אני מקצוען בהגעה לאפס תיבת הדואר הנכנס. עם זאת, אני עדיין לא רחוק במעלה הסולם, אז אני מקבל רק קומץ מיילים בשעה.
אך ככל שמתחילים לטפס על השורות, מספר ההודעות הזה הולך וגדל. וחשוב מכך, כך גם מספר האחריות האחרות שאתה לוקח על עצמך. בעיקרון, דוא"ל עובר לתחתית רשימת "הדברים שאתה חייב לעשות" מכיוון שהוא צריך לעשות זאת.
עם זאת, זה לא מונע מההצטברות של הודעות. בעוד אנשים רבים משתמשים באפליקציות ופריצות לניהול הזרימה, המנכ"ל טום פטרסון נוקט גישה אחרת. על פי אחד המאמרים המדורגים הגבוהים ביותר של לינקדאין השנה, הוא פתר את הבעיה באמצעות הודעת OOO בזמן שהוא במשרד :
די פיקח, נכון? כמנהל הדבר אפשר לו להתמקד בדברים החשובים ובמקביל לעודד את הצוות שלו לפתור את הבעיות שלהם. בטי ליו, משפיעה מהלינקדאין הבכירה וכותבת המאמר, מסכמת מדוע גישה זו עובדת כל כך טוב:
"עניינים שנראו דחופים פתרו את עצמם בלי דוא"ל של 200 פלוס שטס בשטח 'השב לכולם'. דברים שהיו ממש דחופים הצריכו שיחות טלפון. ואם האנשים של טום היו יודעים שהוא צריך להפריע רק לנושאים חשובים באמת, הם קיבלו על עצמם לקבל החלטות משלהם. שום דבר מזה לא היה קורה אם טום היה זמין כל הזמן באמצעות הדוא"ל לדאוג לכל פרט קטן. "
עם זאת נאמר, סביר להניח שאתה לא מנכ"ל - מה שאומר שהטכניקה הזו אולי לא תעבוד בשבילך, ואף עשויה לעצבן אנשים מסוימים מעל ומתחתיך. אולם מה שמרמז זה שישנן דרכים בהן תוכלו להשתמש בהודעות OOO כדי לעזור לכם.
כשאתה עומד לצאת לחופשה, למשל, אתה יכול להגדיר את הודעת ה- OO שלך יום מוקדם כדי להפחית אחורה ופתיחות מיותרות. לחלופין, אתה יכול ליצור תגובה אוטומטית שתלך בכל סוף שבוע כדי לאמן את הבוס שלך לשלוח פחות הודעות לאחר שעות העבודה. לחלופין, אתה יכול להשתמש בו אחר צהריים אחד עבור הצוות הפנימי שלך כשאתה מנסה לחתום על פרויקט ענק ולא יהיה לך זמן להגיב לעניינים לא דחופים.
זה נראה כמו זה:
אני מבלה היום אחר הצהריים בהשלמת דוח הנתונים הרבעוני. על מנת לעשות זאת בזמן (ולגרום להיראות טוב לכל האנשים הנאים), אני מגיב רק להודעות דוא"ל בין השעות 13:00 עד 18:00 היום. אחרי זה אחזור לכולם. תודה על ההבנה!
הנקודה שלי? אתה לא צריך להיות מנכ"ל כדי להשתלט על תיבת הדואר הנכנס שלך. אתה רק צריך להיות מוכן למצוא גישה הגיונית עבורך (ולצוות שלך).
