אני לא יודע מה איתך, אבל אין דבר שאני אוהב יותר מאשר רשימת מטלות טובה, נקייה ומסודרת. כמה דברים קלים לבדוק בבוקר, כמה משימות קשות יותר אך מספקות אחר הצהריים, וקופסאות בונוס אחת או שתיים לימי הפרודוקטיביים ביותר, הווירטיים עם היקום.
למרבה הצער, זה אף פעם לא נראה כמו רשימת המטלות שלי. פריטי הפעולה שלי מתחילים ב"מה שאני צריך לעשות היום "ומסתיימים ב"מה שאני צריך לעשות עם החיים שלי", וכוללים כל צעד קטן שאני חושב שעלי לעשות בין לבין. ישנם עיגולים, כוכבים, מציירים, ומגוון צבעים מדגישים. לסיכום: זה כאוס.
נחוש לארגן את הרעש, חקרתי חבורה של כלים ומשאבים כדי לתת למטופלים שלי ניקוי מעט לפני האביב. המועדף עליי? שיטת אייזנהאואר.
אם אתה מחפש דרך טובה יותר לנהל את רשימת המטלות שלך, הנה איך הכל עובד פשוט - אך יעיל!
מה זה?
שיטת אייזנהאואר היא כלי קל וניהול עדיפות בזמן שגורם לך לשאול שתי שאלות לכל פעולה שתעשה: האם זה דחוף? זה חשוב? מכונה לאחר הנשיא אייזנהאואר, שנאמר כי השתמש בשיטה, הכלי עוקב אחר תהליך המחשבה של הציטוט המפורסם שלו, "מה שחשוב זה רק לעתים רחוקות ודחוף הוא נדיר לעיתים רחוקות", ומארגן את התפקיד שלך לארבעה נפרדים מדורים.
כיצד אוכל להשתמש בזה?
ראשית, תפוס את רשימת המטלות המטורפת למראה שלך.
בשלב הבא, תפוס פיסת נייר ריקה וצייר את הרביע הבא. (אך השמיט את הטקסט באמצע! זה בשבילך למלא.)
מקור
לאחר מכן, קח את כל הפריטים הרשומים על אותה פיסת נייר כאוטית והניחו אותה באחת מארבע הקופסאות. יש לתייג אותם בשם "דחוף וחשוב", "חשוב אך לא דחוף", "דחוף אך לא חשוב" ו"לא חשוב או דחוף. "
מה הולך לאן?
דחוף וחשוב: יש תאריך יעד ל- EOD? זה הולך לכאן. האם האתר שלך פשוט התרסק? גם זה יעבור לכאן. יש לך תינוק בוכה? זה גם יופיע בתיבה הזו (אם כי אם אתה רוצה לכתוב "להתמודד עם התינוק הבוכה" או מטלה זה תלוי בך). התיבה הזו מלאה בשריפות היומיומיות שאתה מכבה. אלא אם כן אתה נמצא במשבר יחסי ציבור, אתה לא רוצה יותר מדי בתיבה הזו. זה אומר שאתה מבלה יותר זמן בלהיות תגובתי ופחות זמן להיות פרואקטיבי.
חשוב אך לא דחוף: בתיבה זו אתה צריך לבלות את רוב זמנך. זה אמור לכלול יעדים לטווח הקצר והארוך, כמו רשת, תכנון עסקי והתעמלות. למרות שאתה מתייג פעילויות אלה כלא דחופות, עדיף לשים מסגרת זמן סביב כל אחת מהן, כך שאתה בטוח שיבצע אותן.
דחוף אך לא חשוב: זוהי שיחת טלפון באמצע פגישה, או תיבת דואר נכנס מלאה של מיילים הממתינים לתגובות (למרות שלא היית כל כך חשוב למטרת הסיום שלך). הדברים המעצבנים שצצים באמצע היום שלא מוליכים אותך קדימה כל כך הרבה אבל יכולים לקחת המון זמן. אם אתה מגלה שחלק נכבד מהמשימות שלך נופל כאן, הגיע הזמן לבנות מערכות כדי להגן טוב יותר על עצמך. לדוגמה, הושקע מחוץ לתפקיד אחר הצהריים כדי שאנשים יידעו שתגיב אחר כך, ותגיד לאמא שלך לא להתקשר בזמן שאתה בעבודה.
לא חשוב או דחוף: אז מה הם עושים ברשימת המטלות שלך? ברצינות, אם יש משימות בתיבה זו, מצא דרך להיפטר מהן. אם אינך יכול להיפטר מהם, האציל אותם. ואם אינך יכול להאציל אותם, אסף אותם לקבוצות של ארבע או חמש (או 10) כדי לתקתק במהלך אחר צהריים איטי ומושלג.
ולכולכם נרקומנים טכניים שאגרתם רשימות מטלות באייפון הערות ותהו איך זה יתורגם, אל תפחדו. יש אפילו אפליקציית אייזנהאואר.
מכירים כלים אחרים לניהול זמן או ארגון מועילים שמעבירים את היום? ספר לנו עליהם!
