יום, זה פשוט צריך להיות מכוון: למשל, היום אני אפריש מ 9-10 בבוקר כדי לעבור על תיבת הדואר הנכנס שלי, ואז אבחון את זה שוב בין 4-5. בין לבין אני סורק אחר אימיילים חשובים אך אתעלם מהשאר.
אני יודע שקשה לעשות זאת (וכן, ידוע לי שאני לוחץ על GIF שמסתובב!), אבל אם תיצמדו ללוח הזמנים הזה, תגלו שהמעבר בתיבת הדואר הנכנס שלכם הרבה פחות מכריע. שלא לדבר, יהיו לך נתחי זמן גדולים כדי להגיע לעבודה אמיתית.
שאל את עצמך את זה
השלב הבא הוא לעבור על תיבת הדואר הנכנס שלך, לקרוא כל דוא"ל אחד אחד, ולשאול את עצמך רשימת השאלות המהירה הזו עבור כל הודעה:
1. האם הייתי צריך לקבל דוא"ל זה?
אני יודע שאני נשמע כמו תקליט שבור, אבל אתה צריך לשאול את עצמך בכל פעם. זוהי תזכורת טובה לבטל את המנוי, לסנן ולהסיר את עצמך מהרשימות והעלונים שאתה לא צריך. כריתת הדוא"ל היא תמיד ניצחון בספרי.
2. האם אני צריך לענות על זה בכלל?
באופן מפתיע, התשובה היא לא תמיד כן. אם מדובר בדוא"ל אינפורמטיבי או בדוא"ל קבוצתי שאינו דורש את תשובתך, קרא אותו, שים לב למידע מועיל כלשהו ואז ארכיב אותו או הגש אותו.
3. האם אני האדם הנכון להתמודד עם זה, או האם עלי למסור אותו?
לאורך קווים דומים, זכור כי אינך צריך לשאת בנטל לעשות את כל מה שמבקש ממך. אתה יודע למה אני מתכוון: המספרים האלה שהייתם מושכים עד שהם שכרו אנליסט זוטר, אבל שהבוס שלכם ממשיך לבקש מכם במקום זאת, תזמון הנסיעות שאמור באמת לעבור מחלקה אחרת, המספר שמפוצץ אתם מתבקשים לעשות למרות שזה לא בתיאור התפקיד שלך. העבירו את המשימות ההיקפיות לאדם הנכון, ולא רק שתנקו את תיבת הדואר הנכנס, תשאירו יותר זמן לביצוע עבודת הליבה שלכם.
4. האם אני זקוק למידע ממישהו אחר כדי לענות?
אם התשובה כאן היא כן, בקש מאדם זה את המידע עכשיו כדי שתוכל להעביר את הדוא"ל מהצלחת שלך. יתכן שתרצה להגיב ליידע את השולח שאתה עובד עליו ולרשום פתק כדי להיכנס עם האדם אליו אתה מחכה בעוד מספר ימים. בינתיים, הגש את הדוא"ל או השתמש בבומרנג כדי להחזיר אותו לתיבת הדואר הנכנס שלך בזמן הנכון.
5. האם אוכל לענות לדוא"ל ברגע זה - תוך פחות מחמש דקות?
זה המקום בו רוב האנשים עולים. מספר לא קטן של הודעות אימייל אינן דורשות מידע נוסף ממך או מאף אחד אחר וניתן להשיב עליה די מהר. אם זה המקרה, השב מייד לדוא"ל; זה יחסוך לך את הזמן של קריאה מחדש, עיבוד וחשיבה על זה פעם שנייה. בונוס: ככל שתגיב מוקדם יותר להודעת דוא"ל, כך תשובה מקובלת יותר תהיה.
6. האם זה דחוף?
הדחיפות נמצאת לרוע המזל בידכם, כך שאם הדוא"ל דחוף, החליטו אם ברצונך להתמודד עם זה ברגע זה או לטפל בזה כשתסיים למחוק את תיבת הדואר הנכנס. אני תומך באחרון, מכיוון שתשברו מעט את הצעדים שלכם אם תעברו מלבזבז כמה דקות על כל אימייל לחפירה בנושא יחיד.
התמודד עם השאר - בתנאים שלך
אז מה עם השאר? אם הדוא"ל זקוק לתגובה של יותר מחמש דקות ולא דחוף, החלט מתי הזמן המתאים ביותר עבורך להתמודד עם זה.
בדרך כלל אני מתמודד עם המיילים הדורשים תגובה בכתב וארוכה בסוף הטאטא שלי בתיבת הדואר הנכנס. לחלופין, אם יש לי יום עמוס, אני בומרנג אותם ליום בו אני חושב שיהיה לי יותר זמן. לגבי ההודעות שדורשות עבודה רבה יותר (הרכבת דגם מוקפד, ביצוע מספר מספרי אקסל), הנחתי את המשימות הללו לרשימת המטלות שלי ומתכנן אותן לחסימה של זמן שאינו שולח דוא"ל בלוח הזמנים שלי.
עצה למקצוענים: כדי לגרום לתהליך זה לעבור אפילו מהר יותר, הגדר את הדוא"ל שלך כך שברגע שטיפלת בדוא"ל אחד והגשת אותו או מחקת אותו, אתה מועבר ישר לדואר הבא בתיבת הדואר הנכנס שלך במקום לחזור אליו רשימת המיילים. (ב- Gmail אתה יכול לעשות זאת באמצעות האפשרות 'התקדמות אוטומטית' במעבדות גוגל.) זה יבטיח שתעבור על כל הדוא"ל שלך במקום לבזבז זמן להחליט לאיזה הודעה עליך לשים לב הבא!
