זרם הטלפונים החכמים היה מדהים במקום העבודה: בעזרת היכולת לשלוח דוא"ל, לגלוש באינטרנט וטקסט 24/7, אנו יכולים לבצע את עבודותינו ממש בכל מקום ובכל זמן. אבל כשאנו קשורים למסך מגע יכולים גם לעבוד נגדנו - מצד אחד, ניתן להגיע אינסוף, ומצד שני, קל להתעלם מאלה שבנוכחותנו האמיתית.
אז איך נשארים מחוברים ומקצועיים בעת ובעונה אחת? להלן נימוסים מודרניים למצבי הסמארטפון הנפוצים ביותר.
1. האם זה בסדר להשאיר את הטלפון החכם בזמן פגישה?
זה תלוי. אם אתה משתמש בו כדי להביא מידע הרלוונטי לדיון, הרחק אותו - פשוט הסבר מה אתה עושה. אם מדובר בפגישה פנימית ואתה מצפה לשיחה חשובה מלקוח, המשך לטלפון שלך להיות רטט וודא שאתה מתרחק מהפגישה כשאתה מרים את השיחה. עם זאת, אם אתה משתתף בפגישה עם לקוח - או פגישה פנימית בה אינך מצפה לשיחה - הרחק את הטלפון שלך ובדוק אותו רק לאחר סיום הפגישה.
2.
שפת הגוף שלך מדברת בקול רם כמו קולך לסובבים אותך. אם המיקוד שלך הוא על דבר אחר מלבד האדם המדבר, אתה מקרין תמונה לא מקצועית ומוסחת. גם אם הטלפון שלך לא מצלצל, להביט למטה ולהקיש בשקט על הודעה, זה עדיין מאוד מגלה כיצד המפגש הנוכחי נמצא ברשימת סדר העדיפויות שלך.
3. האם אוכל להשתמש בטלפון שלי כדי לרשום הערות מבלי להיות פוגע?
כן, אך היו ברורים לגבי מטרת מעשיכם לפני שתתחילו. אתה יכול לומר, "אני הולך לרשום כמה הערות כשאנחנו מדברים כדי לוודא שאוכל לתפוס את הנקודות העיקריות שלך." הישארו מעורבים בפגישה (אל תציץ בטקסט הזה שזה עתה נכנס, עם זאת דיסקרטי אתה חושב שאתה נמצא) וודא שאתה מרים את מבטך וצור קשר מדי פעם עם העין כדי שכולם ידעו שאתה באמת נמצא איתם.
4. איך אני אומר למנהל שלי להניח את הטלפון ולהתכוונן?
אין דרך קלה לרמות את הבוס שלך בגלל נימוסים רעים, אבל אתה יכול להצביע על נקודתך בצורה עדינה אם אתה נמצא בשיחה של אחד על אחד. הצע תזמון מחדש אם המנהל שלך קבור בסמארטפון על ידי שאלת "אתה נראה די עסוק, האם עלינו לדחות את הפגישה שלנו?" אתה יכול גם לעקוף את הנושא הזה על ידי שמירה על פגישות מהירות ותמציתיות ככל האפשר. אבל, אם הבוס שלך מצליח לשלוח הודעות במהלך פגישת לקוח, יתכן שתצטרך לציין (בזהירות) כי הלקוח שלך לא נראה מרוצה מההסחה.
5. כיצד אוכל לנהל שיחה בדיסקרטיות תוך כדי סעודה עם לקוח?
מצטער, לא ניתן לעשות זאת. גם אם הטלפון מוגדר לרטוט. חשבו על זה: האם שיחה נכנסת כל כך חשובה ששווה להעביר את המסר שלקוחכם אינו בראש סדר העדיפויות שלכם? אם אתה ממתין לשיחה דחופה (למשל מבית החולים, מכיוון שבן משפחה חולה) או מידע שיועיל לפגישה שלך, כמובן שאלו חריגים לכלל - אך עליך להכין את חברת הארוחות שלך לגבי אפשרות להפרעות אלה לפני כן. וכל סיבה אחרת פשוט לא יכולה להיות מוצדקת.
6. כיצד אוכל לטפל בשיחת טלפון ממקום לא תקין (כלומר, שדה תעופה, ארוחת צהריים, נהיגה)?
הדואר הקולי נמצא שם מסיבה כלשהי. אין שום דבר רע בל להתקשר שוב למישהו בעוד חמש או עשר דקות, כשאתה חופשי מהסחת דעת ויכול טוב יותר לשמוע ולהישמע. אם אתה יודע שהשיחה חשובה מאוד, השב לטלפון ובקש להתקשר שוב בעוד מספר דקות כשאתה מגיע למקום אידיאלי יותר לדבר. לא משנה מה תעשו, הימנעו מהצורך לצעוק עניינים עסקיים פרטיים במקום ציבורי.
7. הבוס שלי פשוט השאיר לי תא קולי. כמה זמן אני צריך לחזור אליה?
בהתאם לתוכן ולנושא, יש לך יום עבודה אחד - אך עשה זאת מוקדם יותר, אם השיחה דחופה.
8. כיצד עלי לטפל בטקסטים ובהודעות דוא"ל לאחר שעות העבודה?
ניתן לענות על דוא"ל שנשלח לאחר שעות העבודה ביום העבודה הבא, אלא אם כן נדון אחרת עם הבוס שלך (או צפוי לו). טקסט שונה - מעצם התקשורת משתמע מיידיות - לכן עליכם להגיב בהקדם. ואם אתה זה ששולח את ההודעה, אתה תמיד צריך להיות ברור לגבי הציפיות שלך לזמן תגובה.
9. מתי מקובל לקבל טקסטים הקשורים לעבודה?
אם לקוח יוזם איתך שיחת טקסט, זה בסדר להגיב. אבל אפילו בעולם המודרני הטכנולוגי של ימינו, אל תניחו שכולם מכירים יותר מדי טקסטים. אם אתה מבצע טקסט בעבודה, שמור על כך שהוא מקצועי. הימנע מהרגשות הרגש או מקיצורים סלנגיים כמו OMG, LOL ו- BTW.
10.
אם יש לך ספק, עקוב אחר כלל האצבע הפשוט הזה: האנשים שאתה פוגש פנים אל פנים מקבלים עדיפות. התמקד בהם בכל מי שאתה שולח, שולח אימייל או מחייג.
