מדריך מנהל להעלאת וקידום בקשות - המוזה

עונת הביקורות יכולה להיות מלחיצה, לא משנה באיזה צד של השולחן אתה יושב.

אם אתה מנהל, יש לך הרבה עבודה לעשות בהכנת משוב על הביצועים על גבי עומס העבודה הרגיל שלך. ואתה כנראה צריך למסור את המשוב הזה פנים אל פנים. בטח, זה לא קל לשמוע ביקורת בונה, אך מסירתו אינה דבר שאנשים מצפים אליו.

ואחת הסיטואציות הקשות ביותר לניווט היא בקשה לגיוס או קידום. במיוחד אם לא ציפית לזה. אבל קחו נשימה עמוקה וזכרו שזו הזדמנות להראות לעובדים שלכם כמה אתם מעריכים אותם או לעזור להם לצמוח למישהו שמגיע לו מה שהם רוצים.

מראש

הערה מהירה: בעולם אידיאלי אתה קורא מאמר זה מספר שבועות לפני תחילת התהליך הרשמי (והתקציבים מסתיימים). אבל אנחנו לא חיים בעולם אידיאלי ואם זה המקרה, אתה יכול לדלג למטה "ברגע".

סקור את מדיניות החברה ונהלים

לפני שתעשה משהו אחר, וודא שאתה מכיר את כל המדיניות והנהלים של החברה סביב ביקורות, פיצויים וקידום מכירות. הכרת היסודות לא רק תבטיח שאתה נותן לעובדים שלך ביקורת פרודוקטיבית, אלא גם יקל על הטיפול בכל בקשות שעולות. אם אינך בטוח אם מידע זה קיים או היכן הוא גר, הושט יד ושאל.

הערך את העובדים והצוות שלך

"אף מנהל לא צריך לבחון שום ביקורת שמצליחה להתמודד עם זה, לא רק למטרות העלאה", אומרת קארן דילון, לשעבר עורכת " הרווארד ביזנס סקירה" וסופרת המדריך של HBR לפוליטיקה של משרד .

בצד הפיצויים, הסתכל בנתונים הפנימיים שיש לך על רצועות השכר וראה היכן הדוחות הישירים שלך נופלים. האם יש חריגים? האם יש תוספות חדשות לצוות שהטילו את ההפצה? כל הדברים הנחשבים, האם זה מקום הוגן לעובד זה להיות?

בצד הקידום, חישבו על ביצועי העובד שלכם בכל תחומי אחריות לתפקידו שלו והאם הביצועים שלהם חורגים כל כך מעבר להיקף זה שהם היו עומדים בדרישות לתפקיד בכיר יותר, אם יש כזה זמין. ערוך את ההמלצות הראשוניות שלך על סמך ניתוח זה.

התקווה היא שכבר הבטחת העלאות וקידומי מכירות לזכאים ומגיעים להם כשנכנסים לחדר לפגישות שלכם. אתה יכול לעזור להקדים בעיות בביצוע עבודה זו ביסודיות ומתחשבת לפני הזמן. אך שימו לב שלא משנה כמה אתם מכינים, אי אפשר להימנע מהפתעות.

הגדר ציפיות

האם אין תקציב? האם מישהו בצוות שלך לא מבצע ביצועים טובים יותר? האם אתה יודע שמישהו סומך על העלאה או קידום שפשוט לא קורה. אתה יכול להימנע מהרבה דרמה ומתח על ידי שיחה קשה זו לפני הסקירה הרשמית.

אני שם דגש על "קשה" מכיוון שאומר למישהו שהוא יצטרך לחכות למה שהוא רוצה לעולם לא יהיה כיף לדון בו.

אתה יכול להתחיל לומר משהו בקווים האלה: "אני יודע שאנחנו נפגשים ביום רביעי הבא כדי לדון בביצועים שלך בשנה האחרונה. אני גם יודע שאולי אתה צופה העלאה. מכיוון שאני רוצה שזו תהיה שיחה יצרנית, רציתי ליידע אותך שאתה לא זכאי ברגע זה בגלל. אני יודע שזה קשה לשמוע. אבל אני בצד שלך ואני תומכך כאן, אז בוא נשתמש בזמננו בשבוע הבא כדי לדון כיצד אנו יכולים להבטיח שאתה זכאי ובכל הדרכים האחרות שאתה יכול לצמוח בינתיים. "

ספוילר: האדם לא ישמח לשמוע זאת. זה בסדר. המפתח כרגע הוא להכיר בכך שהם מאוכזבים ולחכות עד שהשיחה הרשמית שלך תתעמק במשוב.

ברגע

הכיר בבקשה

עובדה: לבקש העלאה או קידום היא מלחיצה ורגשית. אם אי פעם עשית זאת (ואני מקווה שכן!), אתה יודע זאת. אז שלב ראשון הוא לוודא שהדו"ח הישיר שלך יודע ששמעת אותם על ידי אישור לבקשה.

נסה:

• "תודה שהבאת את זה לתשומת ליבי."
• "שמעתי אותך, ו …"

בקש מידע נוסף

"לתפקיד שלך כמנהל זה לא להיות תשובה ברגע זה", אומר שאנון פיצג'רלד, מנהל משאבי אנוש במוזה. "זה להקשיב ולאסוף מידע, " היא מוסיפה. זה "לשאול למה הם מרגישים ככה ומתחפשים לפני שהם מגיבים."

לא רק שתצטרכו להבין את נימוקי העובד שלכם על מנת לקבל החלטה מושכלת ואולי גם להגיש תיק למען HR והגבוהים שלכם, אלא תוכלו גם להבין האם ישנם נושאים אחרים שעליכם להתייחס - כמו ציפיות לא תואמות לגבי התפקיד.

נסה:

• "היה לך בראש משהו?"
• "ספר לי למה אתה מרגיש ככה."
• "מה לדעתך טווח מתאים?"

הגדר תכנית ומסגרת זמן מציאותית לתגובה

אז וודאת שהעובד שלך מרגיש שהבקשה שלהם נשמעה ואספת מידע על מה שהוא רוצה ומדוע הוא חושב שהיא מתאימה.

כעת, "נקודת מפתח לעולם אינה מקבלת החלטה בזמן שמתקבלת בקשת העלאה", אומר דיק גרוטה, מייסד ונשיא גרוטה ייעוץ, שם הוא מתמחה בניהול ביצועים. כל תשובה שכן או לא שניתנת תוך דקות "מסתמנת כקלוש", הוא מוסיף וקובע תקדים רע. במקום זאת, יידע את העובד שלך שכאשר הם צריכים לצפות לשמוע ממך על כך. ולהיות מציאותיים.

נסה:

• "אני אחשוב על זה ונשוב לדבר על זה."
• "תן לי לבדוק את זה ולחזור אליך פנימה."
• "הלוואי שיכולתי לחזור אליך מוקדם יותר אבל זה עלול לקחת שלושה שבועות."

תעמוד במילה שלך

"כל מה שתגיד לעובד, אתה צריך לעמוד במילה שלך, " אומר דילון. זה יכול להיות מפתה להיות אופטימי כאן, אך קחו בחשבון את הצעדים שתצטרכו לנקוט ויהיו כנים לגבי כמה זמן ייקח לפני שתוכלו להמשיך במעקב. זה הולך הרבה יותר רחוק מהתקווה השקרית.

לכן, אם תגיד לדו"ח הישיר שלך תחזור אליהם בעוד שבועיים, וודא שאתה עושה זאת. אל תתנו לכל סמן שתקבעו לעבור בלי לדון בו.

"ודאי אל תחכה עד שהאדם יעלה אותו שוב", אומר גרוטה.

לאחר הבקשה

עשה את שיעורי הבית שלך

עכשיו הגיע הזמן לחפור בפועל. בדוק שוב את ההערכה המקורית שלך, בדוק את הנקודות שהעובד שלך העלה, העריך עובדות או הישגים שהם חלקו שאתה אולי לא שקלת בהן, בחן מבט נוסף על הביצועים שלהם בעיניים רעננות, וחשוב על ההשלכות של החלטה זו כשמדובר בשאר הצוות שלך.

אם אתה מנהל מספר אנשים, ייתכן שתרצה לחכות עד שתסיים את כל הביקורות שלך כדי להתמודד עם זה. ככה, תוכלו להעריך את כל הבקשות (אם אתם מקבלים יותר מאחת), לחפש הדרכה מהבוס שלכם על כולם בבת אחת, להגיע להחלטות עקביות הגיוניות בהקשר, ולהכין את האסטרטגיה הטובה ביותר לביצוע המקרה. עבור אחד או יותר מהדוחות שלך.

טען את התיק (אם זה מתחייב)

אם הגעת למסקנה כי צודק העובד שלך, הגיע הזמן ללכת לעטות. מכיוון שלא סביר שתוכל לבצע את השיחה בעצמך, עליך להבין את מי אתה הכי צריך לשכנע כדי לגרום לזה לקרות. ואז נסו להיות משכנעים ככל האפשר.

"למנהל זה צריך להיות הצדקה ממש טובה, תוך ציטוט של תוצאות ניתנות לכימות וההשפעה על הארגון, " אומרת רג'ינה מוראבק, תורמת ל- The Muse שבילה 15 שנה בעבודה בתחום HR. אז תביא את המספרים, אך אל תשכח גם את המידע האיכותי. לדוגמה, הדגש מיומנויות מסוימות שלא יסולא בפז או שיש לך הצעות מחיר של לקוחות או לקוחות או מי שרלוונטי להמחשת המשמעות של אדם זה לחברה.

נסה:

• "אנחנו לא שולחים את ההודעה שאנחנו רוצים לשלוח עם העלאת x% השנה."
• "אני באמת מרגיש שכוכב כזה. אנחנו לא רוצים להסתכן באובדן. "
• "אם יעזוב, אנחנו לא נוכל להחליף אותם בשום מקום קרוב לרמת המשכורת או המיומנות הנוכחית שלהם."
• "בעל כישורים מסוימים, רמת השכלה חשובה לעסק שלנו."
• "אם עוזבים והתפקיד פנוי, זה יעלה לחברה כל כך הרבה."

כשאתה חוזר לעובד

העבר חדשות טובות

התוצאה הטובה ביותר, כמובן, היא לקבל את ההזדמנות להביא חדשות טובות.

אל תשכח שזה "גם זמן חשוב באמת להעביר לעובד כמה הם מוערכים", אומר מוראבק. הפגישה עוסקת באותה מידה "לגרום לעובד להרגיש שהם חלק חשוב מהניתוח" כמו שזה מדובר בסכום הדולר או בתואר החדש, שלדבריה לבד יכול להרגיש חלול. אבל אם תוסיף "אנו מעריכים אותך, הייתה לך השפעה עצומה על הארגון", היא אומרת, סביר יותר שהעובד יהיה "מוטיבציה להמשיך ולעשות עבודה נהדרת."

ואם אתה מביא חדשות לקידום, "אני תמיד רוצה לומר לאנשים שעכשיו קו הבסיס עולה הרבה יותר", אומר דילון. "יש לך את זה ואני נפעם בשבילך. אבל עכשיו אתה מתחיל ברמה הזו. זה לא תגמול לשבת עליו. "

נסה:

• "יש לי חדשות טובות עבורך. בדקתי את בקשתך לגיוס, שקלתי את זה, ביצעתי מחקר, ונראה כי עליית השכר מתאימה. "
• "חשבתי על הבקשה שהגשת לבחון מחדש פיצויים. לאחר שביצעתי את המחקר, החלטתי ששינוי פיצוי תקין. "

העבר חדשות רעות למבצע חזק

לפעמים, לא משנה כמה ראוי לך להאמין שגידול או קידום, לא תוכל לאשר זאת.

זכור כי "צמיחה יכולה להיות הרבה דברים שונים ולא רק כסף", אומר פיצג'רלד. ותראו מה עוד תוכלו להציע. זה עשוי להיות בונוס ספוט, ההובלה בפרויקט חדש, הסיכוי לפתח מיומנויות או לצבור ניסיון בתחום של עניין, זמן חופשה נוסף או פיתרון יצירתי אחר. האפשרות הטובה ביותר תתאים אישית לאדם.

"כמנהל חשוב להכיר בארסנל הכלים לשמחת עובדים. הרבה דברים נמצאים בשליטתך, "היא מוסיפה, כולל יצירת סביבה חיובית ומתן הזדמנות לאנשים לצמוח. "העלאה היא סמל אחד חשוב מאוד", אך חשוב גם לומר לעובדים שאתה מעריך אותם ולהפגין באותה מידה בדרכים החורגות מכסף ותארים.

וודא שברור שרק בגלל שהתשובה היא לא באותו הרגע, זה לא אומר שהיא תמיד תהיה לא. אתה יכול להתחייב לבקר שוב את הנושא בעוד שלושה או שישה חודשים.

אם אתה מאמין בפוטנציאל של עובד זה בחברה, שתף את זה. "תנאי החברה / הענף / התחרות כרגע הם כאלה שאיננו מסוגלים לעשות זאת", מציע גרוטה לומר. הכיר בכך שזה לא מה שהם רצו לשמוע: "אני יודע שאתה בהחלט מאוכזב. אני אהיה. "אבל אז הוסף:" אבל אני רוצה להגיד לך משהו. אני חושב שיש לך עתיד מזהיר מאוד כאן. "

נסה:

• "לרוע המזל, החברה אינה יכולה לתת עליות, אך אשמח לתת לך הזדמנויות אחרות אלה."
• "אני יודע שאתה מעוניין לבצע גם עבודות מהסוג הזה, אז בואו נשנה קצת את העבודה שלך."
• "אתה ואני הולכים לעבוד השנה כדי לוודא שהפרופיל שלך מוגדל."
• "אני מחויב לתת לך הזדמנויות לזרוח."
• "אני מעריך שאתה מביא את זה לתשומת ליבי. אני אהיה מודע יותר כאשר מתעוררות הזדמנויות לקידום שאתה הולך להיחשב כמועמד. "

העבר חדשות רעות למבצע חלש

אם לדו"ח הישיר שלך "אין שום מושג שהם לא עובדים בכוכבים", אומר דילון, זה אמור להיות "רמז לכך שאתה לא מתקשר ביעילות עם האדם."

"זו ההזדמנות שלך להיות הוגנת כלפיהם, " היא מוסיפה. יותר מכך, באחריותך כמנהל ליזום שיחה כדי לנסות לסגור את הפער. שתף באיזה תחומים הם חלשים או מה אתה מאוכזב מהם וספר להם מה היית מצפה ואוהב לראות כדי לנהל שיחה אחרת בפעם הבאה.

תן דוגמאות קונקרטיות כדי להבטיח שהעובד יבין את הסוגיות ויש לו אחיזה איתנה כיצד לשפר. ותכנן מראש את הנקודות שלך, מכיוון שלא קל לתת למישהו משוב שעשוי להיות כואב לשמוע, אבל אתה לא תעשה בהן חסד אם אתה מוופל ולא מצליח להעביר איך הוא יכול לתקן את זה.

נסה:

• "אלה תחומים שעליך לעבוד עליהם."
• "הנה היעדים שאני רוצה שתעבוד אליהם בחצי השנה הקרובה."
• "בתפקידך, אני מצפה …"

כמנהל, יתכן שלא תצפו לראות את העונה כנקודת השיא של השנה שלכם, אך זכרו שהיא יכולה להגדיר את הקבוצה שלכם בדרך הנכונה. ולהביא אנשים למסלול הנכון פירושו שסביר להניח שאתה פוגע ביעדים שלך ויצליח בתפקיד שלך.